W razie wypadku przy pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić m.in., że w przewidzianym w przepisach trybie zostaną ustalone okoliczności i przyczyny zdarzenia. Ustala je powołany przez pracodawcę zespół powypadkowy. Zespół ten:

  • podejmuje niezbędne czynności w celu zabezpieczenia miejsca zdarzenia, dokonuje jego oględzin,
  • zbiera informacje od świadków,
  • zasięga opinii lekarza,
  • dokonuje prawnej kwalifikacji wypadku zgodnie z ustawą o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (dalej: ustawa wypadkowa).

Wypadkiem przy pracy jest zdarzenie nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, mające związek z pracą i powodujące uraz lub śmierć. Wszystkie te czynniki muszą wystąpić łącznie, aby można było uznać zdarzenie za wypadek przy pracy.

Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku zespół sporządza – nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku – protokół powypadkowy. Jeśli dokument nie budzi zastrzeżeń, zatwierdza go pracodawca nie później niż w ciągu 5 dni.

Zakładowy protokół powypadkowy stwierdzający wypadek przy pracy jest podstawą do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. Jednym z nich jest zasiłek chorobowy wynoszący 100 proc. podstawy wymiaru. Zasiłek ten przysługuje od pierwszego dnia niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy.

Jednak z ustaleniami pracodawcy i jego zespołu nie zawsze zgadza się ZUS. Zakład może zakwestionować w czasie kontroli zdarzenie jako wypadek przy pracy, co dla pracodawcy oznacza określone konsekwencje, jeśli wypłacił pracownikowi zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego.

Zasiłek wypadkowy zamiast zwykłego chorobowego

W przypadku gdy zachodzą okoliczności, z powodu których ubezpieczony pracownik nie ma prawa do zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego, przysługują mu świadczenia z ubezpieczenia chorobowego na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). W takim przypadku poszkodowanemu przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego.

Ważne! Jeżeli pracownik podlega zarówno ubezpieczeniu wypadkowemu, jak i chorobowemu, a niezdolność do pracy jest spowodowana wypadkiem przy pracy i pracownik spełnia warunki do uzyskania świadczeń z obu ubezpieczeń, przysługują mu świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego.

Jeżeli jednak świadczenia wypadkowe nie przysługują, pracownik nabywa prawo do zasiłku z ubezpieczenia chorobowego z uwzględnieniem następujących, ogólnych zasad:

  • wypłaty najpierw wynagrodzenia za okres choroby, jeżeli pracownik nie wykorzystał jeszcze tego świadczenia przez okres 33 albo 14 dni w roku kalendarzowym (art. 92 kodeksu pracy);
  • zaliczenia tzw. okresu wyczekiwania, po którego upływie pracownik nabywa prawo do zasiłku chorobowego (art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej);
  • pozbawienia zasiłku chorobowego (a także wynagrodzenia chorobowego) za okres pierwszych 5 dni niezdolności do pracy, jeżeli niezdolność ta została spowodowana nadużyciem alkoholu;
  • wypłaty zasiłku w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru, chyba że u pracownika wystąpiły okoliczności, dzięki którym zachowuje prawo do zasiłku w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru (choroba w okresie ciąży, badania lekarskie dla dawców komórek, tkanek, narządów).

Jest świadczeniem wypłaconym bezpodstawnie, bo pracodawca w protokole np. błędnie ocenił okoliczności wypadku. Należy więc rozpatrzyć, co pracownikowi przysługuje zamiast pełnego zasiłku wypadkowego. Jeżeli pracownik nie wykorzystał jeszcze prawa do wynagrodzenia chorobowego, płatnego ze środków pracodawcy, to w przypadku dłuższej niezdolności za część zwolnienia lekarskiego może mu przysługiwać wynagrodzenie chorobowe, a za pozostały okres, począwszy od 34. (15.) dnia choroby – zasiłek.

Korekta dokumentów rozliczeniowych

Po zamianie zasiłku wypadkowego na wynagrodzenie chorobowe i zwykły zasiłek chorobowy należy skorygować dokumenty do ZUS:

  • w raporcie korygującym ZUS RSA za błędnie rozliczony miesiąc należy zmienić kod świadczenia/przerwy z 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego) na 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy) i 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego).
  • w raporcie korygującym ZUS RCA trzeba wykazać kwotę wynagrodzenia chorobowego jako podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwotę tej składki.

Zaległość składkowa

Jeśli pracownik otrzymał 100-proc. zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego zaliczony w deklaracji ZUS DRA w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, zamiast 80-proc. wynagrodzenia chorobowego i 80-proc. zasiłku z ubezpieczenia chorobowego, w wyniku sporządzenia korekt powstanie niedopłata zarówno w składce na ubezpieczenie zdrowotne, jak i w składkach na ubezpieczenia społeczne. Płatnik składek powinien więc zapłacić zaległość wraz z odsetkami za zwłokę (chyba że nie przekraczają 1 proc. kwoty wynagrodzenia minimalnego), gdyż rozliczeniu w poczet składek społecznych nie podlegają zasiłki wypłacone bezpodstawnie. Jeżeli zasiłek dla pracownika został mu wypłacony przez płatnika składek:

  • mimo braku uprawnień lub
  • w zawyżonej wysokości (np. naliczony od wyższej niż należna podstawy wymiaru czy według wyższej normy procentowej)

i ubezpieczonego nie pouczono o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczenia lub na jego wysokość, to wypłacona przez płatnika składek kwota świadczenia jest bezpodstawna.

