Już 1 października mogą rozpocząć się inwentaryzacje drogą spisu z natury i drogą potwierdzania salda. Najwyższy więc czas, aby zaktualizować dokumentację inwentaryzacyjną oraz wydać zarządzania w sprawie przeprowadzania prac. Chodzi o to, aby przyczyniły się one do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, ale jednocześnie nie utrudniały bieżącego funkcjonowania jednostki. Dziś przypomnimy najważniejsze zadania w tej dziedzinie oraz odpowiemy na pytania księgowych.

dr Katarzyna Trzpioła, ekspert ds. finansów i rachunkowości, Wydział Zarządzania UW

Zweryfikowanie instrukcji

W ostatnich latach nie następowały zmiany przepisów dotyczących inwentaryzacji, ale za to zmieniały się warunki jej przeprowadzania. Pandemia, ograniczone zasoby pracowników wymusiły zmiany organizacyjne, a to oznacza, że należy przejrzeć instrukcję inwentaryzacyjną i inne dokumenty, aby dostosować je do aktualnej sytuacji jednostki i stosowanych rozwiązań technicznych przy prowadzonych pracach.

Przykład 1

Poprawa zapisu
W instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki jest zapis, że wysyła ona prośby o potwierdzenie salda listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Od kilku lat spółka praktykuje porozumiewanie się za pomocą poczty e-mail w sprawach potwierdzeń salda ze swoimi odbiorcami. Należy więc uaktualnić także zapis instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min.Fin. z 2016 r. poz. 55) wskazuje m.in., że podstawowym dokumentem, zgodnie z którym powinna być sporządzana inwentaryzacja, jest instrukcja inwentaryzacyjna. Ma ona stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Najczęściej w jednostce funkcjonuje jedna całościowa instrukcja, w której omówiono całość procesów. Często z tego powodu jest ona dość ogólna i pracownicy niechętnie się z nią zapoznają, mimo że mają taki obowiązek, jeśli choćby pośrednio inwentaryzacja ich dotyczy. Jak to zmienić? Warto zastosować wskazówkę zawartą w stanowisku KSR. Nie ma przecież przeszkód, aby zamiast jednej było więcej instrukcji przeznaczonych:
  • zestaw 1 ‒ dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności: zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów;
  • zestaw 2 ‒ dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów zapasów (np. kątowników, prętów, szyn, blach, szyb, tkanin, desek, skór, cegieł, płytek i kształtek betonowych, rur, węgla i koksu, złomu, innych materiałów masowych, których ilości ustala się drogą pomiaru szacunkowego).
W ramach weryfikacji instrukcji należy też oczywiście uaktualnić wzory dokumentów, zmodyfikować procedury. Nie można również zapomnieć o określeniu zasad wspomagania informatycznego. Istnieją obecnie różne możliwości wykorzystania narządzi informatycznych, np.:
  • elektroniczne wypełnianie przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej w tym arkuszy spisowych,
  • korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych,
  • przeprowadzanie spisu za pomocą mobilnych urządzeń - skanerów.
Czas rozpocząć przygotowania do inwentaryzacji środków trwałych
Czas rozpocząć przygotowania do inwentaryzacji środków trwałych

Zobacz również
Inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury w całości wspomaganą informatycznie przeprowadza się z zachowaniem ogólnych zasad inwentaryzacyjnych. W czasie spisu zespół spisowy skanuje kody i weryfikuje odczytane przez skaner szczegółowe informacje o spisywanym składniku zapasów, np. jego cechy zewnętrzne, termin przydatności, umiejscowienie w magazynie. Po zakończeniu spisu wynik skanowania jest przekazywany do centralnego systemu informatycznego w celu sporządzenia arkuszy spisowych lub równoważnych im dokumentów. Ujawnione w trakcie spisu składniki zapasów o kodach nieujętych w bazie danych skanerów lub pozbawione kodu są spisywane według ogólnych zasad na papierowym arkuszu spisowym. Dokumenty spisowe są podpisywane elektronicznie albo tradycyjnie w zależności od przyjętego w systemie sposobu autoryzacji.

Przykład 2

Wykorzystanie skanerów (zapis z instrukcji)
Składniki objęte inwentaryzacją za pomocą skanerów muszą być oznaczone kodami (oznaczeniami) identyfikującymi. Odpowiedzialnymi za sprawdzenie prawidłowości i możliwości odczytania kodów są pracownicy magazynowi. Muszą oni przed rozpoczęciem spisu uzgodnić dane o zapasach zapisanych w skanerach z centralną bazą danych (bieżącą ewidencją księgową).
Za autoryzację członków zespołu spisowego, aby umożliwić im korzystanie ze skanerów, odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.
W stanowisku KSR podpowiedziano też, że dokumenty spisowe mogą być sporządzane w formie elektronicznej, np. w arkuszu kalkulacyjnym, pod warunkiem że:
a) zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury,
b) możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,
c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,
d) dane źródłowe są odpowiednio chronione; jest zapewniona ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.
Jeśli więc jednostka korzysta ze wsparcia informatycznego, to jego funkcjonowanie musi być wskazane w instrukcji inwentaryzacyjnej (instrukcjach inwentaryzacyjnych). Jeśli takiego zapisu nie ma, najwyższy czas to uzupełnić. W sytuacji bowiem, gdy komisja inwentaryzacyjna wraz z kierownikiem podejmie decyzję o aktualizacji instrukcji, należy to uczynić przed wydaniem zarządzenia w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji. Zmiany powinny wejść w życie tak, aby zmienioną instrukcję stosować już w trakcie najbliższych prac.

