Nasi klienci przynoszą często dokumenty związane z odbywaniem przez nich i ich pracowników podróży służbowych. Od 28 lipca br. obowiązuje nowa wysokość diety w podróży służbowej pracownika. Jak mam postąpić w przypadku delegacji, która odbyła się przed tą datą, lecz dokumenty do rozliczenia spłynęły po niej? W jaki sposób rozliczyć podróż, która obejmuje okres zarówno przed, jak i po zmianie przepisów? Na co warto jeszcze zwrócić uwagę, rozliczając delegacje?
Biuro rachunkowe rozliczając klienta, musi pamiętać, że zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników wynikają z kodeksu pracy oraz rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W tym akcie wykonawczym zostały określone wysokości diet oraz warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (podróż krajowa), jak i poza jego granicami (podróż zagraniczna). I choć jest ono poświęcone sferze budżetowej, to w praktyce musi być stosowane także przez wszystkie inne jednostki. Wynika to z faktu, że wartości diet i innych należności z tytułu odbywania podróży mają znaczenie dla rozliczenia podatku dochodowego zarówno firmy (w tym także organizacji non profit), jak i samego pracownika lub innej osoby odbywającej podróż na zlecenie. Limity zawarte w rozporządzeniu mają też znaczenie dla ujęcia kosztów przedsiębiorcy.
Nowa wysokość
Jak prawidłowo wskazano w pytaniu, od 28 lipca 2022 r. zmieniła się dieta, która w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wynosi ona obecnie 38 zł za dobę podróży. Stawkę diety przysługującej pracownikowi z tytułu podróży służbowej podwyższono więc o 8 zł. Niestety po zmianie tego limitu, pojawiło się sporo pytań dotyczących prawidłowego rozliczenia delegacji. Na przykład co zrobić, jeśli pracownik odbył podróż służbową przed zmianą wysokości, lecz niezbędne dokumenty do rozliczenia przedstawił już po zmianie przepisów? W tym przypadku rozliczenie powinno opierać się na stawce obowiązującej przed zmianą przepisów. Wynika to z tego, że podróż, a więc ponoszenie zwiększonych kosztów wyżywienia przez pracownika, miało miejsce wtedy, gdy obowiązywała niższa stawka. Po drugie nie można różnicować pracowników ze względu na moment przedłożenia przez nich rozliczenia podróży służbowej.
Przykład 1
Trzy diety
Pracownik klienta wyjechał w krajowa podróż służbową 20 lipca o godz. 6, a wrócił 22 lipca o godz. 16. Zatem podróż trwała dwie pełne doby i 10 godzin, co oznacza zwrot trzech diet. Niezależnie od tego czy pracownik złoży rozliczenie przed 28 lipca, czy też później, należy mu się z tytułu diet 3 × 30 = 90 zł. Dietę 90 zł należy zaksięgować: Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”, Ma „Inne rozrachunki z pracownikami – podróże służbowe”.
Teraz zastanówmy się, co zrobić, gdy pracownik klienta odbywał podróż w 27 i 28 lipca. Czy w takiej sytuacji całość kosztów zwianych z dietami należy rozliczyć po stawce wyższej, czy też odnieść stawkę do dni, w których obowiązywała odpowiednia kwota. Niestety przepisy milczą na ten temat. W tej sytuacji najwłaściwszym rozwiązaniem wydaje się podejście polegające na zastosowaniu stawki według dnia, w którym zakończyła się doba podróży. Wtedy unikniemy wątpliwości dotyczących dłuższych podróży służbowych.
Przykład 2
Doba zakończenia
Przedsiębiorca udał się w podróż służbową 26 lipca o godz. 8, a zakończył 29 lipca o godz. 17. Był zatem w podróży trzy pełne doby i 9 godzin.
W związku z tym, że pierwsza doba trwała od godz. 8 26 lipca do godz. 7.59 27 lipca, za tę dobę należy mu się 30 zł. Druga doba trwała od godz. 8 27 lipca do godz. godz. 7.59 28 lipca, czyli zakończyła się w dniu obowiązywania nowych przepisów – za tę dobę należy się 38 zł.
Za trzecią i rozpoczętą dobę od godz. 8 28 lipca do godz. 17 29 lipca przedsiębiorcy należą się dwie diety po 38 zł.