Natomiast składkę zdrowotną pracownik winien zwrócić pracodawcy, gdyż finansuje ją w całości ubezpieczony. [przykład]

przykład

Protokół powypadkowy zawiera uchybienia

Pracownik od 6 do 31 października 2024 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Za 26 dni pracodawca wypłacił 100-proc. zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, gdyż niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem, który zdarzył się w pracy. Z protokołu powypadkowego wynikało, że był to wypadek przy pracy. Jednak ostatnio po kontroli ZUS okazało się, że protokół zawiera uchybienia (brak kilku danych) i zakład zakwestionował wypłatę zasiłku wypadkowego.

W przedstawionej sytuacji należy skorygować dokumenty do ZUS oraz ustalić na nowo, jakie świadczenie przysługiwało z tego tytułu – wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek 80-proc. Przyjmujemy, że pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie chorobowe za 23 dni, a za 3 dni zasiłek z ubezpieczenia chorobowego. Podstawa wymiaru świadczeń wynosi 4314,50 zł, już po odliczeniu 13,71 proc. z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez ubezpieczonego (wynagrodzenie zasadnicze brutto – 5000 zł).

Za październik 2024 r. pracownik otrzymał zasiłek wypadkowy w wysokości 3739,32 zł, co wynika z wyliczenia:

4314,50 zł : 30 = 143,82 zł; 143,82 zł x 26 dni = 3739,32 zł

Za przepracowaną część miesiąca powinien otrzymać 666,58 zł:

5000 zł : 30 = 166,67 zł

166,67 x 26 dni = 4333,42 zł

5000 zł – 4333,42 zł = 666,58 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne za październik wyniosła:

(666,58 zł – 13,71 proc.) x 9 proc. = 51,77 zł

Pracodawca jako płatnik zasiłku zaliczył w ciężar składek społecznych wypłaconą kwotę zasiłku 3739,32 zł, tym samym zmniejszając bieżące zobowiązanie wobec ZUS.

W ramach korekty płatnik naliczył:

  • wynagrodzenie chorobowe za 23 dni: 143,82 zł (dniówka zasiłku) x 80 proc. = 115,06 zł 115,06 zł x 23 dni = 2646,38 zł
  • zasiłek chorobowy 80 proc. za 3 dni: 115,06 zł x 3 dni = 345,18 zł

Wynagrodzenie chorobowe podlega składce zdrowotnej, dlatego zamiast 51,77 zł powinna ona wynieść 289,94 zł:

[(666,58 zł – 13,71 proc.) + 2646,38 zł] x 9 proc. = 289,94 zł

W wyniku przeliczeń powstała:

  • niedopłata składek społecznych: 3394,14 zł (3739,32 zł – 345,18 zł),
  • niedopłata składki zdrowotnej: 238,17 zł (289,94 zł – 51,77 zł). ©℗

Jakie dokumenty

W sprawie opisywanej w przykładzie pracodawca musi za październik 2024 r. złożyć w ZUS następujące dokumenty korygujące:

  • raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331 i kwotą wynagrodzenia chorobowego – 2646,38 zł oraz z kodem 313 i kwotą zasiłku z ubezpieczenia chorobowego 345,18 zł;
  • raport ZUS RCA z kodem pracowniczym 011000 i podstawą wymiaru składki zdrowotnej stanowiącej sumę wynagrodzenia za pracę (po odliczeniu części 13,71 proc.) i wynagrodzenia chorobowego, oraz kwotą składki – 289,94 zł;
  • deklarację ZUS DRA – płatnik ma prawo rozliczyć w ciężar składek społecznych jedynie kwotę zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego, czyli kwotę 345,18 zł, a nie 3739,32 zł.

Różnica między odliczeniami, tj. 3394,14 zł, stanowi zaległość w składkach społecznych.

Załóżmy, że w marcu 2025 r. pracownik zwróci niedopłaconą składkę zdrowotną, którą pracodawca musiał zapłacić po skorygowaniu dokumentów ZUS w wysokości 238,17 zł. Jednak taki zwrot nie wywoła żadnego skutku w zakresie podatku dochodowego. Jeśli z kolei pracownik zwróci nadpłatę z tytułu zawyżonego świadczenia chorobowego w wysokości 747,76 zł (różnica między pobranym zasiłkiem wypadkowym a należnym wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem 80 proc.: 3739,32 zł – (2646,38 zł + 345,18 zł), to będzie miał prawo do odliczenia tej kwoty od dochodu z tytułu bieżącego wynagrodzenia.

Lista płac

W opisanej w przykładzie sytuacji lista płac za marzec 2025 r. powinna wyglądać następująco:

  • składka zdrowotna: 388,31 zł

5000 zł – 13,71 proc. = 4314,50 zł

4314,50 zł x 9 proc. = 388,31 zł

  • podstawa opodatkowania: 3317 zł (po zaokrągleniu)

4314,50 zł – 250 zł – 747,76 zł = 3316,74 zł

  • zaliczka na podatek: 98 zł (po zaokrągleniu)

(3317 zł x 12 proc.) – 300 zł = 98,04 zł

Do wypłaty:

4314,50 zł – 388,31 zł – 98 zł – 238,17 zł = 3590,02 zł

W analizowanej sytuacji kwotę 747,76 zł pracownik przekazał bezpośrednio na konto pracodawcy. Wyraził on pisemną zgodę na dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia niedopłaconej składki zdrowotnej, natomiast ze względu na zachowanie kwoty wolnej nadwyżka zasiłku musiała być zwrócona już po dokonaniu wypłaty. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

• art. 91, art. 234 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)

• art. 20, art. 26 ust. 1 pkt 5, art. 32, art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163)

• art. 3 ust. 3, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8, art. 9 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 257)

• art. 4 ust. 1 pkt 1, art. 11 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780; Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)

• art. 23 ust. 1, ust. 1a, art. 46 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 497; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1615)

• rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2032)