Przygotowanie zarządzenia

We wrześniu należy nie tylko przejrzeć instrukcję, lecz także przygotować zarządzenie w sprawie inwentaryzacji. Jest to bieżąca regulacja wewnętrzna wydawana każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Oprócz niej co roku wydawany powinien być harmonogram spisu z natury. Jednostka może ograniczyć regulacje wewnętrzne do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. KSR wskazuje jednak, że lepiej opracować także harmonogram spisu z natury i instrukcję inwentaryzacyjną, ponieważ ułatwia to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu.
Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, w tym drogą spisu z natury zapasów, wydaje kierownik jednostki. Jego treść zależy od tego, czy działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. Jeśli komisja jest powoływana do wykonania określonego zadania, to w zarządzeniu powinien być określony w szczególności skład komisji inwentaryzacyjnej, a także osoba przewodniczącego. Ponadto ujmuje się w każdym zarządzeniu: rodzaje zapasów lub środków trwałych objętych spisem, listę aktywów inwentaryzowanych drogą potwierdzenia salda; listę aktywów i pasywów weryfikowanych metodą porównania zapisów w księgach z dokumentacją; datę, na którą się przeprowadza spis (datę ustalania stanu faktycznego); datę jego rozpoczęcia i zakończenia (rozliczenia); daty innych czynności inwentaryzacyjnych.
Zarządzenie zawsze powinno zobowiązywać osoby odpowiedzialne do obecności podczas spisu powierzonych im zapasów. W zarządzeniu powinno być wskazane, że jeśli osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, to powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej trzyosobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem.
Z kolei harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury zawiera wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury, oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach. Zespół spisowy może przeprowadzać spis na jednym lub większej liczbie pól. Harmonogram inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury sporządza się zazwyczaj dla jednego cyklu inwentaryzacji ‒ rocznego lub kilkuletniego.

Ustalenie daty spisu z natury

Kierownik jednostki, wydając zarządzenie w sprawie inwentaryzacji rocznej, wskazuje w nim datę, na którą przeprowadza się spis. Podstawowym terminem spisu z natury zapasów jest zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488; dalej: u.r.) ostatni dzień każdego roku obrotowego. Na ten dzień powinien być ustalony stan zapasów. Jednak, z wyłączeniem zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową, czynności spisowe mogą następować w terminie mieszczącym się w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na trzy miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego (art. 26 ust. 3 pkt 1 u.r.). W takim przypadku stan zapasów, ustalony drogą spisu z natury przed ostatnim dniem roku obrotowego, podlega korekcie o:
  • przychody (korekta in plus),
  • rozchody (korekta in minus)
‒ jakie nastąpiły między przeprowadzoną na określony dzień inwentaryzacją w drodze spisu z natury a datą, na którą ustalono stan zapasów według ksiąg rachunkowych.
Stan zapasów, ustalony drogą spisu z natury po ostatnim dniu roku obrotowego do 15. dnia następnego miesiąca kolejnego roku obrotowego, podlega natomiast korekcie o przychody (korekta in minus) i rozchody (korekta in plus), które nastąpiły w nowym roku obrotowym, w celu porównania ze stanem zapasów wynikającym z ksiąg rachunkowych.
Zatem jeśli jest to możliwe, należy zaplanować taki dzień, w którym będzie przeprowadzany spis, aby był on z jednej strony jak najmniej uciążliwy dla działalności jednostki, a z drugiej gwarantował możliwość uzyskania rzetelnych danych. Termin (datę) spisu z natury zapasów wybiera się najczęściej, mając na uwadze łatwość uzgodnienia wyników spisu z natury z bieżącą ewidencją księgową. Dla większości zapasów taką datą jest ostatni dzień miesiąca. Rzeczywisty dzień spisu i data, na którą spis się przeprowadza, powinny więc być bliskie.
Podkreślić należy, że jeśli między datą spisu a datą, na która ustalany jest stan ewidencji, jest niewielki odstęp, to maleje ryzyko, że błędem są obarczone obroty, o które koryguje się stan zapasu ustalony drogą spisu z natury. Stanowisko KSR podpowiada, że w przypadku zapasów składowanych na wolnym powietrzu na wybór przez jednostkę daty spisu z natury w terminach dopuszczanych przez ustawę wpływają przede wszystkim: sezonowość prowadzonej działalności, z czym wiąże się poziom zapasów, konieczność ograniczenia do minimum zakłóceń bieżącej działalności, długość dnia, warunki atmosferyczne (np. temperatura, dostępność zapasów z uwagi na opady).
Dogodnie jest przeprowadzić spis z natury wtedy, gdy zapasy są łatwo dostępne i niewielkie. Towary lepiej spisywać np. po sezonie sprzedaży, opał ‒ po sezonie opałowym, a materiały, półprodukty i towary, gdy nie trwa produkcja lub sprzedaż, np. w dni wolne od pracy. Dobrze jest zdążyć przed zapełnieniem silosów, zapełnieniem komór chłodniczych czy zakopcowaniem np. ziemniaków i innych warzyw.

Wskazanie osób odpowiedzialnych

Podstawowym zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Jeśli kierownik jednostki powołuje stałą komisję inwentaryzacyjną albo do wykonania określonego zadania, to wyznacza jej przewodniczącego. Również kierownik jednostki może pełnić funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. KSR podkreśla, że w jednostkach mikro, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba, tzw. komisarz spisowy.
Zaznaczyć należy, że komisja powinna zostać powołana też wtedy, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing).
Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, oddzielne zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi np. jeden członek komisji inwentaryzacyjnej.
Kierownik jednostki może powołać jako członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych pracowników jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami. Ważne jest, aby wszyscy znali przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym zasady przeprowadzania spisu z natury. Powinni mieć wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi. Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:
a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
c) niebędące w stanie ‒ z innych względów ‒ zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.
W zarządzeniu w sprawie spisu z natury należy wskazać zespoły spisowe lub upoważnić przewodniczącego komisji do ich powołania. W skład zespołu spisowego powinny wchodzić co najmniej dwie osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół. W stanowisku KSR zaznaczono, że w jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób.