Dietę należy zaksięgować 30 + 38 + 2 × 38 =
144 zł: Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”, Ma „Inne rozrachunki z pracownikami – podróże służbowe”.
Przykład 3
Z obiadami
Pracownik klienta odbywał podróż służbową od 25 lipca od godz. 10 do 29 lipca do godz. 16. Każdego z tych dni korzystał z obiadu zapewnionego przez pracodawcę. Wyliczenie diety będzie w tym wypadku następujące:
• za dobę od 25 lipca godz. 10 do 26 lipca godz. 9.59: 30 zł − 15 zł = 15 zł
• za dobę od 26 lipca godz. 10 do 27 lipca godz. 9.59: 30 zł − 15 zł = 15 zł
• za dobę od 27 lipca godz. 10 do 28 lipca godz. 9.59: 38 zł − 19 zł = 19 zł
• za dobę od 28 lipca godz. 10 do 29 lipca godz.9.59: 38 zł − 19 zł = 19 zł
• za dobę od 29 lipca godz. 10 do 29 lipca godz. 16 (w tym przypadku mamy tylko 6 godzin, a więc należy się połowa diety pomniejszonej o 50 proc. z racji obiadu): 19 zł − 19 zł = 0,00 zł
Razem 68 zł
Dietę 68 zł należy zaksięgować: Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”, Ma „Inne rozrachunki z pracownikami – podróże służbowe”.
Limit noclegowy
Zmiana wysokości diety ma znaczenie też dla limitu noclegowego. Przypomnijmy, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. 760 zł (wcześniej było 600 zł). Jednak w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa powyżej.
Z kolei pracownikowi lub np. wolontariuszowi w fundacji, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety, czyli obecnie jest to kwota 57 zł (wcześniej 45 zł). Wysokość limitu należy liczyć według daty zakończenia noclegu. Należy jednak pamiętać, że ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa, co najmniej 6 godzin pomiędzy godz. 21 i godz. 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także, jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Przykład 4
Oświadczenie
Pracownik wyjechał w podróż służbową 26 lipca 2022 r. i wrócił 29 lipca. Złożył oświadczenie, że nocował u znajomych. Należy mu się więc zwrot zryczałtowany.
Za nocleg z 26 na 27 lipca w starej wysokości, czyli 150 proc. z 30 = 45 zł.
Za noclegi z 27 na 28 lipca oraz z 28 na 29 lipca w nowej wysokości, czyli 150 proc. z 38 zł × 2 = 57 × 2 = 114 zł
Ryczałt za nocleg należy zaksięgować: 45 + 57 +
57 = 159 zł: Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”, Ma „Inne rozrachunki z pracownikami – podróże służbowe”.
Ryczałt na komunikację
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety. Dlatego obecnie jest on wyższy i wynosi 7,60 zł (wcześniej 6 zł). Ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Przepisu nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Należy też pamiętać, że pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. W tym wypadku należy też odnosić wysokość ryczałtu do wysokości diety, po której będzie dana doba rozliczana.
Przykład 5
Ryczałt
Pracownik wyjechał w podróż służbową 27 lipca o godz. 6 i wrócił 27 lipca o godz. 22.30.
Podróż trwała krócej niż dobę – 14,5 godziny, zatem pracownikowi należy się jedna dieta. Z racji tego, że podróż zakończyła się przed zmianą przepisów, będzie to dieta w wysokości 30 zł. Pracownik nie przedstawił biletów komunikacji miejskiej, a poruszał się nią, zatem otrzyma zwrot: 20 proc. z 30 zł = 6 zł.
Przykład 6
Bez biletów
Pracownik wyjechał w podróż służbową 27 lipca o godz. 6 i wrócił 28 lipca o godz. 22.30.
Podroż trwała dłużej niż dobę – 38,5 godziny, zatem pracownikowi należą się dwie diety. Z racji tego, że pierwsza doba zakończyła się już po zmianie przepisów (28 lipca o godz. 6) za tę dobę dieta będzie już w wysokości 38 zł. Pracownik nie przedstawił biletów komunikacji miejskiej, choć się nią poruszał, zatem otrzyma zwrot 2 x 20 proc. z 38 zł = 15,20 zł.
Ryczałt za koszty podróży środkami komunikacji należy zaksięgować 15,20 zł: Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”, Ma „Inne rozrachunki z pracownikami – podróże służbowe”.
