Oświadczenia o liczbie osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie muszą składać do 31 marca każdego roku wszyscy przedsiębiorcy, którzy mają zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Dokument ten zawiera:

• oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych na 31 grudnia poprzedniego roku, bez względu na formę zatrudnienia – chodzi o całą załogę, łącznie z kierowcami (administracja, logistycy, handlowcy, mechanicy, kierowcy itd.),

• informację o średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych, bez względu na formę zatrudnienia, wykonujących operacje transportowe w roku poprzedzającym obowiązek złożenia informacji – te dane dotyczą wyłącznie kierowców.

Obowiązek złożenia oświadczenia przewiduje art. 7a ust. 8 pkt 1 i 2 ustawy o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1539 ze zm.).

Jak wyjaśnił Główny Inspektor Transportu Drogowego na stronie internetowej GITD w informacji nr 2/2025, przewoźnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą również muszą składać oświadczenia. Dla działalności, w których właściciel jest także kierowcą, właściciel uwzględnia siebie zarówno w pozycji dotyczącej osób zatrudnionych, jak i w średniej arytmetycznej kierowców.

Gdzie złożyć oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie?

Oświadczenie składa się do organu, który wydał przedsiębiorcy zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a więc do GITD lub do starosty. Dokument adresowany do GITD trzeba przesłać przez ePUAP, jeśli jednak adresatem ma być starostwo, jest też możliwość złożenia go w wersji papierowej. W tym przypadku należy pobrać wzór obowiązujący w danym urzędzie (w różnych starostwach mogą to być odmienne wzory).

Dane przesłane w oświadczeniach są gromadzone w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD). Obowiązek ich ewidencjonowania wynika z art. 82h ustawy o transporcie drogowym. Przepis ten został wprowadzony jako realizacja obowiązków przewidzianych w prawodawstwie unijnym (art. 16 ust. 2 pkt h rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1071/2009).

Te dane pierwotnie miały być uwzględniane przy obliczaniu, jak często przewoźnik popełnia poważne naruszenia przepisów o wykonywaniu przewozów drogowych. Jednak w 2022 r. przepisy zostały zmienione i teraz przy tych obliczeniach bierze się pod uwagę liczbę pojazdów używanych przez firmę, a nie liczbę kierowców.

Główny Inspektorat Transportu Drogowego na pytanie DGP, do czego w takim razie obecnie wykorzystuje się dane o liczbie kierowców, gromadzone w KREPTD, odpowiada ogólnie, że są one udostępniane na zapytania uprawnionych organów. Te organy to: starostowie, wojewódzkie inspektoraty transportu drogowego, policja, Straż Graniczna, urzędy celno-skarbowe, Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), zarządcy dróg, sądy, prokuratura oraz Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego. Ponieważ chodzi o dane o liczbie zatrudnionych, można się domyślać, że najczęściej są one wykorzystywane przez PIP i skarbówkę.

Jak obliczyć średnią arytmetyczną liczby zatrudnionych kierowców?

Wydawałoby się, że nic prostszego – wystarczy zsumować liczbę kierowców pracujących na rzecz firmy w poszczególnych miesiącach i podzielić przez 12. Przepisy nie wyjaśniają, jak ustalić liczbę kierowców pracujących w poszczególnych miesiącach, co może być problemem, szczególnie gdy w jakimś miesiącu do firmy zostali przyjęci nowi pracownicy. Przewoźnicy podają więc najczęściej łączną liczbę wszystkich kierowców, którzy pracowali w tym charakterze w danym miesiącu. Nie ma znaczenia, jak długo dany kierowca był zatrudniony w danym miesiącu ani jaki był wymiar jego zatrudnienia (mogło to być np. pół etatu).