Metody

Stan rzeczywisty aktywów obrotowych i trwałych oraz zobowiązań porównywany jest ze stanem w ewidencji księgowej, aby spełnić główny cel procesu - weryfikację majątku przedsiębiorstwa. Ustawa o rachunkowości dodatkowo określa inwentaryzację jako obowiązkowy etap zamknięcia roku obrotowego, który poprzedza sporządzenie sprawozdania finansowego i zamknięcie ksiąg rachunkowych. Wymienia też następujące metody inwentaryzacji:
  • spis z natury,
  • potwierdzenie (uzgodnienie) salda,
  • weryfikacja salda.
To, jaką metodę zastosujemy, zależy od rodzaju majątku, jaki trzeba zinwentaryzować.
Na 31 grudnia każdego roku spisem z natury obejmuje się następujące składniki majątku:
  • gotówkę w kasie,
  • papiery wartościowe,
  • zapasy w magazynach (o ile nie można skorzystać z przesunięć terminów).
Terminy inwentaryzacji rocznej uznaje się za dotrzymane także wtedy, gdy w odniesieniu do aktywów wymienionych w ustawie o rachunkowości inwentaryzacja jest przeprowadzana w ostatnim kwartale roku lub rzadziej niż co roku. W ostatnim kwartale roku (do 15 stycznia roku następnego) można przeprowadzić inwentaryzację większości składników aktywów z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 u.r.
Szczegółowe terminy podaje tabela.
Tabela. Ważne terminy
Spis z natury
Środki pieniężne w gotówce, papiery wartościowe Na ostatni dzień każdego roku obrotowego
Materiały, towary i produkty gotowe, których wartość jest odpisywana w koszty na dzień zakupu/wytworzenia Na ostatni dzień każdego roku obrotowego
Nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji Raz w ciągu czterech lat
Środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym Raz w ciągu czterech lat
Materiały, towary, produkty gotowe i półprodukty znajdujące się na strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową Raz w ciągu dwóch lat
Towary i materiały (opakowania) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki Raz w roku
Drewno w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną Raz w roku
Potwierdzenie salda
Aktywa finansowe na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki Na ostatni dzień roku
Należności Raz w roku - nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, do 15. dnia następnego roku
Składniki aktywów powierzone kontrahentom Raz w roku - nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, do 15. dnia następnego roku
Porównanie i weryfikacja
Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony Na ostatni dzień roku
Grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości Na ostatni dzień roku
Należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych Na ostatni dzień roku
Pasywa i pozostałe aktywa, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe Na ostatni dzień roku

