Jakich błędów unikać przy rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej

Jest to jego ustawowy obowiązek, nawet jeśli pracodawca jest pewien, że nie wystąpi dopłata czy nadpłata. Zaniechanie tej powinności może spowodować nieprawidłowości w rozliczeniach lub przekreślić odzyskanie nadpłaty. Płatnik powinien zalogować się na swoje konto PUE ZUS lub e-ZUS, wygenerować i złożyć deklarację ZUS DRA za kwiecień 2025 r. (do 20 maja), która zawiera rozliczenie roczne składki zdrowotnej. Te czynności może oczywiście w jego imieniu wykonać biuro rachunkowe lub księgowa w firmie.

Problem 2. Metoda uproszczona bywa dla ryczałtowców zwodnicza

Wysokość składki zdrowotnej należnej od biznesmenów rozliczanych ryczałtem ewidencjonowanym zależy nie od dochodu, a od rocznego przychodu z działalności. Ustawa zdrowotna wyznacza trzy przedziały przychodowe, do których zostały przypisane różne składki. W 2024 r. od przychodów do 60 tys. zł ponosili oni składkę 419,46 zł miesięcznie, powyżej 60 tys. zł i jednocześnie poniżej 300 tys. zł – 699,11 zł i ponad 300 tys. zł – 1258,39 zł. Mogli też alternatywnie skorzystać z uproszczonej metody obliczania składek zdrowotnych w 2024 r. – według przychodu osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym.

Wielu spośród stosujących wskazaną opcję ma później problemy. A to dlatego, że przez cały 2024 r. opłacali jednolitą składkę zdrowotną – od przychodu uzyskanego w 2023 r., i myślą, że to koniec ich obowiązków. Nie zdają sobie sprawy z tego, że jeśli wypracowane w 2024 r. przychody przekroczyły kolejny próg przychodów, czeka ich wyrównanie różnicy za wszystkie miesiące, za które niejako zapłacili za mało. Wybrany sposób rozliczania składki zdrowotnej (na podstawie bieżącego przychodu lub zeszłorocznego) obowiązuje cały rok kalendarzowy i nie można się z niego wycofać.

Nawet jeżeli za 2024 r. ryczałtowiec naliczał składki zdrowotne od narastającego przychodu, to i tak istnieje możliwość niedopłaty. Opłacanie składki na podstawie przychodu z ubiegłego roku może z kolei wygenerować nadpłatę, jeśli np. opłacał w 2024 r. najwyższą składkę zdrowotną (1258,39 zł miesięcznie), a roczny przychód z 2024 r. uplasował go jednak w drugim przedziale przychodowym.

Problem 3. Zmieniający sposób opodatkowania mają więcej pracy

Kłopoty mają również ci, którzy w 2024 r. musieli zmienić formę opodatkowania np. z ryczałtu ewidencjonowanego na skalę podatkową, lub dokonali takiej zmiany w trakcie roku. Powinni oni osobno rozliczyć składkę zdrowotną za oba okresy objęte różnymi formami opodatkowania. Muszą zatem podzielić 2024 r. na dwie części odpowiadające okresom obowiązywania odmiennych form opodatkowania i oddzielnie obliczyć składkę zdrowotną dla każdej z nich zgodnie z właściwymi zasadami.

Potem należy zsumować wartości i porównać je z faktycznymi wpłatami. Gdy wystąpi nadpłata, wolno złożyć wniosek o jej zwrot. Jeśli powstanie zaś niedopłata, trzeba ją uiścić, również do 20 maja 2025 r.

Problem 4. Niektórzy odnotują jednocześnie dopłatę i nadwyżkę składki zdrowotnej

Dotyczy to osób wykonujących działalność gospodarczą, które na początku 2025 r. zmieniły formę opodatkowania ze skali na PIT liniowy bądź odwrotnie. Wszystko przez to, że rok składkowy obowiązujący takich przedsiębiorców nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Jeśli przedsiębiorca przeszedł ze skali na podatek liniowy, to za styczeń 2024 r. zapłacił minimalną składkę zdrowotną (w grudniu 2023 r. nie miał dochodów rozliczanych liniowo) oraz nie zapłacił składki od dochodu za grudzień 2024 r.

W rozliczeniu rocznym wyjdzie mu zatem dopłata za grudzień 2024 r. oraz nadpłata za styczeń 2025 r. Podobne problemy mają przedsiębiorcy, którzy w 2024 r. przeszli ze skali lub z PIT liniowego na ryczałt ewidencjonowany. Przysługuje im zwrot w kwocie 381,78 zł.

