Nasz klient, który myśli już o inwentaryzacji, zwrócił się do nas z zapytaniem o zasady jej przeprowadzania dla środków trwałych w jego firmie. Czy musimy w tym uczestniczyć?
Początek września to najwyższy czas, aby w firmach przemyśleć kwestie dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji. Wydaje się, że do końca roku jest jeszcze dużo czasu, ale pamiętajmy, że fizycznie inwentaryzację można rozpocząć już 1 października. A zanim się ją rozpocznie, należy zaktualizować zasady jej przeprowadzania i uzgodnić szczegóły organizacyjne. Szczególnie jest to ważne, jeśli jednostka korzysta z usług biura rachunkowego. Tu potrzebna jest ścisła współpraca, a zwykle umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych nie odnosi się do inwentaryzacji, która zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości jest odrębnym od prowadzenia ksiąg rachunkowych elementem systemu rachunkowości. Przeprowadzenie inwentaryzacji warunkuje jednak prawidłowość sporządzenia sprawozdania finansowego, za które zgodnie z umową odpowiada operacyjnie biuro. Nie można więc powiedzieć, że biura rachunkowego nie interesuje inwentaryzacja, bo przecież jej brak lub jej nierzetelnie przeprowadzenie nie pozwoli przygotować sprawozdania w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości.
Zatem, mimo że za inwentaryzację zawsze bezpośrednio odpowiedzialny jest kierownik jednostki, niezbędna jest ścisła współpraca miedzy klientem a podmiotem usługowo prowadzącym księgi rachunkowe. Zakres współpracy zależy od tego, jaką metodą jest przeprowadzana inwentaryzacja środków trwałych. Przypomnijmy więc, że celem inwentaryzacji jest sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, stwierdzenie ewentualnych różnic, wyjaśnienie ich przyczyn i rozliczenie w celu doprowadzenia informacji w księgach do stanu faktycznego. A inwentaryzacja środków trwałych ma za zadanie dodatkowo jeszcze wzmocnić wewnętrzną kontrolę nad majątkiem jednostki oraz umożliwić ocenę stanu, a także przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych, co może stanowić przesłankę do dokonania testów na trwałą utratę wartości.
To kierownik jednostki powinien ustalić szczegółowe procedury inwentaryzacyjne zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości, uwzględniające liczbę obiektów i specyfikę jej środków trwałych. W praktyce środki trwałe użytkowane przez różne jednostki bardzo mogą się między sobą różnić i kierownik jednostki musi wziąć pod uwagę ich specyfikę i warunki użytkowania. Biuro rachunkowe może mu zaś w tym pomóc, w szczególności podpowiadając, jakimi metodami należy inwentaryzować poszczególne typy środków trwałych i z jaką częstotliwością. Biuro jest w stanie podpowiedzieć, jakie rozwiązania organizacyjne, np. w zakresie informatycznego wspomagania, warto przyjąć, aby procesy spisów z natury przyśpieszyć i usprawnić.
Spis z natury
W przypadku środków trwałych wykorzystywane są przede wszystkim dwie metody – spis z natury i metoda weryfikacji. Pracownicy biura rachunkowego najczęściej nie uczestniczą w inwentaryzacji drogą spisów z natury. Nie ma potrzeby, aby dokonywali fizycznego oglądu składników majątku, zwykle wykonują to pracownicy jednostki. Biuro natomiast przygotowuje dokumenty. Same spisy przeprowadzają zespoły i tu należy podkreślić, że mogą one dysponować danymi z ewidencji księgowej przekazanymi przez biuro rachunkowe (np. kartami obiektów środków trwałych). Korzystanie z informacji o tym, jakie składniki są w polu spisowym, ogranicza niebezpieczeństwo pominięcia podczas spisu informacji zapewniających ustalenie charakterystyki i kompletności obiektów. Jest to dozwolone w świetle Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”.
Pracownicy biura muszą jednak wyczulić członków zespołów spisowych, aby podczas spisu odnotowali każdą niekompletność obiektu inwentarzowego lub ‒ przeciwnie ‒ wyposażenie go w części dodatkowe niewykazane w ewidencji. Członkowie zespołu muszą też opisywać w arkuszach np. wyłączenie z użytkowania obiektu inwentarzowego lub jego uszkodzenie w takim stopniu, że stan nie jest właściwy dla środka trwałego w określonym wieku. Będą to kluczowe informacje na potrzeby późniejszej wyceny i ewentualnych testów na utratę wartości. Podkreślić należy, że nie wycenia się środków trwałych ani nie ustala stopnia ich zużycia podczas spisu. To dopiero pracownicy biura rachunkowego analizują ujęte w księgach odpisy umorzeniowe.