inwentaryzacja w pytaniach i odpowiedziach

Mimo że procedury inwentaryzacyjne są znane, to nadal pojawia się wiele pytań i wątpliwości zgłaszanych przez księgowych, członków komisji inwentaryzacyjnych oraz innych osób zaangażowanych w realizację tego procesu.
Czy można pracowników biura rachunkowego powołać do zespołu spisowego?
Członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:
a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
c) niebędące w stanie ‒ z innych względów ‒ zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.
Jeżeli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, to należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności, aby nie miały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów. Zatem mogą być powołani ci pracownicy biura, którzy nie mają dostępu do dokumentacji stanów magazynowych. W praktyce jest to dość trudne do spełnienia. Przypomnieć należy też, że jednostka zlecająca podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury nadzoruje jego przebieg, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu, oraz dokonuje odbioru wyników spisu. Zlecenie podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury nie zwalnia od powołania komisji inwentaryzacyjnej (komisarza spisowego).
Jak przeprowadzić inwentaryzację węgla? Jest go obecnie dużo na terenie naszej jednostki.
Jeżeli pomiar stanu zapasów drogą przeliczenia, zważenia lub ustalenia objętości jest niewykonalny, nieopłacalny lub uciążliwy (przesypywanie, przeważenie, przetransportowanie), a zarazem obarczony błędem, ponieważ zapasy są przechowywane na otwartym terenie, materiały sypkie mogą zmieniać swoje rozmiary (objętość, wagę) w zależności od okresu ich składowania, warunków atmosferycznych, to stosuje się pomiar szacunkowy, angażując do jego przeprowadzenia odpowiednich fachowców.
Jest on stosowany m.in. do ustalenia zapasów składowanych w hałdach lub stertach na otwartym terenie (np. węgiel, piasek), ale też w dużych zbiornikach, np. w silosach (cement, ziarno itp.) czy cysternach (paliwa płynne, oleje itp.).
Przy pomiarze szacunkowym wyznacza się akceptowaną (dopuszczalną) niedokładność pomiaru. W zarządzeniu kierownika w sprawie inwentaryzacji lub w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki określa się:
  • asortymenty zapasów, których stan ustala się drogą pomiaru szacunkowego,
  • akceptowany, w związku z niedokładnością techniki szacowania, przedział różnicy między stanem ustalonym drogą pomiaru szacunkowego a stanem ewidencyjnym; jeżeli różnica stanów mieści się w akceptowanym przedziale, to za stan rzeczywisty uznaje się stan ewidencyjny.
Jak wskazano w stanowisku KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, pomiar szacunkowy zapasów, które można uformować w bryły, polega na ustaleniu stanu ilościowego zapasów w dwóch etapach:
1) hałdy, w których są składowane zapasy, formuje się w odpowiedni kształt, możliwie najbardziej zbliżony do bryły geometrycznej, np. równoległościanu, ostrosłupa foremnego lub stożka; pomiar parametrów takiej bryły i zastosowanie odpowiednich wzorów matematycznych pozwala obliczyć jej objętość; można zrezygnować z formowania brył, jeżeli dokładniejsze wyniki pomiaru uzyska się, angażując wyspecjalizowane osoby, na przykład geodetów, bądź korzystając z usług innych specjalistów;
2) następnie ustala się stan ilościowy składnika, mnożąc objętość tej bryły przez ciężar właściwy zapasu; jeżeli ciężar ten nie jest znany, to waży się kilka próbek pobranych z różnych części hałdy i ustala przeciętny ciężar właściwy; w przypadku zapasów wrażliwych na czynniki środowiskowe (wilgotność, temperatura) wskazane jest odpowiednie przeliczenie z uwzględnieniem wahań ich ciężaru właściwego.
Wyniki spisu składnika zapasów drogą pomiaru szacunkowego wpisuje się do arkusza spisowego na ogólnych zasadach. Jednocześnie do arkusza dołącza się protokół pomiaru, w którym podaje się dane stanowiące podstawę szacunku (rodzaj bryły, jej wymiary, ciężar właściwy składnika zapasów, jego waga). Protokół podpisuje zespół spisowy i ewentualnie kontroler spisowy.
Co można zrobić, jeśli na czas spisu nie można przerwać działalności magazynu?
Jeżeli nie można wyłączyć pola spisowego z działalności, to dobrą praktyką jest, jak podpowiada stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów:
  • utworzenie wyodrębnionego, tymczasowego (przejściowego) magazynu na dostawy (komory przyjęć), w którym do czasu ukończenia spisu są składowane przyjęte dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty; po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód jest ujmowany w ewidencji księgowej zapasów;
  • wcześniejsze pobranie z magazynu składników zapasów, które mogą być potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu;
  • dopuszczenie do ewentualnego wydania z magazynu przez osobę odpowiedzialną ‒ w porozumieniu z zespołem spisowym ‒ zapasów na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym dokonaniem spisu, czy po nim; odpowiednie adnotacje zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do arkusza.
Artykuł 26 ust. 3 pkt 3 u.r. mówi o terminie i częstotliwości inwentaryzacji. Jeżeli np. inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadzono raz w ciągu czterech lat, to termin uznaje się za dotrzymany. Proszę o odpowiedź, jak liczy się ten okres czterech lat ‒ jeżeli ostatnia inwentaryzacja była przeprowadzona 17‒19 października 2018 r., to w jakich dniach powinniśmy przeprowadzić w 2022 r. inwentaryzację, aby dotrzymać terminu?
Wskazany w pytaniu art. 26 ust. 3 u.r. posługuje się określeniem „raz na cztery lata” w odniesieniu do inwentaryzacji środków trwałych na terenie strzeżonym. Określenie to oznacza, że taka inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w cyklu czterech lat obrotowych. Czyli skoro była inwentaryzacja w 2018 r., to kolejna nie później niż w 2022 r. Przy czym nie ma znaczenia, czy to będzie spis na 18 października czy 20 grudnia. Ważne jest, żeby przypadła w 2022 r., czyli w roku kolejnej czterolatki.
Podpowiedź w tym zakresie zawiera stanowisko KRS w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych: „nie narusza obowiązku przeprowadzenia spisu na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzenie go w odniesieniu do (art. 26 ust. 3 ustawy):
a) zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów objętych bieżącą ewidencją ilościowo-wartościową i przechowywanych w strzeżonych składowiskach (art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy) - w dowolnym dniu w ciągu 2 lat”.
Czyli analogicznie należy podejść do środków trwałych - z uwzględnieniem czteroletniego okresu.
