Przedsiębiorcy w celu promocji własnej firmy realizują na rzecz kontrahentów różnego rodzaju świadczenia. Chodzi np. o drobne upominki i prezenty z firmowym logo, gadżety reklamowe, pocztowe kartki świąteczne, poczęstunek w trakcie spotkań służbowych, sprzedaż towarów za symboliczną cenę, opusty cenowe na oferowane dobra i usługi, rabaty towarowe, wydawanie próbek produktów. Celem jest kreowanie pozytywnego wizerunku firmy oraz budowanie dobrych relacji z potencjalnymi partnerami biznesowymi. Operacje gospodarcze związane z promocją firmy wobec kontrahentów wymagają następujących zapisów w księgach rachunkowych:
1. Zakup artykułów spożywczych oraz innych towarów służących do promocji firmy, a także usług obcych, w tym gastronomicznych i noclegowych oraz związanych z organizacją konferencji i imprez jubileuszowych:
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne ‒ VAT” (o ile przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego),
  • Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub 24 „Pozostałe rozrachunki”.
2. Zapłata za nabyte towary i usługi służące do promocji firmy:
  • Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
  • Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.
3. Zakup towarów i usług służących do promocji firmy wśród kontrahentów, dokonany przez pracownika z wypłaconej mu na ten cel zaliczki:
a) Przyznanie pracownikowi zaliczki na zakup towarów i usług służących do promocji firmy:
  • Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”;
b) Nabycie towarów i usług służących do promocji firmy:
  • Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne-VAT” (o ile przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego),
  • Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”;
c) Rozliczenie przyznanej pracownikowi zaliczki na nabycie towarów i usług służących do promocji firmy:
  • Wn/Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma/Wn konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”.
4. Ujęcie wydatków związanych z promocją firmy w ciężar kosztów operacyjnych:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
5. Koszty wysyłki zakupionych uprzednio pocztowych kartek świątecznych:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
6. Wprowadzenie nabytych towarów służących do promocji firmy na stan magazynowy:
  • Wn konto 33 „Towary”,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;
przekazanie towarów służących do promocji firmy na potrzeby akcji reklamowych:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 33 „Towary”.
7. Przekazanie kontrahentowi nagrody rzeczowej w ramach sprzedaży premiowej:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5 albo konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
  • Ma konto 31 „Materiały”.
8. Wydanie kontrahentom próbek produktów:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 60 „Wyroby gotowe”;
ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych przekazanych kontrahentom produktów:
  • Wn/Ma konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma/Wn konto 62 „Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów”.
9. Zaliczenie VAT od nabytych dla celów reprezentacji usług gastronomicznych i noclegowych, niepodlegającego odliczeniu od podatku należnego w ciężar kosztów operacyjnych:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT) lub konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
10. VAT należny od przekazanych kontrahentom towarów służących do promocji (np. upominków niebędących prezentami o małej wartości i próbkami), pod warunkiem że z tytułu ich nabycia (importu, wytworzenia) przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego:
  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5 lub konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT).
11. Wystawienie faktury korygującej dokumentującej udzielenie opustu cenowego na zbywane towary:
  • Wn konto 73-0 „Sprzedaż towarów”,
  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
  • Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.
12. Aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego ustalane w konsekwencji powstania na dzień bilansowy różnicy przejściowej między przychodami bilansowymi i podatkowymi, w sytuacji udzielania kontrahentom opustów cenowych na przełomie roku:
  • Wn konto 65 „Pozostałe rozliczenia międzyokresowe”,
  • Ma konto 87 „Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego”.
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)