Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
/>
Zgodnie z ustawą system powinien ruszyć najpóźniej 23 stycznia 2026 r., jednak oczywiście zależy nam na szybszym starcie. Prototyp e-Umów znajduje się obecnie w fazie testów. Zanim zostanie uruchomiony, musi zostać dokładnie sprawdzony pod kątem ewentualnych błędów czy niedociągnięć. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) nie podejmie decyzji o jego wdrożeniu bez pewności, że działa stabilnie i spełnia wszystkie wymagania – zarówno techniczne, jak i prawne. Dokładny termin udostępnienia będzie zależał od wyników testów oraz ewentualnych korekt. Naszym celem jest oddanie użytkownikom rozwiązania, które będzie nie tylko zgodne z przepisami, ale też intuicyjne i niezawodne w codziennym użyciu.
Komunikat o wdrożeniu systemu zostanie opublikowany w Dzienniku Urzędowym MRPiPS oraz na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministerstwa. Są to obowiązkowe kanały publikacji wynikające wprost z prze pisów. Niezależnie od wymogów formalnych planujemy również szeroko zakrojoną kampanię informacyjną — zarówno w mediach tradycyjnych, jak i społecznościowych. Chcemy, by informacja o uruchomieniu e-Umów 1.0 dotarła do jak najszerszego grona odbiorców, w tym przede wszystkim do pracodawców i pracowników.
Korzystanie z systemu będzie zupełnie dobrowolne – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Zawarcie umowy o pracę w sposób elektroniczny będzie możliwe tylko wtedy, gdy obie strony wyrażą na to zgodę i ustalą to między sobą. Jeśli tak się stanie, cała procedura – od wprowadzenia danych po podpisanie dokumentu – może się odbyć wyłącznie online, bez konieczności tworzenia wersji papierowej. Umożliwia to ustawa, która jest regulacją szczególną (lex specialis) i dopuszcza zawarcie takich umów w formie elektronicznej, bez naruszania przepisów kodeksu pracy. Co ważne, pracownik otrzyma dostęp do zawartej umowy w wersji elektronicznej. Będzie też mógł ją pobrać lub wydrukować w dowolnym momencie, jeśli będzie taka potrzeba.
Umowa o pracę zawarta w sposób elektroniczny za pośrednictwem systemu będzie ważna i nie zachodzi konieczność zmiany przepisów kodeksu pracy w tym zakresie. W tym przypadku ustawa ma charakter szczególny i w konsekwencji pierwszeństwo stosowania. W sprawach nieuregulowanych przez ustawę będą, oczywiście, obowiązywać przepisy kodeksu pracy.
Funkcjonalność zawierania oraz obsługi umów o pracę, zlecenia i uaktywniających zostanie udostępniona w ramach platformy praca.gov.pl. Będzie miała charakter centralny i przeglądarkowy. System wesprze podpisywanie umów oraz ich bezpieczne przechowywanie i udostępnianie. Poinformuje o wszelkich czynnościach dokonanych na umowie lub powiązanych z nią dokumentach, w tym wymagających podjęcia działań przez konkretną osobę. Zapewni również dostęp do historii czynności realizowanych na każdej umowie oraz powiązanych z nią dokumentach.
Każda osoba chcąca używać systemu (przedstawiciel pracodawcy, pracownik, zleceniodawca, zleceniobiorca, rodzic czy niania) będzie się musiała do niego zalogować, korzystając z profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Potem zostanie poproszona o założenie swojego konta (profilu) w systemie (czynność jednorazowa). W ramach utworzonego profilu otrzyma dostęp do funkcjonalności pozwalających na przygotowanie i zawarcie dowolnej umowy, powiązanych z nią aneksów, wypowiedzeń, jak również dokumentów związanych z obsługą umowy.
Ze względu na złożoność procesów związanych z obsługą umów na razie nie planujemy wykonania wersji mobilnej. Jednak w przyszłości nie wykluczamy jego poszerzenia np. o aplikację, która pozwoliłaby na korzystanie z jego podstawowych funkcji bezpośrednio z poziomu telefonu. Jednak na razie najważniejsze jest uruchomienie wersji podstawowej.
Tak. Korzystanie z obsługi umów w systemie będzie dobrowolne. Nie przewiduje się konieczności ponoszenia jakichkolwiek kosztów związanych z logowaniem do niego, obsługą umów czy przechowywaniem dokumentacji.