Biuro podpowiada zwykle też klientowi, które składniki środków trwałych muszą być inwentaryzowane drogą spisu z natury oraz jak często spis musi być przeprowadzany (kiedy co roku, w ciągu ostatniego kwartału roku, a kiedy raz na cztery lata). Jeśli np. biuro podpowie kierownikowi jednostki, aby wskazał, że środki trwałe były przechowywane na terenie strzeżonym, to możliwe będzie przeprowadzenie ich spisów z natury w cyklach czteroletnich.
Przykład
Teren strzeżony
Ani w instrukcji inwentaryzacyjnej, ani w polityce rachunkowości klienta nie jest opisane, co w danej jednostek należy rozumieć jako teren strzeżony. Pracownicy biura powinni zwrócić uwagę kierownikowi jednostki, że w tej sytuacji inwentaryzacja nie powinna być przeprowadzana raz na cztery lata, tylko co roku.
Weryfikacja
W przypadku drugiej metody – czyli weryfikacji – rola pracowników biura rachunkowego jest zupełnie inna. To na nich, podobnie jak na pracownikach księgowości w firmach, spoczywa ciężar prac. Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych obiektów inwentarzowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ich zapisu w księgach, a następnie na ocenie rzeczywistej wartości tych obiektów. Oczywiście, aby przeprowadzić prawidłowo weryfikację, pracownicy biura rachunkowego muszą kontaktować się z pracownikami klienta merytorycznie odpowiedzialnymi za środki trwałe oraz środki trwałe w budowie.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości metodą weryfikacji inwentaryzuje się:
a) grunty, a także prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych;
b) środki trwałe trudno dostępne (np. podziemne urządzenia sieciowe, podziemne zbiorniki, kanały, kable, konstrukcje podwodne), dla których ze względu na ich rodzaj i umiejscowienie nie zachodzi niebezpieczeństwo zaginięcia lub kradzieży;
c) środki trwałe w budowie,
d) środki trwałe znajdujące się poza jednostką.
W przypadku nieruchomości weryfikacja polega na potwierdzeniu, że jednostka dysponuje dokumentami opisującymi jej tytuł prawny do gruntu o określonej lokalizacji i powierzchni. Trzeba też sprawdzić, czy w ciągu ostatniego okresu nastąpiły zmiany w tym zakresie, a w konsekwencji ‒ czy w księgach rachunkowych prawidłowo wykazano wartość gruntu i praw. Najczęściej pracownicy biura rachunkowego uzgadniają te informacje z prawnikami obsługującymi klienta.
Z kolei w odniesieniu do środków trwałych trudno dostępnych weryfikacja polega na potwierdzeniu ich istnienia, przydatności lub dokonanych ulepszeń na podstawie odpowiednich dowodów oraz informacji służb technicznych itp. Podobnie jest w przypadku środków trwałych w budowie. Pracownicy merytoryczni klienta muszą poinformować biuro, czy składniki te nie zostały już przekazane do użytkowania bez udokumentowania i ujęcia w ewidencji księgowej albo czy nie zaniechano budowy, co może stanowić przesłankę do dokonania odpisów z tytułu trwałej utraty wartości. Często to pracownicy biura sygnalizują klientowi, że są jakieś nieprawidłowości dotyczące środków trwałych w budowie. Dzieje się tak zwykle, jeśli zbyt długo nie ma dokumentów dotyczących procesów inwestycyjnych.
Dla środków trwałych poza jednostką, jeśli jednostka, w której się aktualnie znajdują, nie potwierdza ich stanu ustalonego drogą spisu z natury (np. środki trwałe oddane w najem, do remontu, leasing operacyjny, środki trwałe w drodze ‒ pojazdy, wagony, statki), sprawdza się na postawie dokumentów te składniki i pracownicy biura weryfikują, czy są protokoły przekazania/odebrania tych składników. Tu też konieczne jest sprawdzanie w porozumieniu ze służbami klienta.
Jak widać, zwykle pracownicy biura rachunkowego nie uczestniczą w inwentaryzacji jako członkowie zespołów spisowych, ale mają w niej swój udział. Bez ich zaangażowania i współpracy ustalenie rzeczywistego stanu środków trwałych w obsługiwanej jednostce, za co odpowiedzialny jest kierownik jednostki, nie byłoby możliwe. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
