Jak rozliczyć dodatkową pracę niepełnoetatowca zatrudnionego w systemie równoważnym?

Nasz pracownik pracuje na trzy czwarte etatu w systemie równoważnym w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Praca planowana jest w wymiarach dziennych zwykle od 6 do 12 godzin. W umowie o pracę określiliśmy, że dodatek za pracę nadliczbową przysługuje mu po przekroczeniu średnio 38 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym.

W grudniu 2024 r. pracownik dwukrotnie pracował w inny sposób niż rozkładowo (każdorazowo na polecenie przełożonego), tj.:

• 4 grudnia zamiast planowanej pracy w godz. 10–18 pracował w godz. 10–20,
• 5 grudnia zamiast dnia wolnego zaplanowanego na ten dzień pracował od godz. 11 do 18.

Czy w tej sytuacji powstały nadgodziny, skoro pracownik nie wypracuje średniej tygodniowej liczby godzin w grudniu? Do końca miesiąca raczej nie będziemy mu zlecać dodatkowej pracy.

W opisanej sytuacji powstaną dwie godziny nadliczbowe dobowe. Praca w drugim ze wskazanych dni nie będzie stanowiła pracy nadliczbowej, ale pracownikowi należy się za nią wynagrodzenie.

Praca w niepełnym wymiarze to praca w pewnej części pełnego wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Skoro pracodawca stosuje miesięczne okresy rozliczeniowe, to harmonogram czasu pracy będzie obejmować pełny okres rozliczeniowy i nie może być tworzony na krócej niż miesiąc (art. 129 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Pełny wymiar czasu w grudniu wynosi 160 godzin, a zatem prawidłowo zaplanowana liczba godzin pracy dla osoby zatrudnionej na trzy czwarte etatu to 120 godzin. Określenie w grafiku na grudzień większej liczby godzin do przepracowania byłoby sprzeczne z zawartą umową o pracę.

Ponad wymiar

W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy strony stosunku pracy powinny ustalić w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad ustalony w tej umowie wymiar czasu pracy pracownika, których przekroczenie uprawnia go do dodatku do wynagrodzenia równego dodatkowi za godziny nadliczbowe. Można zrobić to na kilka sposobów, uzależnionych w dużej mierze od stosowanych rozkładów czasu pracy dla danej osoby. Państwowa Inspekcja Pracy w swoich wyjaśnieniach (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 21 kwietnia 2011 r., sygn. GPP-501-4560-6-1/11/PE/RP) podkreśla, że pułap godzin, którego przekroczenie powoduje obowiązek naliczenia dodatkowego wynagrodzenia, może zostać określony w różny sposób, np. poprzez odniesienie do części etatu, wskazanie konkretnej liczby godzin. Limit może dotyczyć wymiaru czasu pracy ustalonego na okres rozliczeniowy, a także wymiaru pracy w konkretnych dniach lub tygodniach.

Nie ustalamy tutaj momentu, w którym powstaje praca nadliczbowa. Tak wynika z definicji nadgodzin zawartej w art. 151 par. 1 k.p. Zgodnie z nią pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Normy czasu pracy wynoszą zaś 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 k.p.). Praca ponad wymiar czasu pracy niepełnoetatowca nie zawsze musi oznaczać pracę nadliczbową, a nawet można powiedzieć, że w większości przypadków nie będzie jej stanowić. Zwykle będzie to praca ponad wymiar, za którą przysługuje wynagrodzenie, tak jak za każdą pracę świadczoną przez pracownika. Jest to praca dodatkowa, a zatem należy naliczyć wynagrodzenie ponad wynagrodzenie stałe miesięczne ustalone w umowie.

Do powstania nadgodzin dojdzie dopiero wtedy, gdy pracownik:

1) przekroczy normę dobową w dniu, w którym miał zaplanowaną pracę krótszą lub równą 8 godzinom;

2) przekroczy zaplanowany w harmonogramie na dany dzień wydłużony ponad 8 godzin wymiar czasu pracy;

3) przekroczy w okresie rozliczeniowym przeciętnie 40 godzin na tydzień, które to przekroczenie nie zostało zakwalifikowane już wcześniej jako nadgodziny dobowe (pkt 1 lub 2).

Więcej dni wolnych

W opisywanej powyżej sytuacji pracownik zgodnie z poleceniem służbowym przepracował dodatkowo:

• 2 godziny ponad zaplanowane 8 godzin na 4 grudnia,
• 7 godzin w dniu wolnym od pracy (5 grudnia).

W pierwszym przypadku powstaną dwie godziny nadliczbowe w związku z przekroczeniem normy dobowej czasu pracy. Przysługuje za nie rekompensata przypisana do nadgodzin (wynagrodzenie oraz 50-procentowy dodatek albo czas wolny na wniosek lub bez wniosku pracownika).

W drugim przypadku nie powstaną nadgodziny. Nie doszło bowiem do przekroczenia normy dobowej, a te dodatkowe 7 godzin nie doprowadzi do przekroczenia normy średniotygodniowej w okresie rozliczeniowym (pracownik łącznie z nimi wypracuje poniżej pełnego wymiaru czasu pracy).

Z pytania wynika, że pracownik w okresie rozliczeniowym ma planowaną większą liczbę dni wolnych od pracy niż minimalna (ta zaś wynika z liczby niedziel i świat przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy). Jest to związane z tym, że pracodawca planuje dzienną pracę od 6 do 12 godzin. W związku zaś z tym praca w zaplanowanym dniu wolnym nie będzie się wiązać z koniecznością udzielenia innego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym, bo nie naruszy zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. ©℗