Poradnia ubezpieczeniowa. Odpowiadamy na pytania czytelników

Zgodnie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tym ostatnim przepisem w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Zatem dodatek specjalny wypłacany pracownikom jest także przychodem ze stosunku pracy, który zgodnie z zasadą ogólną powinien być oskładkowany.

Przychody ze stosunku pracy mogą jednak korzystać ze zwolnienia z oskładkowania, jeśli wymienione są wśród wyjątków zawartych w par. 2 rozporządzenia. W rozpatrywanym przypadku zastosowanie mógłby mieć wyjątek zawarty w par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia. Zgodnie z nim podstawy wymiaru składek nie stanowią składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

W opisywanym przypadku zasady wypłaty składnika (dodatku specjalnego) nie zostały jednak nigdzie określone, a pracodawca przyjął taką praktykę. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na interpretację ZUS z 10 października 2013 r., znak DI/100000/451/1004/2013.

Ważne! ZUS stwierdził, że przychody pracownika ze stosunku pracy, które uzyskuje on w okresie pobierania wynagrodzenia za czas choroby, są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jedynie wówczas, gdy z przepisów wewnętrznych regulujących kwestie wynagradzania pracowników wynika jednoznacznie prawo pracownika do tych świadczeń za ten okres.

W przypadku więc, gdyby regulacji tego typu nie było u danego pracodawcy, przychody, które pracownik otrzymuje w okresie choroby lub w okresie pobierania zasiłków, stanowić będą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Stosując wykładnię ZUS do opisywanej sytuacji, należy więc uznać, że dodatek powinien być oskładkowany.

Nie, płatnik nie może dokonać takiego potrącenia.

Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na podstawę działania płatnika, który do podstawy wymiaru zasiłku uwzględnił premię wypłaconą za miesiąc poprzedni przed miesiącem, za który przysługiwała zaległa (jak się potem okazało – nienależna) premia. Takie postępowanie było prawidłowe i miało swoje uzasadnienie w art. 42 ust. 5 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Zgodnie z nim jeżeli periodyczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni.

Zdaniem ZUS, które zostało zawarte w „Komentarzu do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – wybrane zagadnienia”, jeżeli do podstawy wymiaru zasiłku przyjęty został składnik wynagrodzenia w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, a następnie pracodawca podjął decyzję, że ten składnik wynagrodzenia nie przysługuje pracownikom, podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, wyłączając z niej ten składnik wynagrodzenia za okres zasiłku przysługującego od daty, od której podjęto decyzję o braku jego wypłaty.

W opisywanym przypadku co prawda pracodawca nie tyle podjął decyzję, że składnika nie wypłaci, ile okazało się, że pracownik nie miał do niego prawa. Wydaje się jednak, że można zasadę tę zastosować analogicznie. Można więc stwierdzić, że zasiłek wypłacony pracownikowi został zawyżony. Ale samo to, że doszło do nadpłaty, nie oznacza automatycznie, że pracodawca może sobie taką nadpłatę potrącić. Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na brzmienie art. 66 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim, jeżeli świadczenie zostało pobrane nienależnie z winy ubezpieczonego lub wskutek okoliczności, o których mowa w art. 15–17 (brak prawa do zasiłku mimo niezdolności do pracy) i art. 59 ust. 6 i 7 (stwierdzenie przez lekarza orzecznika, że ubezpieczony odzyskał wcześniej zdolność do pracy lub ubezpieczony uniemożliwił takie badanie), wypłacone kwoty podlegają potrąceniu z należnych ubezpieczonemu zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych lub ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub egzekucji sądowej.

Jak widać, przepis mówi o sytuacji, gdy do nienależnego pobrania zasiłku doszło z winy ubezpieczonego lub w związku z zachowaniem lub stanem zdrowia ubezpieczonego. W opisywanej zaś sytuacji nadpłata zasiłku nie była spowodowana przez ubezpieczonego. Dlatego nie ma możliwości żądania zwrotu zasiłku na podstawie tego przepisu.

Takie prawa nie dają również obowiązujące równolegle przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Artykuł 84 ust. 2 tej ustawy za kwoty nienależnie pobranych świadczeń, a tylko takie ubezpieczony musi zwrócić, uważa się świadczenia:

• wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeżeli pobierający był pouczony o braku prawa do ich pobierania;
• przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzania w błąd ZUS przez osobę pobierającą świadczenia;
• z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, co do których stwierdzono, że w okresie ich pobierania świadczeniobiorca wykonywał w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystywał zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia.

Żadna z powyższych definicji nie odpowiada opisywanej sytuacji. Płatnik nie ma zatem podstawy prawnej do żądania zwrotu nadpłaty, ZUS nie wyda decyzji uznającej nadpłatę za świadczenie nienależnie pobrane.

Ponadto trzeba zwrócić uwagę na specyficzne zasady potrącania należności z wynagrodzenia za pracę. Jak stanowi art. 87 par. 1 kodeksu pracy, z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• kary pieniężne.

Ponadto z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 par. 7 k.p.)

Jak zaś wynika z art. 91 par. 1 k.p., należności inne niż wymienione w art. 87 par. 1 i 7 k.p. mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.

Ważne! Jeśli pracownik nie wyrazi zgody na potrącenie, do czego nie jest zobowiązany, pracodawca nie może potrącić nadpłaty zasiłku. Pozostaje mu jedynie wystąpienie z powództwem cywilnym o zwrot bezpodstawnego wzbogacenia.

Podstawowe zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłku zostały określone w art. 36 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Zgodnie z ust. 1 podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

W opisywanej sytuacji znaczenie ma także art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim, jeżeli w okresie przyjmowanym do obliczenia zasiłku, ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

W opisywanym przypadku pracownica między okresem pobierania zasiłku macierzyńskiego za urlop rodzicielski a okresem niezdolności do pracy przebywała na urlopie wypoczynkowym.

Ważne! Dla celów zasiłkowych urlop wypoczynkowy uznaje się za czas przepracowany.

Zatem luty 2025 r., kiedy pracownica przebywała na urlopie wypoczynkowym, należy uznać za przepracowany, a wynagrodzenie urlopowe będzie przyjęte do obliczeń podstawy wymiaru świadczeń chorobowych za marzec 2025 r. Do podstawy nie może być przyjęty styczeń 2025 r., ponieważ większą część miesiąca pracownica przebywała na urlopie rodzicielskim. ©℗