W naszej jednostce funkcjonuje wypożyczalnia sprzętu rehabilitacyjnego. Sprzęt został pozyskany w formie darowizny oraz zakupiony ze środków unijnych. Jaką metodą i z jaką częstotliwością należy inwentaryzować sprzęt w wypożyczalni? Wartość sprzętu jest różna. Znajdują się tam bowiem sprzęty będące w ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz tylko w ewidencji ilościowej.
Proszę pamiętać, że inwentaryzacja przede wszystkim jest narzędziem kontroli majątku. Zatem należy tak dobrać metody, aby ten cel zrealizować. Środki trwałe z zasady inwentaryzuje się metodą spisu z natury, jeśli są to składniki, do których jednostka ma dostęp. Jeśli jest to jednak niemożliwe, a także niemożliwe jest uzyskanie potwierdzenia stanu od użytkownika, to należy zastosować metodę weryfikacji dokumentów z zapisami w księgach. Podobnie inwentaryzujemy składniki majątku obrotowego.
Zatem w tym wypadku mamy do czynienia ze spisem z natury dla środków trwałych, wyposażenia i składników ilościowo ujmowanych, jeśli te składniki majątkowe są fizycznie na stanie na dzień, na który wyznaczono spis. Powinny zostać zidentyfikowane składniki wypożyczone - te z zasady powinny być potwierdzone, ale od osób fizycznych nie uzyskacie państwo potwierdzenia, zatem należy przeanalizować zapisy w dokumentach i tą metodą zinwentaryzować te składniki.
Środki trwałe zgodnie z art. 26 ust. 1 u.r. trzeba inwentaryzować - podobnie jak inne składniki aktywów i pasywów na ostatni dzień roku obrotowego. Termin ten uznaje się za dotrzymany, jeśli spis:
1) składników aktywów ‒ rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
2) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie ‒ przeprowadzono raz w ciągu czterech lat.
Składniki w wypożyczalni nie są na terenie strzeżonym, zatem należy zaplanować inwentaryzację w ostatnim kwartale roku obrotowego.
W ramach programu unijnego nasza jednostka zakupiła zestawy komputerowe dla dzieci z rodzin objętych pieczą (m.in. zagrożonych wykluczeniem, zastępczych). Te środki trwałe widnieją w ewidencji. Z otrzymującymi zawierane są umowy użyczenia i przekazany rodzinom sprzęt podlega corocznej inwentaryzacji. W związku z dużą rotacją dzieci zestawy komputerowe są zwracane do naszej jednostki i przechowywane w zamkniętym pomieszczeniu (magazynie) do czasu ponownego przekazania go do kolejnej rodziny. W jaki sposób ten nie zagospodarowany sprzęt komputerowy powinien zostać zinwentaryzowany? Czy prawidłowa byłaby coroczna jego inwentaryzacja drogą spisu z natury? Czy też, ponieważ pomieszczenie, w którym jest on przechowywany, znajduje się w budynku jednostki inwentaryzowanym co cztery lata drogą spisu z natury, to również raz na cztery lata powinien być komisyjnie spisany sprzęt, a przez kolejne trzy lata weryfikowany?
Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują, że środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym, a więc np. w zamykanym pomieszczeniu, mogą być inwentaryzowane drogą spisu z natury raz na cztery lata. W tym wypadku warunek ten jest spełniony i inwentaryzacja takiego sprzętu może być wykonana drogą spisu z natury raz na cztery lata, a następnie przez trzy lata w drodze weryfikacji zapisów w księgach z dokumentacją źródłową. Proszę pamiętać jednak, że rozwiązania inwentaryzacyjne mają przede wszystkim sprzyjać sprawdzaniu poprawności gospodarowania majątkiem. Zatem jeśli częstsza inwentaryzacja będzie pozwalała spełniać tę funkcję, to jak najbardziej można częściej korzystać z metody spisu z natury.
Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. W związku z powyższym mam pytanie ‒ czy lokale wynajmowane na kancelarie terenowe i przekazywane protokolarnie przez wynajmującego najemcy stanowią środki obce i podlegają spisowi z natury zgodnie z art. 26 ust. 2 u.r.?
Przytoczony art. 26 ust. 2 u.r. dotyczy składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury. Nie mówi on o rodzaju składników, zatem jeśli jednostka korzysta z takiego składnika, to powinna uwidoczniać go w dokumentacji inwentaryzacji i przekazać o nim informacje właścicielowi. W przypadku lokali trudno powiedzieć, że dostęp do nich jest z perspektywy korzystającego utrudniony, zatem może on przekazać te informacje właścicielowi. Pamiętajmy, że przy środkach trwałych nie chodzi o wskazanie dokładnych danych dotyczących lokalu, ale o potwierdzenie faktu jego istnienia i użytkowania.
Przypomnijmy, że podmiot prezentujący składnik aktywów w swoich księgach może wziąć pod uwagę art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r., który mówi, iż inwentaryzacja środków trwałych odbywa się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Jak zinwentaryzować budynek, który jest używany bezumownie? Wcześniej była umowa użyczenia. Obecnie podmiot, który z niego korzysta, nie ma podpisanej umowy najmu, nie wpłaca czynszu i nie płaci też odszkodowań za bezumowne korzystanie z nieruchomości. W jaki sposób zinwentaryzować należności wynikające z odszkodowań za bezumowne korzystanie?
W przypadku opisanym w pytaniu należności są należnościami spornymi. Świadczy o tym fakt uznania tych należności poprzez dokonywanie zapłat. W związku z tym należy je zinwentaryzować w drodze porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową. W tym wypadku będzie to projekt umowy najmu, wezwania do zapłaty i ewentualnie inne dokumenty dotyczące tej sprawy.
Jeśli chodzi o potwierdzenie budynku - jeśli kiedyś była umowa użyczenia i protokół przekazania budynku, a nie było protokołu zwrotnego ‒ to dokumenty, na podstawie których kiedyś przekazano te składniki, potwierdzają, że te składniki są w użytkowaniu jednostki. Zatem należy wystosować prośbę o potwierdzenie, czy i jakie składniki są nadal w użytkowaniu. Nie wskazywałabym wprost starej ani nowej umowy, tylko powołała się na fakt użytkowania tych aktywów przez jednostkę. Potwierdzenie takie może być wykorzystane potem w przypadku sporu sadowego.
Czy w związku z modyfikacją obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej można zastosować w nowej instrukcji następujący zapis: „weryfikacja zamiast spisu z natury (porównanie danych ksiąg rachunkowych w wyjątkowych sytuacjach, np. ryzyka epidemicznego)”? Jesteśmy jednostką działająca w lecznictwie.