Odpowiednie zapisy w polityce
Księgowe, szczegól• ie świadczące usługi na rzecz innych podmiotów, chcąc poprawnie rozliczyć podróż, powinny też zwrócić uwagę, jakie zapisy znajdują się w polityce rachunkowości ich klientów. To bowiem w tym dokumencie powinny być wskazane konta, na których ujmuje się koszty związane z podróżą przedsiębiorcy, pracownika bądź też osoby niebędącej pracownikiem. W większości jednostek prowadzących księgi rachunkowe do ewidencji kosztów dotyczących podróży służbowych służy konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”. Na stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma ich zmniejszenie. Ponadto konto 409 służy także do ewidencji zwrotu wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych. Na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860. Aby właściwie monitorować wartości tych kosztów, warto aby do konta „Pozostałe koszty rodzajowe” wprowadzić analitykę, która umożliwi oddzielne zidentyfikowanie kosztów wyjazdów służbowych poniesionych na pracowników, zleceniobiorców, członków zarządu czy właściciela firmy, a w przypadku klientów biura będących organizacjami non profit także wolontariuszy. Taki podział się przyda także z uwagi na obowiązek sporządzania sprawozdań dla GUS (np. w sprawozdaniach F01 – zarówno tych rocznych, jak i śródrocznych – konieczne jest dokładne wyszczególnienie kosztów podróży służbowych niezależnie od tego, jak są one prezentowane w sprawozdaniu finansowym jednostki).
Same rozliczenia związane z podróżami są ujmowane (w zależności od tego, kto udaje się w podróż) na kontach: „Inne rozrachunki z pracownikami” (lub „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”) albo „Pozostałe rozrachunki” (gdy dotyczy innych osób).
Pracodawca powinien wskazać w wewnętrznych regulacjach, ile czasu po zakończeniu podróży ma pracownik na przedstawienie jej rozliczenia. Przepisy dotyczące sfery budżetowej wskazują, że powinno to nastąpić nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. W przypadku klientów biur warto rekomendować szybsze rozliczanie właśnie ze względu na to, że dokumenty księgowe są okresowo przekazywane do biura.
Wymagane dokumenty
Na końcu warto jeszcze przypomnieć o ważnej zasadzie. Otóż biuro rachunkowe powinno także sprawdzić, czy do rozliczenia kosztów podróży pracownik klienta załączył wymagane dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Wymóg udokumentowania nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami, ale wtedy powinno być wypełnione oświadczenie, że koszty takie zostały poniesione w podróży i należy się wiec ich ryczałtowy zwrot. Częstą praktyką stosowaną przez biura i ich klientów jest wypełnianie oświadczeń elektronicznie. Przyspiesza to znacznie przekazywanie informacji o kosztach podróży do biura.
Będzie kolejna podwyżka
Tymczasem możemy się spodziewać kolejnej podwyżki. Na stronie RCL pojawił się bowiem projekt (z 29 lipca br.) rozporządzenia podwyższającego stawkę diety przysługującej pracownikowi na terenie kraju o 7 zł czyli do 45 zł. Zakłada on też podwyższenie niektórych diet z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Nowe wysokości diet i limitów noclegowych zostały określone w załączniku do projektu rozporządzenia. Te przepisy mają wejść w życie 14 dni od dnia ogłoszenia, z jednym wyjątkiem. Dotyczy on nowej wysokości diety krajowej, która ma obowiązywać od 1 stycznia 2023 r.
Ogólne zasady liczenia diet
Zmiana limitu nie wpłynęła na zasady wyliczania diet. Tak jak dotychczas należność z tego tytułu należy się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu po wykonaniu zadania służbowego (przyjazdu). Ustala się ją w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety (19 zł),
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości, (38 zł).
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
• do 8 godzin – przysługuje 50 proc. diety (19 zł),
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (38 zł).
Ponadto nadal dieta nie przysługuje:
• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Nie zmieniła się też zasada, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
• śniadanie – 25 proc. diety (9,50 zł),
• obiad – 50 proc. diety (19,00 zł),
• kolacja – 25 proc. diety (9,50 zł).
Przy czym należy przyporządkować zmniejszenia do dni, w których pracownik skorzystał z posiłków bezpłatnych.
Podstawa prawna
ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)
rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 1481)
