Zatrudnianie cudzoziemców na zezwolenie na pracę. Jakie obowiązki mają pracodawcy od 1 czerwca?

1 czerwca weszła w życiu ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: ustawa). W założeniu jej twórców ma ona usprawnić proces zatrudniania cudzoziemców, ale także zapobiegać nadużyciom w tym obszarze.

Na jakich podstawach można zatrudnić cudzoziemca?

Ustawa posługuje się wyrażeniem „powierzenie pracy cudzoziemcowi”, co oznacza nie tylko zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, ale także w oparciu np. o umowę zlecenia. Zatem po pojęciem „podmiotu powierzającego pracę” mieści się zarówno pracodawca, jak i zleceniobiorca, dlatego kontekście obowiązków wynikających z ustawy „pracodawca” oznacza także m.in. zleceniodawcę.

Podobnie jak dotychczas, do zatrudnienia niektórych cudzoziemców przepisy ustawy nie będą miały zastosowania (np. obywatele państw UE), w przypadku innych konieczne będzie oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, a w przypadku innych – podmiot zatrudniający będzie musiał uzyskać dla cudzoziemca zezwolenia na pracę. W tym ostatnim przypadku będzie miał szczególnie dużo obowiązków.

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca?

Podstawowym obowiązkiem podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi będzie pozyskanie następujących danych osobowych w tym m.in.:

• imię (imiona) i nazwisko,
• obywatelstwo,
• nazwę, serię, numer, datę wydania i datę ważności dokumentu podróży,
• numer PESEL albo w przypadku osób nieposiadających tego numeru - datę urodzenia i płeć;
• numer wizy lub karty pobytu oraz okres ważności tego dokumentu, jeżeli przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• podstawę prawną pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

Pracodawca musi zażądać przy kopii dokumentów zawierających te dane w celu potwierdzenia jego tożsamości i uzyskania lub potwierdzenia uprawnienia do jego zatrudnienia.

Czy pracodawca musi żądać dokumentów uprawniających do pobytu?

Artykuł 4 ust. 2 ustawy wyraźnie nakazuje pracodawcy zażądania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski. Z kolei ust. 3 pozwala, ale nie nakazuje pracodawcy, żądania kopii takiego dokumentu przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Kopię tych dokumentów pracodawca przechowuje przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia.

Przepisów tych nie stosuje się do grupy cudzoziemców określonej w art. 3 ust. 1 pkt 1-5 ustawy (grupa mająca swobodny dostęp do rynku pracy).

Jak długo pracodawca przetwarza dane osobowe cudzoziemca?

Ustawa stwierdza, że pracodawca przetwarza dane osobowe cudzoziemca przez okres wykonywania przez niego pracy, a także przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia).

Pracodawca ma obowiązek przetwarzać dane osobowe cudzoziemca w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

Jakie są wymogi wobec umowy zawartej z cudzoziemcem?

Zatrudnienie cudzoziemca wymaga zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy.

Jeżeli umowa będzie sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec się nim nie posługuje pracodawcy przed podpisaniem tej umowy przedstawia mu jej treść w wersji dla cudzoziemcy zrozumiałej i przechowuje ją przez okres zatrudnienie i 2 lat po jej zakończeniu.

Jeśli zaś umowa jest sporządzona w języku obcym, pracodawca musi ją przetłumaczyć na język polski przez tłumacza przysięgłego i przechowywać to tłumaczenie przez okres zatrudnienie i 2 lat po jej zakończeniu.

Pracodawca musi przy tym poinformować cudzoziemca o prawie wstępowania do związków zawodowych na zasadach przewidzianych w ustawie o związkach zawodowych. Ta informacja również musi być przedstawiona cudzoziemcowi w jego języku, jeśli nie posługuje się on językiem polskim, albo przetłumaczona na polski przez tłumacza przysięgłego. Informacje tę pracodawca przechowuje przez okres zatrudnienia oraz 2 lata po jego zakończeniu.

Co należy uwzględnić w umowie o pracę zawartej z cudzoziemcem?

Zgodnie z art. 17 ustawy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, któremu wydano zezwolenie na pracę ma obowiązek:

• uwzględnić w umowie z cudzoziemcem warunki określone w zezwoleniu na pracę lub zmianę warunków, która nie wymaga zmiany lub uzyskania nowego zezwolenia na pracę;
• przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę (wojewodzie), za pomocą systemu elektronicznego, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.

Trzeba dodać, że obecnie system elektroniczny do obsługi procesu zatrudniania cudzoziemców nie jest jeszcze gotowy, a do czasu jego uruchomienia obieg dokumentów będzie przebiegał jeszcze w formie papierowej.

Ustawa nakłada również obowiązki związane z wynagrodzeniem.

Wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę lub kwota minimalnej stawki godzinowej dla zleceniobiorców.

Jakie są obowiązki pracodawcy związane z zezwoleniem na pracę?

Jaki wynika wprost z art. 8 ust. 1 ustawy, zezwolenie na pracę wydaje się na wniosek podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi. Wniosek składa się za pomocą systemu elektronicznego.

Pracodawca (zleceniobiorca) ma również obowiązki informacyjne wobec cudzoziemców. Pracodawca ma obowiązek:

• informować cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem w sprawie zezwolenia na pracę;
• przekazać cudzoziemcowi decyzje o wydaniu, zmianie lub uchyleniu zezwolenia na pracę, a także informację o odmowie wydania zezwolenia na pracę.

Podmiot powierzający pracę ma również obowiązek udostępniać dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych obowiązków sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polskim wymienionym w umowie organom na ich wniosek.

Dokumenty te muszą być udostępnione:

• staroście,
• wojewodzie
• ZUS, KRUS, PIP, KAS
• Konsulowi
• ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych,
• Straży Granicznej
• Policji

Ponadto ustawa przewiduje ogólny obowiązek zachowania należytej staranności w postępowaniach o wydanie, zmianę lub uchylenie zezwolenia na pracę;

O jakich zmianach pracodawca informuje wojewodę?

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia organ, który wydał zezwolenie na pracę (wojewodę), o zmianie okoliczności, które nie wymagają zmiany ani wydania nowego zezwolenia na pracę.

Podmiot informuje zatem organ o:

• zmianie siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny lub pracodawcy użytkownika;
• przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• zmianie nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Informacje te przekazuje się poprzez system elektroniczny w ciągu 7 dni od dnia wystąpienia powyższych okoliczności. Jeśli złożenie powiadomienia było niemożliwe z powodu przeszkód technicznych z powodu wadliwego działania systemu elektronicznego, powiadomienia dokonuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości.

W jakim terminie pracodawca informuje o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca?

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi powiadomić organ także o tym, że cudzoziemiec z różnych przyczyn nie wykonuje pracy.

Dotyczy to następujących okoliczności:

• cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę;

• cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące;
• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

Informacje te przekazuje się poprzez system elektroniczny w ciągu 7 dni od dnia wystąpienia powyższych okoliczności. Jeśli złożenie powiadomienia było niemożliwe z powodu przeszkód technicznych z powodu wadliwego działania systemu elektronicznego, powiadomienia dokonuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości.

art. 31 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 621)