Taki zapis jest wskazany. W rekomendacjach KSR „Sprawozdanie finansowe w czasie pandemii COVID-19” wskazano, że ryzyko epidemiczne i związane z tym utrudnienia nie występują w jednakowym zakresie w poszczególnych jednostkach ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów wymagających objęcia spisem z natury. Jednak zdiagnozowane ryzyko epidemiczne może stanowić potencjalną przesłankę do stwierdzenia, że przeprowadzenie spisu z natury nie jest możliwe. Świadomość problemów i odpowiedzialność kierownika jednostki za inwentaryzację w formie spisu z natury (art. 4 ust. 5 u.r.) wymaga podjęcia właściwych działań zaradczych i dostosowawczych odpowiadających na faktycznie występujące utrudnienia związane z COVID-19. Działania te mają zapewnić dotrzymanie terminów inwentaryzacji (w tym jej rozliczenie) i jej kompletność. Kierownik jednostki dokonując oceny potencjalnych ryzyk wpływających na jej działalność, w tym także związanych z COVID-19, powinien zdecydować, czy skorzystanie z zezwolenia zawartego w art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r. (dopuszczającego inwentaryzację w drodze weryfikacji, jeśli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe) jest rzeczywiście jedyną drogą do przeprowadzenia inwentaryzacji. Dokument uzasadniający przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinien stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.
Czy w przypadku wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych każde rozliczenie protokołu różnic musi być opiniowane przez radcę prawnego?
Nie ma wymogu odnoszenia się do każdej różnicy inwentaryzacyjnej i sposobu jej rozliczania przez radcę prawnego. Opinia co do sposobu rozliczenia powinna być wyrażona przez głównego księgowego. Ma to znaczenie w kwestii zaliczania różnic do przychodów/kosztów i ujęcia ich zarówno z punktu widzenia rachunkowości, jak i podatków. Opinia radcy jest wskazana, jeśli proponuje się np. obciążenie pracownika. Nie zawsze w świetle prawa jest to możliwe, dlatego warto zasięgnąć jego rady.
Chcemy 23 grudnia 2022 r. przeprowadzić planową inwentaryzację pomieszczenia. Jednocześnie chcemy dokonać zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za to pomieszczenie i znajdujące się w nim wyposażenie. Jak powinno się przeprowadzić taką inwentaryzację? Kto powinien być wskazany na arkuszach spisowych jako osoba odpowiedzialna materialnie (osoba przekazująca czy osoba przejmująca)? W jaki sposób powinna zostać udokumentowana tego typu inwentaryzacja?
Taka inwentaryzacja powinna być przeprowadzona na zwykłych, obowiązujących w jednostce arkuszach spisowych, z tym że powinny być one sporządzone w dodatkowych dwóch egzemplarzach.
Na arkuszach należy wskazać, że jest to planowa inwentaryzacja na potrzeby wywiązania się z obowiązku, o którym mowa w art. 26 ust 1 u.r., oraz że jest to jednocześnie inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza. Jako osoba materialnie odpowiedzialna powinien być wskazany dotychczas odpowiedzialny pracownik, bo to on opiekował się tymi składnikami przed inwentaryzacją. Nowa osoba będzie dopiero przejmowała ustalony w czasie inwentaryzacji stan aktywów.
Na arkuszu na dole w uwagach powinno być opisane, że nowa osoba przejmuje stan ustalony. Nie ma przeszkód, aby sporządzić dodatkowo protokół zdawczo-odbiorczy i arkusz będzie wtedy jego załącznikiem.
Na 22 grudnia br. jest zaplanowana inwentaryzacja, która musi być przeprowadzana corocznie zgodnie z ustawą o rachunkowości. Osoba odpowiedzialna materialnie od dłuższego czasu przebywa na chorobowym i już jest pewne, że do końca roku nie wróci do pracy. W jaki sposób powinna być przeprowadzona inwentaryzacja? Czy w ogóle powinna być przeprowadzona? W jaki sposób udokumentowana? Czy w sytuacji przeprowadzenia inwentaryzacji pod nieobecność osoby materialnie odpowiedzialnej ta odpowiedzialność może być przeniesiona na innego pracownika, np. protokołem zdawczo-odbiorczym?
W razie nieobecności osoby materialnie odpowiedzialnej ma ona prawo wskazać swojego przedstawiciela. Jeśli go nie wskaże, to zaleca się, aby zespół spisowy był rozszerzony o jedną osobę (zasada obiektywizmu). Inwentaryzacja powinna być przeprowadzona, nieobecności nie mogą paraliżować działalności jednostki. Zatem przewodniczący komisji powinien zwrócić się do osoby o wskazanie jej przedstawiciela, a w razie braku takowego ‒ rozszerzyć zespół spisowy.
Stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów wskazuje, że jeżeli osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, powiadamia o tym kierownika jednostki i wskazuje osobę upełnomocnioną (upoważnioną) do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. W razie niewskazania przez osobę odpowiedzialną osoby upoważnionej do udziału w spisie w jej imieniu, kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej trzyosobowym. Kierownik może też wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować (zastępować) osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem.
W jednostce jest przyjęta instrukcja inwentaryzacyjna, w której zawarte są terminy przeprowadzenia inwentaryzacji (zgodnie z ustawą raz w ciągu czterech lat ‒ środki trwałe, inwestycje, raz w ciągu dwóch lat ‒ wyposażenie). Ponadto funkcjonuje jeszcze plan inwentaryzacji na lata 2019‒2022, z którego wynika, że inwentaryzacją okresową należy objąć ww. składniki majątkowe. Czy tworzyć taki plan/harmonogram inwentaryzacji na kolejne lata i czy jest on potrzebny, skoro wszystkie terminy i typy inwentaryzacji zostały już określone w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki?
Tak, należy sporządzić plan/harmonogram inwentaryzacji na lata 2023‒2026 i ująć w nim terminy i zakresy inwentaryzacji tych grup majątku. Chodzi o to, aby z powodu braku jednoznacznego wskazania przez kierownika jednostki nie pominąć w kolejnych latach poszczególnych grup. Zarządzenie kierownika dotyczące planu na lata 2023‒2026 jednoznacznie wskaże, w jakim okresie planu obecnie jest jednostka.
Z tego, co słyszałam, to remanent w sklepie spożywczym można spisać już na jakiś dzień października. Czy ten stan można podać jako końcowy stan na 31 grudnia danego roku podatkowego? Czy należy dokonać jakichś dodatkowych czynności?
Spisy z natury mogą być przeprowadzane zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 u.r. w ciągu ostatniego kwartału roku obrotowego, nie później niż do 15 stycznia kolejnego roku, w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe. W takim przypadku ustalenie stanu na koniec roku następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Zauważę tylko, że w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów konieczny jest spis na 31 grudnia.
W naszej jednostce spis z natury zostanie przeprowadzony 18 listopada 2022 r. Stan ustalony drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przed ostatnim dniem roku obrotowego podlega korekcie o przychody (korekta in plus) i rozchody (korekta in minus), jakie nastąpiły między przeprowadzoną na określony dzień inwentaryzacją w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda a datą, na którą ustalono stan zapasów według ksiąg rachunkowych. Jak to praktycznie zrobić? Czy taki sposób dokumentowania stanu magazynu można podciągnąć pod inwentaryzację metodą weryfikacji odpowiednich dokumentów?
