Jak skutecznie chronić firmowe know-how

Klauzula o zakazie konkurencji

Umowa o zakazie konkurencji może obowiązywać zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu, zobowiązując pracownika do powstrzymania się od określonej działalności konkurencyjnej. Przepisy dotyczące zakazu konkurencji mają na celu ochronę interesów pracodawcy, jednak wprowadzają istotne ograniczenia po stronie pracownika, zwłaszcza w zakresie możliwości podejmowania zatrudnienia i rozwoju zawodowego. Z tego względu kodeks pracy (dalej: k.p.) przewiduje określone mechanizmy ochronne, w tym obowiązek wypłaty odszkodowania oraz sprecyzowanie warunków dotyczących czasu trwania zakazu, jego zakresu przedmiotowego i wymogów formalnych samej umowy.

Dopuszczalność pracy u więcej niż jednego pracodawcy

Zgodnie z art. 26¹ k.p. pracodawca nie może zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania:

• w stosunku pracy z innym pracodawcą lub
• w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy.

Dodatkowo, w myśl art. 29⁴ par. 1 k.p., m.in. jednoczesne pozostawanie przez pracownika w stosunku pracy z innym pracodawcą lub w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy, o ile ograniczenia w tym zakresie nie wynikają z odrębnych przepisów, nie może:

• stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę,
• być podstawą przygotowania do ww. wypowiedzenia lub rozwiązania,
• być przyczyną zastosowania jakiegokolwiek innego działania wywołującego skutek równoważny rozwiązaniu umowy o pracę.

Oznacza to, że pracodawca nie może wyciągać wobec pracownika negatywnych konsekwencji wyłącznie z faktu podjęcia przez niego dodatkowego zatrudnienia lub innej działalności zarobkowej. Warunkiem jest jednak to, aby taka aktywność nie kolidowała z prawidłowym wykonywaniem obowiązków wobec dotychczasowego pracodawcy. W sytuacji, gdy jakość pracy pracownika pogorszy się w związku z dodatkową aktywnością zawodową, zatrudniony ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków na zasadach ogólnych.

Zabezpieczenie interesów pracodawcy

W konsekwencji zawarcie umowy o zakazie konkurencji na czas trwania stosunku pracy ma istotne znaczenie dla zabezpieczenia interesów pracodawcy, zwłaszcza w kontekście ochrony przed działaniami mogącymi naruszać jego pozycję rynkową lub prowadzić do ujawnienia informacji wrażliwych. Tego rodzaju kontrakt może zostać zawarty z każdym pracownikiem niezależnie od tego, czy posiada on dostęp do szczególnie istotnych danych, których ujawnienie mogłoby spowodować szkodę po stronie pracodawcy.

Uwaga! Nawet w sytuacji braku zawarcia umowy o zakazie konkurencji pracownik jest zobowiązany do lojalności wobec pracodawcy na podstawie art. 100 par. 2 pkt 4 k.p., który nakłada obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy oraz przestrzegania tajemnicy określonej w odrębnych przepisach.

Niemniej jednak precyzyjne określenie zakresu działalności uznawanej za konkurencyjną oraz form, w jakich nie może być prowadzona, nie tylko zwiększa poziom ochrony pracodawcy, lecz także pozwala uniknąć potencjalnych sporów interpretacyjnych i wątpliwości co do intencji stron.

Po zakończeniu stosunku pracy

Z kolei umowa o zakazie konkurencji obowiązująca po zakończeniu stosunku pracy może zostać zawarta wyłącznie z osobą, która w trakcie zatrudnienia miała dostęp do informacji o szczególnym znaczeniu, a ich ujawnienie mogłoby spowodować szkodę po stronie byłego pracodawcy. Tego rodzaju porozumienie może być skutecznie ustanowione wyłącznie z pracownikiem – nie dopuszcza się jego zawarcia ani przed rozpoczęciem zatrudnienia, ani po jego zakończeniu, jeżeli wcześniej nie doszło do podpisania odpowiedniej umowy. Możliwość wprowadzenia takiego zakazu istnieje natomiast w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, ponieważ w tym czasie stosunek prawny nadal trwa, co umożliwia uregulowanie zobowiązań na czas po jego ustaniu.

