Kontrola ZUS. Jakie prawa i obowiązki ma płatnik?

Kontrola ZUS przeprowadzana jest przez inspektora kontroli po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Datą jej wszczęcia jest dzień doręczenia płatnikowi upoważnienia.

Jeśli płatnik byłby w tym czasie nieobecny, upoważnienie doręcza się osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika. Z czynności tych sporządza się protokół i doręcza niezwłocznie płatnikowi.

Jeśli płatnik jest obecny w trakcie kontroli, ma prawo uczestniczyć czynnościach kontrolnych. Może także brać udział w przeprowadzeniu dowodu z zeznań świadków lub oględzin, o czym musi być zawiadomiony. Inspektor kontroli nie musi jednak zawiadamiać o przeprowadzeniu tego dowodu, jeśli okoliczności uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności, a płatnik jest nieobecny.

Jakie są obowiązki płatnika podczas kontroli?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) bardzo szeroko zakreśla obowiązki płatnika podczas kontroli. Jego głównym zadaniem jest ułatwienie inspektorowi zbadania, czy płatnik poprawnie wykonuje obowiązki, jakie nakładają na niego przepisy ubezpieczeniowe.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy systemowej płatnicy składek są zobowiązani:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
• udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli;
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem transportu, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
• udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
• przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Na jakich zasadach przeprowadzone są czynności kontrolne?

Ustawa systemowa stanowi, że czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności. Jeśli płatnik powierzył wykonywanie jakichś czynności osobom trzecim (np. podmiotowi prowadzącemu obsługę kadrowo-płacową płatnika), kontroler może prowadzić czynności także w miejscu prowadzenia działalności przez te osoby trzecie.

Inspektor jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności na podstawie legitymacji i upoważnienia. Nie można od niego wymagać uzyskania przepustki ani przeprowadzać mu rewizji osobistej przewidzianej dla osób przebywających na terenie zakładu pracy.

Kontrola poza siedzibą płatnika

Może się zdarzyć, że płatnik nie zapewni kontrolerowi ZUS bezpiecznych warunków pracy w miejscu, w którym mają być wykonywane czynności kontrolne. W takiej sytuacji czynności mogą być przeprowadzone w innym miejscu. Podobnie będzie, gdy charakter czynności tego wymaga.

Jeśli kontrola przeprowadzana jest poza siedzibą płatnika i miejscem wykonywania przez niego działalności, kontroler może zażądać wydania mu dokumentów (ksiąg, rejestrów) na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Czynności w tym zakresie są prowadzone w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek.

Gdyby płatnik potrzebował dostępu do tych dokumentów, ZUS musi go zapewnić.

Jaki jest tryb postępowania po zakończeniu kontroli?

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole, który powinien zawierać m.in.:

• określenie zakresu kontroli;
• opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych;
• przedstawienie dowodów;
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń;
• podpis inspektora kontroli ZUS z podaniem imienia i nazwiska.

Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu płatnikowi lub osobie upoważnionej. Zmiany protokołu dokonuje się przez wydanie aneksu.

Płatnik w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu lub aneksu może złożyć zastrzeżenia do ich ustaleń. Inspektor kontroli ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika informuje się na piśmie.

Co po kontroli?

Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji. Decyzja może być zaskarżana na zasadach ogólnych, a zatem albo do sądu okręgowego, albo do sądu rejonowego, w zależności od tego, czego dotyczy decyzja.

ZUS podczas kontroli może bowiem wykryć nieprawidłowości różnego rodzaju dotyczące np. składek, zgłaszania do ubezpieczeń albo zasiłków.