Przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.) nie zawierają legalnej definicji pojęcia „system czasu pracy”. Można jednak przyjąć, że jest to uregulowany przepisami prawa pracy sposób organizacji pracy pracowników w odniesieniu do czasu jej wykonywania.

System czasu pracy może obejmować między innymi:

  • wymiar czasu pracy (w tym dopuszczalne maksymalne wydłużenie dobowego czasu pracy),
  • maksymalną długość okresów rozliczeniowych (co do zasady, choć w każdym systemie można wprowadzić przedłużony okres rozliczeniowy),
  • sposób rozliczania czasu pracy (np. czasowy lub zadaniowy),
  • rozkład czasu pracy – szczególnie istotny np. w systemie pracy weekendowej.

Można więc stwierdzić, że system czasu pracy stanowi zbiór zasad dotyczących organizacji pracy w aspekcie jej rozplanowania w czasie.

Możliwe sposoby

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w:

  • układzie zbiorowym pracy,
  • regulaminie pracy,
  • obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 par. 1 k.p.). [ramka]

Ustalenie systemu i rozkładu czasu pracy w orzecznictwie

▶ Tryb wprowadzenia u konkretnego pracodawcy systemu równoważnego czasu pracy został uregulowany w art. 150 k.p., zgodnie z którym systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować okres rozliczeniowy czasu pracy – po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy. Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy zgodnie z art. 129 par. 2 oraz rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹, ustala się:

1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, albo

2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Wyrok Sądu Najwyższego z 24 września 2024 r., sygn. akt II PSKP 6/24

▶ Istotnymi warunkami umowy o pracę z mocy prawa (art. 29 k.p.) są: rodzaj umowy, rodzaj pracy, czas pracy, miejsce pracy, termin rozpoczęcia pracy i wynagrodzenie. Do istotnych warunków umowy o pracę należy również wymiar czasu pracy. Poza warunkami istotnymi z mocy prawa strony mogą uznać za istotne inne jeszcze warunki z mocy umowy. Do takich postanowień umownych należy zaliczyć m.in. ustalenie rozkładu lub systemu czasu pracy obowiązującego pracownika (art. 150 par. 6 k.p.), limitu godzin nadliczbowych (art. 151 par. 4 k.p.) lub innych niż wynagrodzenia świadczeń związanych z pracą (np. rodzaje odpraw związanych z ustaniem stosunku pracy oraz ich wysokość).

Postanowienie Sądu Najwyższego z 21 września 2022 r., sygn. akt II PSK 388/21 ©℗

Oprac. LJ

Ważne! Obwieszczenie o czasie pracy jest obowiązkowym aktem wewnętrznym u pracodawcy, który nie wydaje regulaminu pracy.

Wyjątki od zasady ustalania systemów czasu pracy

Od ogólnych zasad dotyczących ustalania systemów czasu pracy są wyjątki, które odnoszą się do – rzadko stosowanych w praktyce – systemu pracy weekendowej oraz skróconego tygodnia pracy. Systemy te mogą zostać wprowadzone wyłącznie w drodze indywidualnego porozumienia, czyli w treści umowy o pracę. Nie mogą być one jednostronnie narzucone pracownikowi – niezależnie od tego, czy u danego pracodawcy funkcjonuje organizacja związkowa, obowiązuje regulamin pracy, czy też firma jest objęta układem zbiorowym pracy.

Szczególna regulacja dotyczy również systemu przerywanego czasu pracy. Może on zostać wprowadzony w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową.

W przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa organizacja związkowa, system ten wprowadza się na podstawie porozumienia z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi zgodnie z procedurą przyjętą u tego pracodawcy.

Natomiast u pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa lub hodowli i nieobjętego działaniem zakładowej organizacji związkowej, system przerywanego czasu pracy może być wprowadzony bezpośrednio w treści umowy o pracę.