W przypadku inwentaryzacji przeprowadzanej raz na dwa lata termin na jej przeprowadzenie w trakcie tego okresu jest dowolny. Należy ustalić i potem rozliczyć różnice w stosunku do stanu na dzień inwentaryzacji (tu 18 listopada). Wyniki tej inwentaryzacji są uznaniem, że obowiązek wynikający z art. 26 ust. 1 w związku z art. 26 ust. 3 pkt 3 u.r. został dopełniony.
W celu zweryfikowania poprawności stanów magazynowych należy następnie już w księgowości sprawdzić, czy wszystkie przychody i rozchody, jakie miały miejsce pomiędzy 18 listopada a 31 grudnia, zostały ujęte w księgach w sposób prawidłowy. I w ten sposób mamy ustalony stan na koniec 2022 r. Jeśli okaże się, że jakieś dokumenty są nieujęte albo nieprawidłowo ujęte, to należy te nieprawidłowości poprawić. Jeśli np. w ramach doraźnej kontroli wyjdzie, że są braki, niedobory (albo nadwyżki), to też oczywiście takie informacje powinny być ujęte w księgach, a różnice rozliczone.
Przeprowadzamy inwentaryzację należności od kontrahentów drogą potwierdzenia salda według stanu na 31 grudnia 2022 r. Faktury sprzedażowe zostaną wystawione na początku stycznia 2023 r. (zgodnie z przepisami ustawy o VAT - do 15 stycznia), a będą dotyczyły grudnia 2022 r. i zostaną ujęte rachunkowo do grudnia 2022 r. Do 15 stycznia 2023 r. nie otrzymamy potwierdzenia salda od tych kontrahentów. Czy w związku z tym należy dokonać weryfikacji tych należności?
Inwentaryzację należności przeprowadza się drogą potwierdzenia salda w terminie nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a nie później niż do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Potwierdzenie salda nie będzie mogło tu być dokonane, ponieważ w przypadku tych należności ich udokumentowanie nastąpi po 31 grudnia. Zatem jedyną metodą będzie weryfikacja. Jeśli jej przeprowadzenie i rozliczenie zostanie dokonane w terminie umożliwiającym sporządzenie sprawozdania finansowego, to postępowanie będzie prawidłowe.
Firma jest spółką handlową posiadającą wiele punktów handlowych, w tym sklepy i hurtownie. Pytanie dotyczy częstotliwości przeprowadzanej inwentaryzacji. Wiem, że powinna być przeprowadzona w czwartym kwartale roku. Z racji tego, że towary handlowe znajdują się w zamykanych i strzeżonych budynkach, i objęte są ewidencją ilościowo-wartościową, czy właściciel spółki może wydać zarządzenie o przeprowadzaniu inwentaryzacji w niektórych z nich raz na dwa lata, obojętnie, w jakim miesiącu i okresie? Czy taki zapis będzie zgodny z art. 26 pkt 3 ppkt 2 u.r.? Jeśli tak, to czy dla uzgodnienia na koniec roku magazynu wystarczy potwierdzenie salda drogą weryfikacji? Przez to rozumiem przyjęcie stanu magazynu na koniec ostatniej inwentaryzacji plus wszystkie zakupy towarów minus sprzedaż i inne rozchody towarów, np. protokoły likwidacji, darowizny itp. Jak się do tego ma zapis w ppkt 4 wymienionego art. 26 pkt 3 u.r.? Czy inwentaryzacja w punktach obrotu detalicznego jednostki bezwarunkowo musi się odbyć raz w roku? A co z hurtowniami?
Zgodnie z art. 26 ust. 1 u.r. jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację wszystkich aktywów i pasywów. Ustawa przewiduje, że termin ten uznaje się za dotrzymany w przypadku zapasów, jeśli:
  • w odniesieniu do zapasów, z wyłączeniem tych w toku produkcji, oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 u.r. (czyli od razu odpisywanych w koszty) ‒ rozpoczęto inwentaryzację nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
  • w odniesieniu do zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową ‒ przeprowadzono inwentaryzację raz w ciągu dwóch lat.
W analizowanym przypadku zapasy są w zamykanych i strzeżonych budynkach i objęte są ewidencją ilościowo-wartościową. Kierownik jednostki może w instrukcji inwentaryzacyjnej wskazać, że takie towary są raz na dwa lata inwentaryzowane (w dowolnym terminie w trakcie roku). W zarządzeniu konkretyzuje się potem ten czas, czyli kiedy konkretnie taka inwentaryzacja przypada.
W latach pomiędzy spisami i na koniec roku należy dokonać weryfikacji dokumentów i zapisów w księgach i tylko sprawdzić, czy wszystko jest prawidłowo.
Zapis art. 26 ust. 3 pkt 3 u.r. wskazujący, że termin inwentaryzacji rocznej uznaje się za dotrzymany, jeśli spis zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki przeprowadzono raz w roku, dotyczy sytuacji, gdy jest jedynie ewidencja wartościowa (bez informacji o ilości). To też forma uproszczenia. Nie jest przewidziana dla hurtu. Jednak sklep może wybrać inwentaryzację raz na dwa lata, jeśli zapasy są w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową. Dla hurtu ta metoda jest oczywiście też dostępna, jeśli zapasy są w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową.
Czy należy uzgodnić księgi rachunkowe do ewidencji magazynowej, czy odwrotnie? Chodzi o ustalenie stanu rozchodów i przychodów po dniu, na który przeprowadzono spis.
Księgi rachunkowe i ewidencja magazynowa mają odzwierciedlać rzeczywistość (oczywiście bierzemy poprawkę np. na ceny ewidencyjne, ale to inny temat). Zatem to, co zostanie stwierdzone w rzeczywistości, jest punktem wyjścia. Jeśli są rozbieżności między rzeczywistością a księgami i ewidencją w magazynie, to wyjaśniamy różnice z uwzględnieniem stanów rzeczywistych. Mogą być różnice i w księgowości, i w ewidencji magazynowej.
Warto skorzystać z podpowiedzi zawartych w stanowisku KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, które objaśniają kwestie techniczne i wskazują uproszczenia oraz zasady rozliczeń.
W wyniku weryfikacji środków trwałych w budowie komisja inwentaryzacyjna stwierdziła nieprawidłowości przy realizacji dwóch inwestycji. Pierwsza inwestycja rozpoczęta w 2010 r. dotyczyła budowy sieci wodociągowej i kanalizacyjnej. W latach 2010 i 2013 jednostka poniosła nakłady na budowę powyższego środka trwałego. W latach 2014-2022 w księgach rachunkowych nie ujęto żadnych kosztów związanych z budową sieci wodociągowej i kanalizacyjnej. Po rozmowie z kierownikiem wydziału okazało się, że brak geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej sieci. Druga inwestycja dotyczyła budowy wiaty. Od 2012 r. jednostka nie poniosła żadnych nakładów na budowę środka trwałego. Budynek w rzeczywistości został postawiony, ale jeszcze nie został odebrany. Czy komisja inwentaryzacyjna powinna skierować pismo do kierownika odpowiedzialnego za realizację inwestycji ws. złożenia wyjaśnień na piśmie? Co w sytuacji, gdy przy budowie sieci nie ujęto na koncie „Środki trwałe w budowie” wszystkich faktur dotyczących inwestycji, a wydział księgowy nie ma możliwości ich odszukania?
