Związki zawodowe nadal mają wiele obowiązków wobec kas zapomogowo-pożyczkowych

Treść umowy trójstronnej

Ważna rola przypada związkom, gdy nie dochodzi do zawarcia z pracodawcą obowiązkowej umowy o świadczenie bezpłatnej pomocy pracodawcy na rzecz KZP lub jej zapisy są niewystarczające i nie odpowiadają potrzebom kasy. W takim przypadku powinna zostać zawarta umowa trójstronna, gdzie trzecią stroną umowy jest związek zawodowy. Ustawa szczegółowo wymienia obowiązki pracodawcy.

▶ Obowiązek pomocy prawnej. Ze strony pracodawcy sprowadza się on na samym początku do pokrycia przez niego wszystkich kosztów wstępnych, tj. związanych m.in. z udzieleniem adresu, poprawnymi zapisami statutu, pomocą w rejestracji w GUS. Ważne, aby prawnicy zapewniający stałą pomoc prawną dla KZP byli wyspecjalizowani w zagadnieniach dotyczących kas.

▶ Potrącenia i terminowe wpłaty. Choć rachunki płatnicze kasy otwiera zarząd KZP, to członkowie indywidualnie decydują, czy pracodawca będzie w ich imieniu odprowadzał zadeklarowane kwoty, czy samodzielnie będą regularnie wpłacać składki. Pracodawca musi być jednak gotowy do przyjęcia list zrzeszonych pracowników, aby dokonywać potrąceń i terminowo odprowadzać wpłaty na konto otwarte przez zarząd KZP.

▶ Siedziba i biuro. Kolejnym obowiązkiem pracodawcy, który powinien zostać sprecyzowany w umowie z KZP, jest bezpłatne zapewnienie kasie siedziby. Najlepiej byłoby, gdyby pracodawca wydzielił odpowiedni lokal ze swoich pomieszczeń i zagwarantował w nim nienaruszalność dokumentacji kasy. Lokal powinien być wyposażony w dostęp do Internetu i mediów, a także materiały eksploatacyjno-biurowe. Tutaj trzeba podkreślić, że zadaniem pracodawcy jest także cała obsługa administracyjno-informatyczna KZP, w tym zapewnienie urządzeń, bezpieczeństwa, backupów i aktualizacji.

Pracodawca jest również odpowiedzialny za zorganizowanie funkcjonowania biura KZP, które musi m.in. prowadzić kartoteki członkowskie, przetwarzać zgody, weryfikować i aktualizować dane osobowe, przygotowywać dokumenty umów, pism i wezwań. Ponadto pracodawca zobowiązany jest zapewnić obsługę rachunkowo-księgową KZP. Musi to być odrębna od pracodawcy samodzielna jednostka prowadząca księgi rachunkowe.

Ważne! Zarówno pracodawca, jak i KZP, to oddzielni administratorzy danych osobowych (ADO), o czym również przypomina art. 43 pkt 7 ustawy o KZP. Pracodawca zapewnia dokumentację ochrony danych osobowych oraz obsługę z zakresu danych osobowych KZP.

▶ Zapewnienie obsługi KZP. W związku z tym, że pracodawca oddelegowuje do pracy na rzecz KZP swoich pracowników, zakres ich obowiązków musi zostać określony w umowie. W zespole obsługi KZP można wymienić:

• menedżera wykonującego nadzorczą i koordynującą rolę z ramienia pracodawcy nad działaniami wszystkich oddelegowanych pracowników, z reguły łączącego funkcję z dyrektorem finansowym lub kadrową;
• radcę prawnego,
• pracowników działu płac,
• zespół księgowych, informatyków, kasjerów,
• inspektora BHP,
• inspektora ochrony danych osobowych,
• pracowników biurowych obsługujących kandydatów, członków, wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy,
• pracowników biurowych zapewniających obsługę biurową organów.

Należy podkreślić, że wymienieni pracownicy nie mogą być wolontariuszami na rzecz KZP, a za swoją pracę należy się im odpowiednie wynagrodzenie od pracodawcy, adekwatne do kwalifikacji i wymiaru czasu pracy wykonywanej na rzecz KZP. Na marginesie warto dodać, że wciąż istnieje nieprawidłowa praktyka, w ramach której obowiązki powyżej wskazanych osób nieodpłatnie wykonują członkowie organów kasy (zarząd, komisja rewizyjna, walne zebranie członków lub walne zebranie delegatów).

Pracodawca nie musi jednak zatrudniać wyżej wymienionych osób, aby zrealizować obowiązek zapewnienia obsługi KZP. Może posłużyć się w tym celu np. biurem rachunkowym, firmą informatyczną, co wiąże się najczęściej z leasingiem sprzętu, kancelarią prawną specjalizującą się w KZP. Takie umowy mogą realizować przedsiębiorstwa spełniające formalne warunki, np. posiadanie ubezpieczenia OC.

Silniejsza pozycja związków

Modeli współpracy i współdziałania pracodawcy z zarządem KZP jest wiele, ale w negocjacjach ten ostatni zawsze stoi na przegranej pozycji, bo przecież każdy z jego członków jest jednocześnie pracownikiem zatrudnianym przez tego pracodawcę. A zarząd KZP, w przeciwieństwie do organizacji związkowych, nie korzysta z ochrony prawnej. Związki zawodowe mogą wchodzić z pracodawcą w spór zbiorowy, do czego nie mają prawa zarządy KZP. Warto jednak na marginesie przypomnieć, że historycznie pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe wywodziły się właśnie z porozumienia krajowych organizacji związkowych, które ustaliły wstępny zakres działania, wzorcowy statut i jeszcze do niedawna posiadały uprawnienia nadzorcze.