Z wyjątkiem opisanych wcześniej szczególnych przypadków, systemy czasu pracy są wprowadzane jednostronnie przez pracodawcę – poprzez ich określenie w regulaminie pracy lub, rzadziej, w obwieszczeniu o czasie pracy. Znacznie rzadziej źródłem ustaleń w tym zakresie jest układ zbiorowy pracy, którego postanowienia są uzgadniane z organizacjami związkowymi.

Nawet jednak w sytuacji, gdy u pracodawcy działają związki zawodowe, to – zgodnie z art. 1042 k.p. – ostateczna decyzja w sprawie ustalenia treści regulaminu pracy oraz jego zmian należy do pracodawcy w przypadku braku porozumienia ze związkami.

Zapisy w umowie o pracę

Nie można jednak wykluczyć możliwości indywidualnego uzgodnienia z pracownikiem również innych systemów czasu pracy niż system weekendowy czy skróconego tygodnia pracy. Takie rozwiązanie należy dopuścić na podstawie zasady swobody umów.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie. Sąd Najwyższy w wyroku z 17 lipca 2009 r. (sygn. akt I BP 6/09) wskazał, że nie istnieją przeszkody, aby w umowie o pracę – bądź w odrębnym porozumieniu zawartym między pracodawcą a pracownikiem – ustalić organizację pracy obejmującą zarówno system, jak i rozkład czasu pracy. [przykład]

PRZYKŁAD

Konieczna zmiana regulaminu pracy

Regulamin pracy przewiduje system podstawowy oraz równoważny. Pracodawca chciałby jednak objąć jednego z pracowników systemem zadaniowym. W związku z brakiem zgody ze strony pracownika na proponowaną zmianę, pracodawca postanowił wypowiedzieć mu dotychczasowe warunki pracy i płacy, by w ten sposób wprowadzić do umowy zapis dotyczący stosowania systemu zadaniowego. Tymczasem – wbrew niekiedy spotykanym opiniom – system zadaniowy nie jest wprowadzany wyłącznie poprzez zapis w umowie o pracę. Przepisy art. 140 k.p. nie przewidują takiej możliwości – system zadaniowy, podobnie jak inne systemy czasu pracy, musi zostać wprowadzony zgodnie z art. 150 k.p., a więc poprzez układ zbiorowy pracy, regulamin pracy albo obwieszczenie. System zadaniowy może oczywiście zostać uzgodniony indywidualnie między stronami w umowie o pracę – ale tylko na zasadzie obustronnego porozumienia. Nie jest natomiast dopuszczalne jego jednostronne narzucenie pracownikowi za pomocą wypowiedzenia zmieniającego. Taka praktyka stanowiłaby obejście regulacji art. 150 k.p., jednoznacznie określającego źródła, z których powinny wynikać postanowienia dotyczące systemów czasu pracy. Pracodawca może więc jednostronnie wprowadzić system zadaniowy, ale wyłącznie poprzez zmianę regulaminu pracy – a taka zmiana, co istotne, może zacząć obowiązywać znacznie szybciej niż upływ okresu wypowiedzenia zmieniającego.

Dwa skutki

Ustalenie systemu czasu pracy w umowie o pracę wymaga zawarcia z pracownikiem porozumienia zmieniającego. Na jego podstawie można wprowadzić dla danej osoby nawet taki system czasu pracy, który w ogóle nie został przewidziany w regulaminie pracy ani obwieszczeniu obowiązującym u pracodawcy. Takie indywidualne ustalenie niesie za sobą dwa istotne skutki:

  • po pierwsze, do tego pracownika stosuje się odmienne zasady dotyczące organizacji czasu pracy – zarówno w zakresie systemu, jak i często również rozkładu czasu pracy;
  • po drugie, pracownik ten nie będzie objęty ewentualnymi przyszłymi zmianami regulaminu pracy lub obwieszczenia w zakresie systemu bądź rozkładu czasu pracy – postanowienia wynikające z indywidualnego porozumienia stron należy bowiem traktować jako silniejsze niż jednostronne akty pracodawcy. ©℗

Podstawa prawna

• art. 1042, art. 150 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, ost.zm. Dz.U. z 2024 poz. 1871)