Pracodawca może rekompensować pracownikowi pracę w godzinach nadliczbowych dodatkowym wynagrodzeniem albo czasem wolnym od pracy. Jeśli w grę wchodzi ta pierwsza opcja, powinno to być normalne wynagrodzenie wraz z odpowiednim dodatkiem. Wyjątkowo, w przypadku osób stale wykonujących pracę poza zakładem pracy, ustawodawca przewidział możliwość zastąpienia wynagrodzenia i dodatku ryczałtem.

Jak potwierdzają orzeczenia sądów, kwota wypłacana z tytułu nadgodzin jest zmienna i nie stanowi stałego składnika jego wynagrodzenia zasadniczego. A to dlatego, że zawsze praca w godzinach nadliczbowych jest czymś nadzwyczajnym, wynikającym ze szczególnych potrzeb pracodawcy (wyrok SA w Szczecinie z 30 kwietnia 2015 r., sygn. akt III AUa 681/14). Obowiązuje zasada jednorazowego liczenia godzin nadliczbowych. To oznacza, że w przypadku gdy jednocześnie przekroczone zostały norma dobowa i tygodniowa, po zrekompensowaniu godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia norm dobowych nie uwzględnia się ich przy liczeniu nadgodzin wynikających z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Wynagrodzenie za nadgodziny musi być rozliczone przed wypłatą

Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy wskazał, że o ile godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia normy tygodniowej powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, o tyle nadgodziny wynikające z przekroczenia normy dobowej powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też pracownik nabywa prawo do zrekompensowania tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem.

Pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku wypłaty dodatku jedynie wtedy, gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego bądź pracodawca skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 1512 par. 2 kodeksu pracy (k.p.) i oznaczy w grafiku pracownika termin udzielenia czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. W opinii GIP działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy się nie skończył (pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 21 kwietnia 2009 r., GPP-306-4560-32/09/PE/RP).

Premia nie zastąpi dodatku za nadgodziny

Kodeks pracy przewiduje tylko dwa sposoby zapłaty za godziny nadliczbowe: dodatkowe wynagrodzenie na zasadach ogólnych albo, w ściśle określonych przypadkach, ryczałt. Nie można płacić za godziny nadliczbowe pod innym tytułem. Uzgodnienie z pracownikiem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w formie premii uznaniowej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapłaty za pracę faktycznie wykonaną w tych godzinach (wyrok SN z 18 lipca 2006 r., I PK 40/06).

Orzecznictwo sądowe co prawda dopuszcza możliwość zastąpienia określonego świadczenia (w tym przypadku dodatku za nadgodziny) innym, jednak świadczenie to musi odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w tych godzinach. Wypłacenie świadczenia znacznie odbiegającego od świadczenia należnego na ogólnych zasadach jest nieprawidłowe, co w konsekwencji nie pozbawia pracownika roszczenia o ewentualne wyrównanie należności (wyrok Sądu Najwyższego z 24 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 42/79, wyrok Sądu Najwyższego z 12 stycznia 1977 r., sygn. akt I PRN 107/76, wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 29 grudnia 1995 r., sygn. akt III APr 71/95).

Normalne wynagrodzenie, czyli co?

W przypadku rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych w formie pieniężnej pracownikowi przysługuje przede wszystkim normalne wynagrodzenie, czyli takie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące:

1) wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania oraz

2) dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników (wyrok Sądu Najwyższego z 3 czerwca 1986 r., sygn. akt I PRN 40/86).

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości:

1) 100 proc. wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w:

– nocy;

– niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

– dniu wolnym od pracy udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto będące dla pracownika dniem pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy lub

2) 50 proc. wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określone powyżej (art. 1511 par. 1 k.p.).

Dodatek 100 proc. przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do 50 proc. lub 100 proc. dodatku (art. 1511 par. 2 k.p.).