Organizacje związkowe mogą wpływać na realny rozwój kas poprzez wspomnianą umowę, ale również dzierżą najbardziej uprzywilejowaną pozycję kontrolną, przed radami pracowniczymi i reprezentacją załogi (art. 5 ustawy o KZP). To właśnie jednoosobowy reprezentant porozumienia związków zawodowych działających u objętych przez MKZP pracodawców ma prawo uczestniczenia w posiedzeniach walnego zebrania KZP, a po złożeniu deklaracji zachowania poufności i uzyskaniu imiennej zgody, udzielanej przez zarząd KZP, również prawo wglądu we wszystkie protokoły i uchwały organów, których załącznikami są wszystkie przetwarzane przez KZP informacje (np. wnioski o pożyczkę, sprawozdanie finansowe).

Należy zaznaczyć, że dawna praktyka przekazywania sprawozdań finansowych, protokołów i uchwał zarządom organizacji związkowych w celach nadzorczych zgodnie z dzisiejszymi przepisami o związkach zawodowych, o KZP, RODO, o ochronie danych osobowych, bezpieczeństwa finansowego, gospodarczego i osobistego członków, ale także samorządnego charakteru funkcjonowania obu równorzędnych zrzeszeń, jest dziś niedopuszczalna. Może również stanowić złamanie przepisów w zakresie nieuprawnionego dostępu, nadmiernego przetwarzania danych skutkującego pojawieniem się roszczeń i pozwów. Związek zawodowy, odmiennie od pracodawcy, nie ma obowiązku być związany jakąkolwiek umową z KZP. Nawet jeśli zawarto umowę trójstronną, tylko określone osoby mogą mieć do niej wgląd. Osoba taka musi zostać formalnie wskazana przez uprawniony organ reprezentacyjny związku zawodowego, ale jeśli związków jest więcej, mają one obowiązek zawrzeć porozumienie wskazujące łącznego ich przedstawiciela. W przypadku braku konsensusu i niezawarcia porozumienia to związek zawodowy zrzeszający największą liczbę członków u pracodawców objętych daną MKZP lub u pracodawcy objętego KZP będzie uprawniony do wskazania spośród siebie jednoosobowej reprezentacji. Tą osobą nie może być nikt zaangażowany ani w obsługę KZP, ani nikt z zarządu KZP czy komisji rewizyjnej KZP.

Kompetencje kontrolne reprezentanta związków zawodowych są zrównane z prawami pozostałych członków kasy. Ma to skłonić organy KZP do zgodnego z prawem działania, bezpiecznego i przyjaznego dla zatrudnionych. Reprezentant związku może zatem badać m.in.:

• jawność uczestnictwa w KZP, jej statutu, organów, procesów członkowskich, pożyczkowych, zapomogowych oraz sprawozdawczych, poprawność nazwy, adresu;
• wydzielenie siedziby, zabezpieczenie dokumentów i danych osobowych (fizyczne, prawne, procesowe, organizacyjne, archiwalne);
• prawidłową realizację obowiązków pracodawcy wobec KZP, tj. zapewnienie wykwalifikowanej obsługi kasy;
• zawarcie poprawnej umowy o świadczeniu bezpłatnej pomocy pracodawcy;
• prawidłową realizację obowiązków organów KZP, np. dokumentowanie decyzji i procesów w uchwałach, kwartalne sprawozdania z kontroli, protokołowane zebrania;
• realizację obowiązku zorganizowania co najmniej raz w roku walnego zebrania członków lub delegatów, zatwierdzeniu sprawozdania, poprawnego korzystania z funduszy itd.;
• poprawne wykonanie procesów wyborczych zapisanych w statucie KZP – od rejestracji kandydatów na delegatów, przez wybory po odwołania członków organów;
• posiadania pełnej dokumentacji formalno-prawnej, np. polityki ochrony danych osobowych, rachunkowości;
• niekaralność osób wybranych do organów KZP.

Przekształcenia własnościowo-organizacyjne

Ostatnim istotnym obszarem wspomagania działania KZP są wszelkie przekształcenia własnościowo-organizacyjne. KZP ma bezwzględny obowiązek dostosowania swej struktury do struktury pracodawcy lub pracodawców, których obejmuje (art. 21 pkt 9 ustawy o KZP). Zatem przy każdej fuzji, podziale, zwolnieniach grupowych powiązanych z likwidacjami jednostek lub działów organizacje związkowe powinny zwrócić uwagę, czy pracodawca zapewnia pomoc w przekształceniu KZP lub MKZP. Jest to proces kosztowny, często wpływający na stabilność gospodarczą kasy, ponieważ może wiązać się np. z hurtową dyspozycją wypłaty depozytów zwalnianych pracowników lub postawieniem wielu umów pożyczki w stan natychmiastowej spłaty. Wszystkie te czynności wymagają fachowej wiedzy, zaplanowania i sfinansowania kosztów zmiany.

Ważne! Związki zawodowe, prowadząc czynne negocjacje lub wychodząc samodzielnie z inicjatywą przy wszystkich przekształceniach, powinny stanąć w obronie dalszego funkcjonowania KZP.

Powinny starać się w porozumieniach uzyskać odpowiednie zapisy gwarancyjne dla kas, a w przypadku ich niedochowania przez pracodawców – pomóc KZP lub samodzielnie sfinansować zmiany, a następnie wnieść o zwrot poniesionych nakładów, pozywając pracodawcę o zwrot kosztów. Działania na rzecz pracowników zrzeszonych w KZP stanowią dopełnienie praw pracowniczych. ©℗