Dostęp do informacji o kluczowym znaczeniu

Zakres podmiotowy takiej umowy odnosi się do osoby zatrudnionej, która – w ocenie zatrudniającego – miała dostęp do informacji o kluczowym znaczeniu dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ustalenie, czy konkretne dane posiadają taki charakter, pozostaje w gestii pracodawcy i ma charakter indywidualnej oceny. Nie jest on zobowiązany do wykazywania obiektywnych przesłanek uzasadniających zawarcie porozumienia – to wyłącznie on określa, które informacje uznaje za newralgiczne z perspektywy zabezpieczenia interesów organizacji. W rezultacie te same dane mogą mieć istotne znaczenie dla jednego podmiotu, podczas gdy dla innego będą całkowicie nieistotne. Wynika to m.in. ze specyfiki prowadzonej działalności, wielkości firmy czy stopnia nasilenia rywalizacji rynkowej w danym sektorze.

Jednocześnie nie można uznać za nieważne porozumienia dotyczącego zakazu konkurencji wyłącznie z tego powodu, że osoba zatrudniona faktycznie nie miała dostępu do informacji o szczególnej wartości – skoro pracodawca podjął decyzję o jego zawarciu, to umowa pozostaje wiążąca dla obu stron stosunku pracy.

Pracodawca, który określa zakres obowiązywania klauzuli konkurencyjnej względem określonych podmiotów, musi każdorazowo ocenić, czy rzeczywiście prowadzą one działalność konkurencyjną – na podstawie konkretnego stanu faktycznego. Postanowienia dotyczące zakazu konkurencji muszą być ściśle interpretowane.

Ważne! Klauzula o zakazie konkurencji nie jest formalnie częścią umowy o pracę, jednak może zostać zawarta w samej umowie o pracę lub jako odrębny dokument. Musi mieć formę pisemną, aby była ważna.

Formułowanie postanowień

Umowa dotycząca zakazu prowadzenia działalności konkurencyjnej po zakończeniu zatrudnienia musi zostać zawarta na czas określony – taki wymóg wynika z przepisu zawartego w art. 101² k.p. Jeżeli nie zostanie wskazany termin obowiązywania tej umowy albo zostanie ona sporządzona na czas nieokreślony, będzie to skutkować jej nieważnością.

Okres trwania zakazu powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom pracodawcy. W praktyce najczęściej spotyka się postanowienia ograniczające działalność konkurencyjną na czas od kilku miesięcy do dwóch lat – dłuższe okresy bywają ryzykowne.

Uwaga! Zbyt rozciągnięty w czasie zakaz może zostać uznany za naruszający zasadę swobody kontraktowania lub sprzeczny z normami współżycia społecznego, co prowadzi do nieważności całej umowy. Innymi słowy – jeśli pracodawca przesadzi z długością, cała konstrukcja może runąć jak domek z kart.

Czym jest działalność konkurencyjna

W praktyce wiele konfliktów może wynikać z nieprecyzyjnego określenia, czym właściwie jest działalność konkurencyjna. Zakaz taki może obejmować wyłącznie czynności związane z produkcją towarów lub świadczeniem usług, które pokrywają się z profilem aktywności gospodarczej byłego pracodawcy.

Samo założenie własnej firmy albo dołączenie do innego przedsiębiorstwa nie stanowi jeszcze naruszenia postanowień umowy o zakazie konkurencji – pod warunkiem że zakres prowadzonej przez ten podmiot działalności nie jest tożsamy z obszarem funkcjonowania dotychczasowego pracodawcy.

Decydujące znaczenie ma w tym przypadku przede wszystkim to, czy kierowana oferta oraz grupa docelowa znajdują się w sferze bezpośredniej rywalizacji rynkowej.

