Czy można rozliczać koszty na reklamę w czasie? Mamy wątpliwości, czy możliwe jest wykazanie, w którym okresie sprawozdawczym uzyskano z nich korzyści. Klient się upiera, że korzyści będą w 2023 r., nawet jeśli spoty reklamowe są emitowane teraz.
Nakłady na reklamę w księgach rachunkowych są odnoszone w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Mogą one być ujmowane na koncie: „Pozostałe koszty rodzajowe” (koszty reklamy) albo na koncie „Usługi obce”. Decydujące są postanowienia polityki rachunkowości. Przy przekazaniu materiałów na cele reklamy koszty te można ujmować także na koncie „Zużycie materiałów i energii”. Natomiast w zespole kosztów układu funkcjonalnego można księgować je na koncie „Koszty sprzedaży” albo na koncie „Koszty zarządu”, gdy jednostka nie wyodrębnia w swoim planie kont kosztów sprzedaży.
Poniesione koszty i realizacja
Koszty reklamy księguje się zgodnie z zasadą memoriału. Należy je więc odnieść do kosztów okresu, którego dotyczą. Najczęściej są to koszty okresu, w którym zostały poniesione nakłady na działania reklamowe. Raczej rzadko się zdarza, że wydatki na reklamę podlegają rozliczeniu w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Dotyczy to najczęściej sytuacji, gdy usługa reklamowa jest realizowana w kolejnym roku (lub latach) po roku, w którym poniesiono jej koszty. Jeśli w danym roku obrotowym jednostka wykupiła usługę reklamową na następny rok lub kolejne lata, to koszty takiej reklamy trzeba ująć w księgach z uwzględnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Czas i sposób rozliczenia powinny być uzasadnione charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Zatem jeśli w ocenie jednostki poniesione wydatki na reklamę dotyczącą różnych okresów sprawozdawczych stanowią kwotę istotną, to można rozliczać je w czasie co miesiąc. W przypadku gdy nie ma to znaczącego wpływu na rzetelne zaprezentowanie sytuacji majątkowej, finansowej i na wynik finansowy, mogą być rozliczane w czasie w sposób uproszczony, tj. kwotę dotyczącą danego roku obrotowego można ująć jednorazowo w kosztach w momencie jej poniesienia, a część odnoszącą się do następnego roku zaliczyć do kosztów jednorazowo w styczniu następnego roku.
Przekazanie próbek produktów
W podobny sposób podchodzimy do ujęcia przekazania klientom próbek produktów. Powinien to być koszt tego okresu, w którym je przekazano potencjalnym nabywcom. Jeśli w celu ułatwienia potencjalnym klientom decyzji o zakupie towarów lub produktów jednostki przekazują ich próbki kontrahentom, to wydanie w celach reklamy takich próbek towarów, np. na podstawie dowodu „RW ‒ Rozchód wewnętrzny”, księguje się następująco:
- Wn „Pozostałe koszty rodzajowe” (koszty reklamy),
- Ma „Towary”
oraz równolegle
- Wn „Koszty sprzedaży”,
- Ma „Rozliczenie kosztów”.
Warto zaznaczyć, że w sytuacji gdy towary w jednostce są ujmowane w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od cen zakupu (nabycia), to dokonując ich przekazania w ramach działań reklamowych, trzeba skorygować odchylenia przypadające na wydane próbki towarów.
Jeśli na cele reklamy przekazano próbki wyrobów gotowych, ich wydanie można zaewidencjonować na podstawie np. dowodu RW na dwa sposoby. Po pierwsze, można to zrobić, dokonując następującego zapisu tylko na kontach w zespole kosztów układu kalkulacyjnego (zespół 5) zapisami:
- Wn „Koszty sprzedaży” lub „Koszty zarządu”,
- Ma „Produkty gotowe i półprodukty”.
Drugi sposób polega na tym, że przeprowadza się księgowanie zarówno na kontach zespołu 4, jak i 5:
1. Obciążenie kosztów rodzajowych:
- Wn „Pozostałe koszty rodzajowe” (koszty reklamy),
- Ma „Obroty wewnętrzne”.
1a. Wyksięgowanie produktów jako zapis równoległy:
- Wn „Koszty obrotów wewnętrznych”,
- Ma „Produkty gotowe i półprodukty”.
A następnie przeniesienie kosztu na konto w zespole 5:
- Wn „Koszty sprzedaży” lub „Koszty zarządu”,
- Ma „Rozliczenie kosztów”.
W tej sytuacji również, jeżeli wyroby gotowe jednostka ujmuje w cenach ewidencyjnych różniących się od kosztu wytworzenia, to niezbędne będzie skorygowanie odchyleń przypadających na przekazane próbki produktów.
Przy nieodpłatnym przekazaniu próbek towarów albo produktów może wystąpić obowiązek naliczenia VAT należnego. Z art. 7 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) wynika bowiem, że gdy z tytułu nabycia lub wytworzenia towarów podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, to w związku z ich przekazaniem może wystąpić obowiązek naliczenia podatku VAT należnego. Przy czym obowiązek ten nie dotyczy m.in. próbek, jeśli ich przekazanie nastąpiło na cele związane z działalnością gospodarczą. Zgodnie z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:
1) ma na celu promocję tego towaru oraz
2) nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.
Jeśli zatem powyższe warunki nie są spełnione, to wartość VAT należnego naliczonego w związku z przekazaniem produktów niebędących w istocie próbkami w celach reklamowych można odnieść na konto „Podatki i opłaty” i/lub konto w zespole 5. Stosując pełny rachunek kosztów, można to ująć zapisem:
- Wn „Podatki i opłaty”,
- Ma „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”
oraz równolegle:
- Wn „Koszty sprzedaży”,
- Ma „Rozliczenie kosztów”.
Podstawa prawna
art. 39 ust. 1 ustawy z 29 września 1997 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
art. 7 ust. 2 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931)