Jeśli na koncie „Środki trwałe w budowie” są nakłady, które od kilku lat nie są realizowane, to należy dokonać analizy, czy są to nadal składniki, które spełniają kryteria aktywów. To jest, czy jednostka oczekuje, że te składniki przyniosą jej korzyści ekonomiczne. Komisja inwentaryzacyjna powinna uzyskać wyjaśnienia dotyczące stanu tych prac - w tej sytuacji najlepiej na piśmie. Dopiero na tej podstawie komisja może formułować wnioski i występować do kierownika jednostki o podjęcie decyzji co do dalszego toku postępowania ze wskazanymi inwestycjami i rozliczeniem osób odpowiedzialnych.
W przypadku pierwszej inwestycji mamy do czynienia z zaniedbaniami proceduralnymi, które uniemożliwiły jednostce korzystanie z poniesionych przez nią nakładów (brak dokumentacji i inwentaryzacji geodezyjnej). W przypadku drugim komisja inwentaryzacyjna powinna złożyć wniosek o przeprowadzenie procedur związanych z odbiorem.
Jeśli dokumenty dotyczące nakładów na środki trwałe nie zostały przekazane do księgowości i zaginęły, to należy je odtworzyć. Wartość początkową środka trwałego - szczególnie jest to ważne z punktu widzenia podatkowego - tworzą poniesione i udokumentowane nakłady na jego nabycie lub wytworzenie. Brak faktur uniemożliwia prawidłowe ustalenie podstawy amortyzacji i oczywiście wartości początkowej środka trwałego. Jeśli dokumenty zaginęły, to możliwe jest uzyskanie duplikatów. Nawet jeśli minął już pięcioletni okres, jest to możliwe. Wymaga oczywiście dobrej woli dostawcy, ale nierzadko zdarza się, że nie ma z tym żadnych komplikacji.
W zarządzeniu kierownika określono termin przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych od 2 listopada 2022 r. do 1 grudnia 2022 r. Jak prawidłowo wykazać środki trwałe zakupione od 3 listopada 2022 r. do 31 grudnia 2022 r., jeżeli na dzień spisów jeszcze ich nie było fizycznie w jednostce, a po oddaniu arkuszy nowo zakupione środki dostarczono i ujęto w księgach rachunkowych na 31 grudnia 2022 r.? Jak prawidłowo powinien wyglądać protokół inwentaryzacji konta „Środki trwałe”? Które wartości przyjąć: czy te na dzień oddania arkuszy, np. 30 listopada 2022 r., a może na dzień zamknięcia roku, czyli 31 grudnia 2022 r.?
Arkusze spisowe przygotowane w trakcie spisu z natury powinny mieć wskazany dzień, w którym fizycznie był przeprowadzany spis. Zatem jeśli fizycznie nabytych środków trwałych w chwili spisu nie było, to nie ujmuje się ich w arkuszach. Data dokumentu przyjęcia środka trwałego do używania (OT) będzie przecież późniejsza niż sam spis (ale będzie mieściła się w granicach przedziału dla całej inwentaryzacji). Przy rozliczaniu inwentaryzacji na dzień zakończenia spisów (tj. 1 grudnia) wyjdzie różnica tzw. pozorna, bo wynikająca z faktu zakupu. Wystarczy adnotacja, że dotyczy ona zakupionych i przyjętych do użytkowania aktywów, w polu spisowym.
W państwa przypadku będzie nawet łatwiej, bo przyjęcie środka trwałego do używania jest po zakończeniu w ogóle spisów. W dokumentacji dotyczącej rozliczenia inwentaryzacji należy wskazać, jakie środki trwałe zostały ujęte w księgach oraz że uzgodniono stan wykazany w księgach z wynikami inwentaryzacji o przychody i rozchody wynikające z nabyć i rozchodów środków trwałych, jakie nastąpiły po dniu spisu do dnia bilansowego.
Protokół z inwentaryzacji nie musi zawierać wartości środków trwałych, chyba że taki wymóg wprowadza wewnętrzna instrukcja. Jeśli jest umieszczana wartość, to taka, jaka wynika na dzień spisu (31 listopada 2022 r.)
Spółka robi inwentaryzację środków trwałych (raz na cztery lata). Głównie w wykazie są środki trwałe z grupy 4 i 8. Jaka wartość powinna być wpisana w protokołach inwentaryzacyjnych w trakcie wyceny przez głównego księgowego? Czy może być to cena zakupu?
Celem inwentaryzacji środków trwałych jest przede wszystkim potwierdzenie ich istnienia i kompletności. Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (Dz.Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105 ) podkreśla, że znaczenie mają też:
  • weryfikacja poprawności danych ewidencji księgowej drogą ich porównania ze stanem faktycznym oraz przeprowadzenie wynikających z weryfikacji korekt kosztów i przychodów jednostki,
  • wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki oraz
  • ocena stanu oraz przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych, co może stanowić przesłankę do dokonania testów na trwałą utratę wartości.
Nie ma więc przeszkód, aby na arkuszach inwentaryzacyjnych środków trwałych była ujmowana wartość początkowa (cena nabycia lub koszt wytworzenia środków trwałych).
Może ona służyć weryfikacji poprawności ustalenia jednego z parametrów wyceny środków trwałych.
Z tego względu na arkuszach spisowych nie jest zasadniczo ujmowana wycena bilansowa. Jest ona bowiem pochodną nie tylko wartości początkowej (ceny nabycia lub kosztu wytworzenia), lecz także dokonanych odpisów amortyzacyjnych czy odpisów aktualizacyjnych.
W związku z wątpliwościami dotyczącymi inwentaryzacji obcych środków trwałych użytkowanych przez naszą jednostkę proszę o wyjaśnienie. Nasza jednostka dzierżawi (odpłatnie) 15 sal/świetlic wiejskich, pomieszczenia gospodarcze oraz nieodpłatnie użytkuje wyposażenie (nagłośnienie, elektronika). Z uwagi na to, że jednostka nie jest właścicielem, a jedynie użytkownikiem powyższego majątku, jego ewidencja wartościowa i ilościowa jest ewidencjonowana pozabilansowo. W polityce rachunkowości jednostki widnieje zapis mówiący, że terminy i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzacji rzeczowych składników majątku trwałego dokonano nie rzadziej niż raz na cztery lata. Zgodnie z art. 26 ust. 2 u.r. jednostka ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji obcych środków trwałych. Wskazany przepis nie zawiera jednak szczegółowej regulacji co do częstotliwości inwentaryzacji obcych środków trwałych. Nasza jednostka inwentaryzuje środki trwałe (zarówno własne, jak i obce) co cztery lata. Właściciel jednak wskazuje, że w jego ocenie środki trwałe przekazane jednostce do użytkowania należy inwentaryzować rokrocznie. Jak to powinno być?
Składniki majątkowe, które są przyjęte do korzystania, ale nie spełniają kryteriów aktywów, nie mogą być uznane za środki trwałe, dla których możliwe jest przyjęcie czteroletniego okresu inwentaryzacyjnego.
W art. 26 ust 1 pkt. 3 u.r. wskazano, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację m.in. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, przeprowadzono raz w ciągu czterech lat. Oznacza to, że zasada powyższa dotyczy środków trwałych. Wyposażenie i inne składniki przyjęte tylko do używania nie stanowią środków trwałych, zatem zgodnie z art. 26 ust. 2 u.r. powinny być inwentaryzowane w okresach rocznych. Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. ©℗
poleca
Zapraszamy do zadawania pytań
ria@gazetaprawna.pl