Problem 5. Terminowe płatności nie uchronią przed wyrównaniem

Przedsiębiorcy często są przekonani, że skoro za cały 2024 r. bądź rok składkowy przypadający od 1 lutego 2024 r. do 31 stycznia 2025 r. płacili składki zdrowotne regularnie i na czas, to teraz nie muszą nic dopłacać. Nic bardziej mylnego! Mechanizm rocznego rozliczenia składki polega na zestawieniu sumy przekazanych za dany rok składek z wartością, jaka powinna zostać uregulowana od rocznego dochodu lub przychodu.

Przedsiębiorcy płacą bowiem składki w trakcie roku na podstawie bieżących danych – np. miesięcznego dochodu (opodatkowani na zasadach ogólnych) albo przychodu (ryczałtowcy). Po zakończeniu roku dane te należy porównać z odpowiednimi parametrami rocznymi. Jeśli roczny dochód okaże się wyższy niż zakładała firma, może pojawić się obowiązek dopłaty – rzędu nawet kilku tys. zł. Dopłatę należy uiścić najpóźniej do 20 maja 2025 r., razem ze składkami za kwiecień.

Problem 6. ZUS nie zwraca nadwyżki z automatu

Wiele firm dopiero po sfinalizowaniu rocznego rozliczenia składki zdrowotnej dowie się, że wyszła nadpłata. Chodzi zwykle o podmioty, które w trakcie 2024 r. płaciły składki zdrowotne niejako na zapas, gdyż np. w pierwszym półroczu osiągnęły znaczny dochód, a w drugim z kolei sporo inwestowały.

Błędne jest przekonanie, że ZUS z urzędu odda nadpłatę na konto uprawnionego. Przedsiębiorca sam musi złożyć wniosek o zwrot nadwyżki składki zdrowotnej na formularzu RZS-R, najpóźniej do 2 czerwca 2025 r., za pośrednictwem platformy PUE ZUS/e-ZUS. Odzyska nadpłatę najpóźniej 1 sierpnia br., pod warunkiem że na jego koncie nie figurują zaległości. Gdy są, ZUS zaliczy nadpłatę na poczet długu.

Niezłożenie wniosku RZS-R w ustawowym terminie spowoduje, że ZUS pozostawi nadpłatę na koncie płatnika do wykorzystania na przyszłe składki. Zgodnie z przepisami organ rentowy ma wówczas obowiązek jej rozliczenia na koncie płatnika do 31 grudnia 2025 r. A to nie zawsze jest dla zainteresowanego korzystne rozwiązanie. Pokaźną nadpłatę lepiej zatem zabrać z ZUS do swobodnego dysponowania.

Problem 7. Składki zapłacone i należne? Można się pogubić

Wielu przedsiębiorców nie rozumie, z czego wynika różnica między sumą opłaconych w 2024 r. składek zdrowotnych a kwotą należną po rozliczeniu. Brakuje im logicznego uzasadnienia, a system PUE ZUS/e-ZUS nie wyjaśnia takich szczegółów. W systemie wpisujemy kwotę naszych przychodów/dochodów, należną składkę oraz łączną wartość składki, jaka została wykazana w dokumentach miesięcznych.

Jeśli korzystamy z kreatora, to należy zweryfikować nasz właściwy dochód roczny ustalany na potrzeby składki zdrowotnej. Gdy różni się on od tego widocznego w dokumencie, wpiszmy wartość poprawną, a składkę należną zostawmy, jaka jest. Różnica będzie stanowić kwotę do zwrotu albo do zapłaty.

Problem 8. Aby odzyskać nadpłatę, trzeba zdradzić swoje konto

Często na profilu na ZUS PUE/e-ZUS przedsiębiorcy, który dokonał rocznego rozliczenia składki zdrowotnej i któremu wyszła nadpłata, pojawia się już wypełniony wniosek o jej zwrot (w widoku „Dokumenty i wiadomości”, w sekcji „Dokumenty robocze”). Trzeba go wysłać. Jednak księgowi alarmują, że nie da się tego zrobić, jeśli wcześniej uprawniony nie podał ZUS numeru swojego konta bankowego. Wprawdzie we wniosku figuruje pole przeznaczone na numer rachunku bankowego, jednak nie da się w nim nic wpisać, można jedynie wybrać właściwe dane, o ile są już w ZUS.

W takim przypadku należy jak najszybciej złożyć do ZUS informacje o naszym koncie i dopiero po jego rejestracji przekazać wniosek o zwrot nadpłaty. Czasu nie ma jednak dużo, gdyż wniosek trzeba złożyć do 2 czerwca 2025 r. Opóźnienie nie oznacza, że nadpłata przepada – pozostanie w ZUS i można na zasadach ogólnych złożyć wniosek o zwrot środków lub zaliczyć je na poczet bieżących zobowiązań. ©℗