Im wyższe stanowisko pełnił pracownik i im szerszy miał dostęp do danych o charakterze strategicznym, tym bardziej ogólnie może zostać sformułowany zakres zakazu. Natomiast w przypadku pracowników niższego szczebla, klauzula konkurencyjna powinna precyzyjnie wskazywać, do jakich informacji ma odnosić się ochrona oraz jaki był faktyczny dostęp pracownika do wiedzy poufnej.

Uwaga! Z praktyki wynika, że warto w umowie wyraźnie określić, w jakich formach pracownik nie może podejmować działalności konkurencyjnej – np. prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, uczestnictwo w spółkach cywilnych, osobowych lub kapitałowych, a także określić dopuszczalny lub niedopuszczalny poziom zaangażowania kapitałowego (np. liczba udziałów lub akcji).

Ograniczenie zakresu zakazu

Strony mogą ograniczyć zakres zakazu, np. poprzez zawężenie go do określonych obszarów terytorialnych lub wybranych segmentów działalności, jednak nie mogą go rozszerzać na obszary wykraczające poza rzeczywisty zakres działalności gospodarczej pracodawcy.

Z perspektywy pracownika ważne jest, aby zapisy dotyczące zakazu konkurencji były skonstruowane na tyle precyzyjnie, by pozwalały jednoznacznie ustalić, czy podjęcie nowego zatrudnienia lub rozpoczęcie działalności gospodarczej może zostać uznane za naruszenie warunków umowy. To właśnie pracownik ponosi odpowiedzialność za dokonanie takiej oceny.

Wysokość odszkodowania

Składnikiem, który powinien być uregulowany w umowie o zakazie konkurencji na podstawie art. 101² par. 2 zdanie drugie k.p. jest określenie odszkodowania należnego pracownikowi od pracodawcy za czas, przez który nie będzie podejmował się działalności sprzecznej z interesami pracodawcy. Brak wyraźnego określenia świadczenia za powstrzymywanie się od działalności konkurencyjnej nie skutkuje nieważnością całej umowy. W takim przypadku przyjmuje się, że pracownikowi przysługuje co najmniej ustawowe minimum określone w przepisach – stanowiące 25 proc. wynagrodzenia otrzymywanego przed ustaniem stosunku pracy. Zobowiązanie pracodawcy do wypłaty odszkodowania z tytułu zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy powstaje zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Jeśli strony nie ustaliły terminu wypłaty, domniemywa się, że odszkodowanie powinno być wypłacane co miesiąc. Taki sposób realizacji świadczenia koresponduje z jego funkcją oraz z zasadami regularności wypłat charakterystycznymi dla wynagrodzenia za pracę.

Klauzula o zachowaniu poufności

Kolejnym ważnym rozwiązaniem prawnym służącym do ochrony interesów pracodawcy, w tym ochrony know-how firmy są klauzule/umowy o zachowaniu poufności. Pracownik co prawda jest zobowiązany na podstawie norm k.p. do zachowania w poufności informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 100 par. 2 pkt 4 i 5 k.p.), ale odpowiednia umowa o poufności zapewni większą ochronę.

Określenie granic ochrony

Formułowanie klauzuli dotyczącej zachowania poufności w sposób nadmiernie ogólnikowy nie stanowi optymalnego rozwiązania. Takie zapisy mogą się okazać nieskuteczne, gdyż pracownik nie będzie dysponował klarownymi wytycznymi, które konkretne informacje powinien uznać za objęte tajemnicą. Aby rzeczywiście zagwarantować skuteczną ochronę, konieczne jest precyzyjne dopasowanie zakresu danych podlegających ochronie do charakteru i specyfiki prowadzonej działalności przedsiębiorstwa. Częstą praktyką jest wskazywanie typowych kategorii informacji, które powinny podlegać ochronie. Do jednej z takich kategorii należą informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, zgodnie z art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

W myśl tego przepisu tajemnice przedsiębiorstwa to informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne dane o wartości gospodarczej, które nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej i które w całości lub w szczególnej konfiguracji nie są powszechnie znane ani łatwo dostępne dla osób działających w danej branży.