Rzeczywiście, może się to wydać dziwne, że przygotowujemy nowelizację ustawy, kiedy system jeszcze nie został uruchomiony. Po prostu w trakcie prac nad jego budową zauważyliśmy, że przydałoby się wiele funkcjonalności, o których nie myślano trzy lata temu (wtedy to ustawa wchodziła w życie – red.). Planowana nowelizacja przewiduje istotne rozszerzenie funkcjonalności systemu. Odpowiadając na oczekiwania przedsiębiorców, chcemy umożliwić korzystanie z systemu szerszej grupie podmiotów, a nie tylko mikroprzedsiębiorcom. Dzięki temu zawieranie umów o pracę czy zlecenia oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej w pełni elektronicznie stanie się powszechnie dostępne.
Nowelizacja zamierza przede wszystkim zwiększyć katalog rodzajów umów możliwych do zawarcia w systemie, m.in. o umowy o wolontariat oraz tzw. umowy towarzyszące zatrudnieniu, jak: o zakazie konkurencji, szkoleniowe czy o współodpowiedzialności materialnej. E-Umowy 2.0 przestaną zatem pełnić funkcję narzędzia dla podstawowych form zatrudnienia, ale staną się kompleksowym systemem obsługi relacji pracodawca–pracownik w nowoczesnym, cyfrowym wydaniu. Zapewnią bezpieczne i szybkie zawieranie umów w pełni elektronicznie – z użyciem podpisu kwalifikowanego, osobistego lub zaufanego, bez konieczności drukowania dokumentów.
Nie zakładamy, że pracodawcy zapomną o dotychczasowych systemach kadrowo-płacowych. Naszym celem nie jest zastępowanie komercyjnych rozwiązań, ale stworzenie dodatkowego, publicznego narzędzia, które będzie mogło działać równolegle – szczególnie w obszarze formalizacji umów i ich archiwizacji. Chcemy wyposażyć system w funkcje, które mogą potencjalnie zainteresować większe podmioty, jak: gotowe, zgodne z prawem szablony umów, automatyczne tworzenie dokumentacji pracowniczej, integrację z innymi systemami publicznymi (np. ZUS, PUE) czy w cyfrowy rejestr umów z możliwością audytu i eksportu danych. Nie wykluczamy też w przyszłości interfejsów API, które pozwolą na jego integrację z systemami kadrowymi firmy. Dlatego nie postrzegamy e-Umów jako konkurencji dla obecnych rozwiązań, lecz jako komplementarne narzędzie służące zwiększeniu wygody oraz zapewniające zgodność z przepisami i bezpieczeństwo procesów kadrowych.
Należy podkreślić, że MRPiPS nie tworzy stricte systemu kadrowo-płacowego. Celem budowanego systemu jest głównie wsparcie procesu zawierania i obsługi prostych umów o pracę, zlecenia i uaktywniających przy wykorzystaniu wzorów dokumentów opracowanych przez resort. Także zagwarantowanie ich bezpiecznego przechowywania i udostępniania. System umożliwi dołączanie skanów dokumentów oraz elektronicznych dokumentów związanych z umową, a podpisanych poza nim. Aby pomóc pracodawcom w zgłaszaniu pracowników do ZUS i w naliczaniu wynagrodzeń, już e-Umowy 1.0 będą przekierowywać do systemów ZUS oraz powszechnie dostępnych kalkulatorów. Pełniejsza integracja z systemami ZUS i KAS, która pozwoli na zautomatyzowanie procesu naliczania składek społecznych oraz wypełniania deklaracji podatkowych, została przewidziana na początek 2026 r.
Rzeczywiście obecnie korzystanie z systemu jest dobrowolne. Jednak wyrażenie zgody na obsługę umowy za jego pośrednictwem stanowi jednocześnie zobowiązanie stron do obsługi umowy przez cały czas jej obowiązywania wyłącznie w ramach e-Umów 1.0. Nowelizacja przewiduje zniesienie tego obowiązku. Dzięki temu zwiększy się elastyczność obsługi zawieranych umów.
Tak. Korzystanie z systemu nie będzie wiązało się z ponoszeniem opłat przez strony umów obsługiwanych za jego pośrednictwem. ©℗
