Zbyt późne usprawiedliwienie nieobecności w pracy. Czy od razu oznacza dyscyplinarkę?

Pracodawca musi także zbadać, dlaczego do spóźnienia doszło. Nie może z góry zakładać, że każde przekroczenie terminu uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, a więc tzw. dyscyplinarkę.

Nieobecności pracownicze - kiedy pracodawca może się zgodzić

Przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej: rozporządzenie) przewidują dwa rodzaje przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy (np. choroba, opieka nad dzieckiem itd.);
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Pracodawca może więc według swojego uznania uznać za usprawiedliwioną każdą nieobecność w pracy.

Nieobecność w pracy - jakim terminie i jak trzeba usprawiedliwić

Rozporządzenie nakazuje pracownikowi uprzedzenie pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Jeśli jednak pracownik nie mógł wcześniej przewidzieć nieobecności w pracy, powinien o jej przyczynie powiadomić niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Pracodawca może w wewnętrznych przepisach określić, w jaki sposób pracownicy powinni powiadamiać od nieobecności. Jeśli takich reguł nigdzie nie zapisano, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia, który pozwala pracownikowi na wybór sposobu zawiadomienia o nieobecności. Pracownik może to zrobić:

• osobiście,
• przez inną osobę,
• telefonicznie,
• za pośrednictwem innego środka łączności,
• drogą pocztową, gdzie za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Jeśli pracownik nie usprawiedliwi nieobecności w pracy w wymaganym terminie, może powoływać się na szczególne okoliczności. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownik jest obłożnie chory albo dotknęło go zdarzenie losowe. W takim przypadku pracownik powinien powiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności niezwłocznie po ustaniu okoliczności, które uniemożliwiały wcześniejsze usprawiedliwienie nieobecności – nie później niż w drugim dniu od ustania tych okoliczności.

Czym jest ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków?

Nie każde naruszenie zasad usprawiedliwiania nieobecności, co głównie będzie dotyczyło zbyt późnego zawiadomienia o nieobecności, będzie uprawniało pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Chodzi tu o rozwiązanie umowy z jednej z przyczyn określonej w art. 52 par. 1 pkt. 1 kodeksu pracy – ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Nie wystarczy zatem, że pracownik naruszył swoje obowiązki. Obowiązki te muszą być „podstawowe”, a ich naruszenie „ciężkie”. Tutaj sądy podkreślają, że warunkiem zastosowania dyscyplinarki jest stosunek psychiczny pracownika do skutków swojego postępowania. Przypisanie pracownikowi ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych nie jest możliwe bez wykazania mu winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, przy czym ocena ta powinna odbywać się przez pryzmat całokształtu okoliczności (Sąd Najwyższy w wyroku z 8 listopada 2023 r., sygn. akt I PSKP 8/23.

Musi być wina umyślna lub rażące niedbalstwo pracownika

Jeśli zatem nieobecność miała usprawiedliwione podstawy, to samego faktu naruszenia zasad o przedstawieniu usprawiedliwienia pracodawcy nie można z automatu traktować jako wystarczającej powodu do dyscyplinarnego rozwiązania umowy (tak SN w wyroku z 20 sierpnia 2020 r., sygn. akt III PK 203/18.

Aby powołać się na art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. pracodawca musi bowiem wykazać trzy elementy, które muszą wystąpić łącznie:

• bezprawność zachowania pracownika (naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego);
• naruszenie interesów pracodawcy;
• wina umyślna lub rażące niedbalstwo.

Podsumowanie

Bezprawność zachowania i wina pracownika oraz jego skutki stanowią odrębne przesłanki ciężkiego naruszenia podstawowego obowiązku pracowniczego i wystąpienie jednej z nich nie przesądza o zaistnieniu pozostałych. Niespełnienie chociażby jednej wyklucza możliwość uznania zachowania pracownika za ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (postanowienie SN z 6 lipca 2022 r., sygn. akt II PSK 343/21).

Trzeba jednak pamiętać, że aby można było zastosować dyscyplinarkę, pracodawca nie musi udowadniać, że poniósł szkodę majątkową. Może bowiem jedynie udowodnić, że z powodu zachowania pracownika interesy pracodawcy zostały zagrożone. zagrożenie interesów pracodawcy.