rozwiń ›

Przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która pomoże to sprawdzić – krok po kroku. Przy każdej odpowiedzi „nie” znajdziesz konkretne działanie naprawcze, które możesz wdrożyć od razu.

Jak interpretować wynik?

• ✔️ większość odpowiedzi „tak” = komisja działa prawidłowo i zgodnie z zasadami.

• ❌ odpowiedzi „nie” = warto wprowadzić zmiany lub doprecyzować zapisy w regulaminie.

☐ Komisja została formalnie powołana w regulaminie ZFŚS lub osobną uchwałą

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Zaktualizować regulamin ZFŚS i/lub wydać wewnętrzną uchwałę o powołaniu komisji socjalnej z określeniem jej składu i kompetencji.

☐ Skład komisji odzwierciedla różne grupy zawodowe i został zatwierdzony przez pracodawcę

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Dokonać przeglądu składu komisji i uzupełnić go o przedstawicieli wszystkich grup zawodowych, zatwierdzając zmiany formalnie przez pracodawcę.

☐ Członkowie komisji podpisali oświadczenia o zachowaniu poufności i znajomości zasad RODO

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Zebrać brakujące oświadczenia od członków komisji, zapewnić szkolenie z RODO i wprowadzić obowiązek podpisywania ich przy każdej nowej kadencji.

☐ Komisja prowadzi protokoły z posiedzeń i dołącza do nich uzasadnienia decyzji negatywnych

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Wprowadzić obowiązek sporządzania protokołów i szablon zawierający m.in. wykaz wniosków z opinią negatywną i jej uzasadnieniem.

☐ Każdy członek komisji wyłącza się z opiniowania własnego wniosku

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Uregulować tę zasadę w regulaminie komisji i przypominać o niej na początku każdego posiedzenia.

☐ Komisja opiniuje wszystkie prawidłowo złożone wnioski – nawet jeśli wstępnie ocenia je negatywnie

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Ustalić wewnętrznie zasadę obowiązkowego rozpatrywania każdego kompletnego wniosku, bez wstępnej selekcji. W razie negatywnej opinii należy wskazać uzasadnienie w protokole z posiedzenia komisji oraz na wniosku.

Uzasadnienie: Komisja socjalna nie powinna odrzucać żadnego prawidłowo złożonego wniosku „na wstępie”, bez jego formalnego rozpatrzenia. Każdy wniosek, który:

  • został złożony zgodnie z terminem,
  • zawiera wszystkie wymagane dane i dokumenty,
  • pochodzi od osoby uprawnionej

– powinien zostać formalnie zaopiniowany i przekazany do pracodawcy, nawet jeśli komisja uważa, że spełnia słabo kryteria socjalne. Opinia może być negatywna, ale musi być uzasadniona i udokumentowana.

☐ Komisja przekazuje wnioski do pracodawcy w terminie i zgodnie z przyjętym trybem

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Ustalić harmonogram posiedzeń i przekazywania dokumentów do pracodawcy; powierzyć to zadanie konkretnej osobie.

☐ Komisja nie kontaktuje się z wnioskodawcą w sposób naruszający zasady poufności (np. publicznie)

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Opracować i wdrożyć wewnętrzną instrukcję kontaktu z wnioskodawcami – tylko w sposób bezpieczny i niepubliczny.

☐ Komisja prowadzi dokumentację zgodnie z regulaminem – w bezpieczny, poufny sposób

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Zapewnić przechowywanie dokumentów w szafie zamykanej na klucz (jeśli papierowe) lub w zabezpieczonym systemie elektronicznym (jeśli cyfrowe), zgodnie z RODO i regulaminem ZFŚS.

☐ Przewodniczący komisji lub inna osoba jest odpowiedzialna za organizację posiedzeń i komunikację z pracodawcą

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Wskazać w regulaminie osobę odpowiedzialną za organizację posiedzeń i przepływ dokumentacji.

☐ Komisja rozpatruje także wnioski o pożyczki mieszkaniowe zgodnie z wytycznymi i dba o formalności (umowy, podpisy)

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Opracować lub zaktualizować procedurę udzielania pożyczek z funduszu, wskazując osoby odpowiedzialne za przygotowanie i archiwizację dokumentów.

☐ W regulaminie ZFŚS przewidziano tryb odwołania członka komisji w razie naruszenia zasad lub rezygnacji

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Dodać do regulaminu ZFŚS zapis określający:

  • zasady odwoływania członka komisji (np. w przypadku naruszenia poufności, nieobecności na posiedzeniach, konfliktu interesów),
  • procedurę rezygnacji z udziału w komisji (np. pisemne oświadczenie do pracodawcy),
  • tryb uzupełniania składu komisji (np. przez wybór nowego członka spośród pracowników lub delegację związku zawodowego),
  • dokumentowanie decyzji o odwołaniu (np. w protokole z posiedzenia komisji lub uchwale pracodawcy).

☐ Komisja działa cyklicznie – np. raz na kwartał lub raz na dwa tygodnie – zgodnie z regulaminem

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Ustalić harmonogram posiedzeń i wprowadzić go do regulaminu komisji lub przyjąć jako załącznik organizacyjny.

☐ Komisja działa w granicach nadanych jej kompetencji – opiniuje wnioski, ale nie podejmuje decyzji w imieniu pracodawcy

Działanie naprawcze, jeśli odpowiedź to ❌ „nie”:

Przypomnieć członkom komisji (np. w formie notatki służbowej lub szkolenia wewnętrznego), że ich rola ma charakter opiniodawczy i pomocniczy, a ostateczne decyzje o przyznaniu świadczeń podejmuje wyłącznie pracodawca. W razie potrzeby zaktualizować regulamin, aby jednoznacznie określić zakres zadań komisji.