Zakres ochrony poufności może być także rozszerzony o dodatkowe informacje w stosunku do art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, istotne z punktu widzenia interesów pracodawcy, na przykład dane dotyczące zasobów ludzkich czy też plany strategiczne firmy.

Umowa może przewidywać karę umowną za jej naruszenie. Powinna ona także określać czas trwania obowiązku poufności, zwłaszcza po ustaniu zatrudnienia. Przepisy prawa nie określają maksymalnego okresu jej obowiązywania, co oznacza, że może ona zostać zawarta na dowolny czas – dwa, pięć lat, czy nawet dziesięć lat. Zgodnie z zasadą swobody umów pracodawca i pracownik wspólnie ustalają, jak długo mają obowiązywać postanowienia o ochronie informacji. W przypadku pracodawcy warto jednak ocenić, przez jaki czas dane objęte poufnością będą miały realną wartość gospodarczą, która uzasadnia ich dalsze zabezpieczenie.

Uwaga! W przypadku umów zawartych na czas nieokreślony należy liczyć się z możliwością jej wypowiedzenia przez każdą ze stron w dowolnym momencie, co powoduje, iż taka umowa nie stanowi realnego zabezpieczenia dla pracodawcy.

Dwie klauzule jednocześnie

Warto podkreślić, że zawarcie samej umowy o zachowaniu poufności nie zapewnia pełnej ochrony interesów pracodawcy, jeżeli strony nie zdecydują się również na zawarcie klauzuli o zakazie konkurencji obowiązującej po ustaniu stosunku pracy. W praktyce często dochodzi do nieporozumień wynikających z trudności w jednoznacznym rozgraniczeniu pomiędzy informacjami objętymi tajemnicą a wiedzą oraz umiejętnościami, które pracownik nabył w trakcie zatrudnienia.

W sytuacji, gdy nie zostanie zawarta umowa zakazująca podejmowania działalności konkurencyjnej po zakończeniu współpracy, pracownik będzie mógł, przykładowo, rozpocząć własną działalność gospodarczą w tym samym segmencie rynku. Jeżeli przy jej prowadzeniu będzie wykorzystywał jedynie zdobyte wcześniej doświadczenie i kwalifikacje, nie sięgając po informacje objęte klauzulą poufności, były pracodawca nie będzie miał realnych podstaw, by skutecznie temu przeciwdziałać. Na ten temat wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 29 stycznia 2021 r. (sygn. akt V CSKP 7/21). Uznał, że samo rozpoczęcie przez byłych pracowników działalności gospodarczej w tym samym segmencie rynku w jakim działa były pracodawca, nie narusza prawa, lecz stanowi realizację konstytucyjnej zasady swobody działalności gospodarczej (art. 22 Konstytucji RP). Tego rodzaju wolność może być ograniczana jedynie w wyjątkowych przypadkach i z zachowaniem wąskiej wykładni przepisów.

W ocenie SN wykorzystanie przez byłych pracowników wiedzy, doświadczenia i umiejętności zdobytych w trakcie zatrudnienia nie stanowi ani czynu nieuczciwej konkurencji, ani naruszenia dobrych obyczajów, jeśli pracodawca nie zawarł z nimi umowy o zakazie konkurencji.

SN stwierdził, że sam fakt, że nowa działalność pozwanych doprowadziła do utraty części kontrahentów przez powódkę i spadku jej przychodów, nie oznacza automatycznie, że doszło do czynu nieuczciwej konkurencji. Sąd podkreślił, że brak zawartej umowy o zakazie konkurencji wykluczał możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń z tego tytułu.

Uwaga! W ramach umowy o zakazie konkurencji obowiązującej po zakończeniu stosunku pracy możliwe jest zawarcie odrębnego porozumienia regulującego kwestie poufności, na mocy którego pracodawca uzyskuje prawo dochodzenia zapłaty kary umownej od byłego pracownika w razie naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy. Roszczenie to może być dochodzone niezależnie od sankcji przewidzianych w związku ze złamaniem zakazu podejmowania działalności konkurencyjnej. ©℗