Jak ująć działania promocyjne wobec kontrahentów

Nasza spółka planuje rozwinąć działania promocyjne adresowane do swoich kontrahentów. Co może stanowić taką promocję i jak ją ująć w księgach? Autor Marek Barowicz specjalista z zakresu rachunkowości

Przedsiębiorcy w celu promocji własnej firmy realizują na rzecz kontrahentów różnego rodzaju świadczenia. Chodzi np. o drobne upominki i prezenty z firmowym logo, gadżety reklamowe, pocztowe kartki świąteczne, poczęstunek w trakcie spotkań służbowych, sprzedaż towarów za symboliczną cenę, opusty cenowe na oferowane dobra i usługi, rabaty towarowe, wydawanie próbek produktów. Celem jest kreowanie pozytywnego wizerunku firmy oraz budowanie dobrych relacji z potencjalnymi partnerami biznesowymi. Operacje gospodarcze związane z promocją firmy wobec kontrahentów wymagają następujących zapisów w księgach rachunkowych:

1. Zakup artykułów spożywczych oraz innych towarów służących do promocji firmy, a także usług obcych, w tym gastronomicznych i noclegowych oraz związanych z organizacją konferencji i imprez jubileuszowych:

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne ‒ VAT” (o ile przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego),
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub 24 „Pozostałe rozrachunki”.

2. Zapłata za nabyte towary i usługi służące do promocji firmy:

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.

3. Zakup towarów i usług służących do promocji firmy wśród kontrahentów, dokonany przez pracownika z wypłaconej mu na ten cel zaliczki:

a) Przyznanie pracownikowi zaliczki na zakup towarów i usług służących do promocji firmy:

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”;

b) Nabycie towarów i usług służących do promocji firmy:

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne-VAT” (o ile przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego),
Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”;

c) Rozliczenie przyznanej pracownikowi zaliczki na nabycie towarów i usług służących do promocji firmy:

Wn/Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma/Wn konto 10 „Kasa” lub konto 13 „Rachunki bankowe”.

4. Ujęcie wydatków związanych z promocją firmy w ciężar kosztów operacyjnych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

5. Koszty wysyłki zakupionych uprzednio pocztowych kartek świątecznych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

6. Wprowadzenie nabytych towarów służących do promocji firmy na stan magazynowy:

Wn konto 33 „Towary”,
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

przekazanie towarów służących do promocji firmy na potrzeby akcji reklamowych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 33 „Towary”.

7. Przekazanie kontrahentowi nagrody rzeczowej w ramach sprzedaży premiowej:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5 albo konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma konto 31 „Materiały”.

8. Wydanie kontrahentom próbek produktów:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 60 „Wyroby gotowe”;

ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych przekazanych kontrahentom produktów:

Wn/Ma konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma/Wn konto 62 „Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów”.

9. Zaliczenie VAT od nabytych dla celów reprezentacji usług gastronomicznych i noclegowych, niepodlegającego odliczeniu od podatku należnego w ciężar kosztów operacyjnych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT) lub konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

10. VAT należny od przekazanych kontrahentom towarów służących do promocji (np. upominków niebędących prezentami o małej wartości i próbkami), pod warunkiem że z tytułu ich nabycia (importu, wytworzenia) przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5 lub konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT).

11. Wystawienie faktury korygującej dokumentującej udzielenie opustu cenowego na zbywane towary:

Wn konto 73-0 „Sprzedaż towarów”,
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

12. Aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego ustalane w konsekwencji powstania na dzień bilansowy różnicy przejściowej między przychodami bilansowymi i podatkowymi, w sytuacji udzielania kontrahentom opustów cenowych na przełomie roku: