Sprawa rozpatrywana przez gdański oddział ZUS dotyczyła bizneswoman prowadzącej kancelarię prawną, która planowała wprowadzenie dla pracowników kart lunchowych. Karty miały być zasilane co miesiąc kwotą do 450 zł i służyć wyłącznie do zakupu posiłków gotowych do spożycia, produktów przetworzonych oraz napojów bezalkoholowych.

Pracodawczyni zapytała m.in., czy za posiłek można uznać owoce, warzywa, słodycze czy przekąski, czy zakupy mogą być dokonywane również w piekarni lub na stacji benzynowej oraz czy dopuszczalny jest podział płatności – część kartą, część prywatnymi środkami. Wątpliwości budziła też kwestia opakowań do posiłków na wynos oraz zasady dokumentowania zakupów, które miały być rejestrowane poprzez zdjęcia paragonów w aplikacji mobilnej.

Wnioskodawczyni stała na stanowisku, że definicja posiłku powinna obejmować nie tylko dania restauracyjne, ale również produkty nadające się do natychmiastowego spożycia, takie jak owoce czy sałatki. Podkreślała, że narzucanie ograniczeń co do miejsca zakupu byłoby nieuzasadnione, skoro gotowe posiłki można nabyć nie tylko w restauracjach, lecz także w sklepach czy na stacjach benzynowych. Twierdziła również, że koszt opakowania jest integralną częścią zakupu posiłku, dlatego powinien być objęty zwolnieniem składkowym.

W wydanej interpretacji ZUS częściowo zgodził się z przedsiębiorczynią. Uznał, że posiłkami mogą być nie tylko obiady czy zestawy kupowane w restauracji. Katalog produktów jest szerszy – obejmuje także dania gotowe, jak również takie, które można spożyć od razu po zakupie. Jak czytamy w uzasadnieniu: „w pojęciu posiłek mieszczą się także napoje, słodycze, kanapki oraz inne przekąski, a także warzywa i owoce, jeżeli są one produktami nadającymi się do bezpośredniego nabycia, tj. nie wymagają odpowiedniego przygotowania do spożycia (obróbki)”. Za prawidłowe uznał też stanowisko, że zakupy mogą być dokonywane w różnych placówkach handlowych, także na stacjach benzynowych, jeżeli za pośrednictwem karty przedpłaconej istnieje możliwość nabycia tam przez pracownika gotowego posiłku do spożycia oraz że bez znaczenia dla wyłączenia z podstawy wymiaru składek wartości środków przekazanych na kartę celem zakupu gotowego posiłku jest częściowa zapłata za niego ze środków prywatnych pracownika.

Za wystarczający mechanizm kontroli uznał także elektroniczne gromadzenie paragonów w aplikacji.

Jednocześnie ZUS podtrzymał wcześniejsze stanowisko, że:

  • zwolnienie dotyczy wyłącznie kwot do 450 zł miesięcznie,
  • niewykorzystane środki i wydatki na produkty niedozwolone (np. alkohol) podlegają oskładkowaniu,
  • koszt opakowania do posiłku nie korzysta ze zwolnienia – nie jest bowiem częścią posiłku, lecz odrębnym wyrobem przeznaczonym do przechowywania i transportu żywności.

– Decyzja ZUS potwierdza, że karty lunchowe finansowane przez pracodawcę do kwoty 450 zł miesięcznie mogą korzystać ze zwolnienia ze składek. To ważna wiadomość dla firm, które chcą inwestować w benefity żywieniowe. Jednocześnie należy pamiętać, że ZUS uzależnił ulgę od spełnienia szeregu warunków – środki mogą być przeznaczane wyłącznie na gotowe posiłki, a każdorazowe odstępstwo (np. zakup alkoholu czy niewykorzystanie środków w miesiącu i ich kumulacja) powoduje obowiązek oskładkowania – komentuje dr Katarzyna Kalata, radca prawny z kancelarii Kalata.

Dodaje, że w praktyce oznacza to istotne wyzwanie organizacyjne.

– O ile w małych firmach kontrola nad wydatkami z kart może być realna, o tyle w dużych organizacjach, gdzie benefity obejmują setki czy tysiące osób, monitorowanie transakcji staje się trudne i kosztowne. Firmy będą musiały wprowadzić dodatkowe procedury, regulaminy czy systemy kontroli, aby ograniczyć ryzyko zakwestionowania zwolnienia przez ZUS. To może osłabić atrakcyjność tego świadczenia wśród największych pracodawców – dodaje. ©℗

Podstawa prawna

Decyzja oddziału ZUS w Gdańsku nr 405 z 23 lipca 2025 r. DI/100000/43/742/2025