Przez „normalne wynagrodzenie” należy rozumieć wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat. Wliczają się więc do tego również dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników. W skład normalnego wynagrodzenia pracownika może wchodzić również premia, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych (postanowienie SN z 15 lutego 2012 r., sygn. akt I PK 156/11).

Kiedy składnik wynagrodzenia jest stały?

W świetle orzecznictwa sądowego pojęcie „stałości” dodatkowych składników wynagrodzenia należy rozumieć jako regularność i przewidywalność tych składników w strukturze wynagrodzenia pracownika. Oznacza to, że nie chodzi wyłącznie o składniki wypłacane w cyklu miesięcznym, ale również te wypłacane w innych cyklach, takich jak cykl roczny, o ile są one charakterystyczne dla danego stosunku pracy i pracownik może na nie liczyć w ramach normalnych warunków zatrudnienia. Zatem stała premia roczna czy nagroda z zysku, wypłacana raz w roku, mogą być uznane za część normalnego wynagrodzenia, jeśli są regularnie przyznawane i ich wypłata nie zależy od spełnienia przez pracownika dodatkowych, szczególnych warunków.

Takimi dodatkowymi składnikami mogą być:

  • dodatek stażowy (przysługuje on pracownikowi tylko wtedy, gdy jest przewidziany ustawowo, rozporządzeniem lub na podstawie zakładowych źródeł prawa pracy (układ zbiorowy pracy, regulamin) – dodatek stażowy nie jest przewidziany w przepisach kodeksu pracy;
  • dodatek funkcyjny;
  • dodatek za pracę w warunkach szkodliwych;
  • stała premia.

Jak kwalifikować składniki wynagrodzenia?

Ustalając normalne wynagrodzenie za godzinę pracy nadliczbowej, sumujemy składniki wynagrodzenia i dzielimy je przez wymiar czasu pracy w danym miesiącu. Nie dotyczy to pensji zasadniczej, określonej w stawkach godzinowych. Tych nie trzeba bowiem przeliczać.

Przy ustalaniu dodatkowych składników wynagrodzenia wchodzących w zakres normalnego wynagrodzenia nie ma znaczenia, czy dany składnik wypłacany jest za faktycznie wykonaną pracę, czy też nie. Natomiast istotne jest, aby te składniki były charakterystyczne dla regularnego i systematycznego wynagrodzenia pracownika, wypłacanego w normalnych warunkach pracy. Oznacza to, że składnik wynagrodzenia może być uznany za część normalnego wynagrodzenia, nawet jeśli jest zależny od ilości wykonanej pracy, pod warunkiem że jest regularnie wypłacany i pracownik może na niego liczyć jako na stały element swojego wynagrodzenia.

W praktyce oznacza to, że w zakres normalnego wynagrodzenia mogą wchodzić nie tylko dodatki o stałym charakterze, niezależnym od liczby przepracowanych godzin (np. dodatek stażowy), ale również inne składniki, które są regularnie przyznawane i stanowią stabilny element wynagrodzenia pracownika. Ważne jest, aby były one przewidywalne i wypłacane w regularnych odstępach czasu, co pozwala na ich zaliczenie do normalnego wynagrodzenia.

Wynagrodzenie zasadnicze obejmuje również dodatek funkcyjny, dodatek dla brygadzisty i inne dodatkowe składniki wynagrodzenia zwiększające stawkę zasadniczą, bez względu na przypisywaną im nazwę. Do składników takich należą m.in.: dodatek za pracę w porze nocnej, dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia i premia o charakterze stałym, nieuzależniona od wykonania konkretnych zadań.

Premie w wynagrodzeniu za nadgodziny

Jednak składniki wynagrodzenia, które są wypłacane sporadycznie, nieregularnie lub zależą od spełnienia przez pracownika określonych, dodatkowych warunków (np. premie uzależnione od osiągnięcia konkretnych celów sprzedażowych, które nie są wypłacane regularnie), nie wchodzą w skład normalnego wynagrodzenia. Podstawą do wliczenia danego składnika do normalnego wynagrodzenia jest bowiem jego stałość, regularność i przewidywalność w kontekście normalnych warunków pracy pracownika.

Charakter stały premii należy na potrzeby jej wliczania do normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe rozumieć w ten sposób, że chodzi o składnik pensji wypłacany regularnie, np. miesięcznie, kwartalnie itd., co oznacza, że nie jest on jednorazowym czy sporadycznym świadczeniem. Premia ta nie może też być uzależniona od spełnienia przez pracownika określonych, konkretnych celów czy osiągnięć w pracy, które wykraczają poza standardowe zadania wykonywane przez pracownika, zwłaszcza te realizowane w godzinach nadliczbowych.

W praktyce oznacza to, że jeśli premia jest przyznawana regularnie i nie jest bezpośrednio związana z dodatkowymi, specyficznymi osiągnięciami pracownika, może być traktowana jako element normalnego wynagrodzenia. Natomiast premie uzależnione od osiągania przez pracownika określonych wyników, szczególnie tych wykraczających poza standardowe obowiązki, nie wchodzą w skład normalnego wynagrodzenia.

Różnica między nagrodą a premią polega na tym, że nagroda nie jest uzależniona od spełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania pracodawcy. Decydujące jest to, czy odpowiednie akty prawne (np. umowa o pracę) przewidują z góry skonkretyzowane i zobiektywizowane (podlegające weryfikacji) przesłanki nabycia prawa do świadczenia lub przesłanki prowadzące do jego pozbawienia albo obniżenia (tak zwane reduktory). Jeżeli warunki (kryteria) przyznawania świadczenia są określone w sposób na tyle konkretny, aby mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii, a ich spełnienie jest źródłem praw pracownika do premii (wyrok SN z 21 czerwca 2007 r., sygn. akt I PK 3/07).

Pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika ocennych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie nagrodą (wyrok SN z 21 września 2006 r., sygn. akt II PK 13/06).

Nie jest ważne, czy świadczenie nazywa się premią, czy nagrodą, ale istotne jest, czy w regulaminie (umowie) zostały ustalone konkretne, sprawdzalne przesłanki uzyskania świadczenia. Wówczas, bez względu na nazwę, chodzi o premię.

Nagroda jubileuszowa jest premią

Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem wynagrodzeniowym oraz roszczeniowym. W istocie więc ma ona charakter należnej pracownikowi premii, a nie nagrody (wyrok SN z 14 maja 2012 r., sygn. akt I PK 174/11). Jeżeli jest już przyznana (zakomunikowania pracownikowi), można jej dochodzić przed sądem. Nagroda tego typu nie wchodzi jednak w skład normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, ponieważ nie ma ona charakteru stałego, regularnego, lecz jest świadczeniem jednorazowym lub też sporadycznym.

Tak zwana premia uznaniowa nie jest z kolei wliczana do normalnego (ani dodatkowego) wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, jeżeli jej wypłata faktycznie zależy od uznania pracodawcy (i nie jest w rzeczywistości premią regulaminową).

Premia uznaniowa jest świadczeniem nieobowiązkowym. Pracodawca samodzielnie podejmuje decyzję, komu przyznać nagrodę, za co i w jakiej wysokości. Decyzja ta nie jest uzależniona od żadnych sformalizowanych warunków i nie podlega kontroli sądów pracy. Pracownik nie ma roszczenia o przyznanie nagrody, pomimo tego, że w kodeksie pracy zostały określone ogólne przesłanki przyznawania nagród. Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie wydajności oraz jakości pracy, przyczyniają się szczególnie do wykonania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia (art 105 k.p.). Jeżeli jednak z przepisów wewnątrzzakładowych wynika, że pracownikowi należy się świadczenie po spełnieniu określonych przesłanek, wówczas świadczenie takie jest premią, nawet jeżeli zostało nazwane nagrodą. ©℗

W przyszłym tygodniu o tym, jak uwzględniać w wypłacie