Ustawa o ochronie sygnalistów. To ostatni dzwonek na procedurę zgłoszeń wewnętrznych

Zgodnie z art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: ustawa) przepisy zobowiązujące podmiot prawny do posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych stosuje się do tego podmiotu, na którego rzecz wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca. Wobec tego, że ustawa weszła w życie 25 września 2024 r., pojawiły się wątpliwości, od kiedy konieczne jest implementowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych. W trakcie dyskusji na ten temat wyłoniły się trzy główne koncepcje.

▶ Pierwsza: procedury zgłoszeń wewnętrznych powinny być gotowe do implementacji już 25 września, a więc w dniu wejścia w życie ustawy. Ustawa została ogłoszona w czerwcu, a więc podmioty prawne powinny dokonać weryfikacji stanu zatrudnienia na 1 lipca i w konsekwencji, w razie spełnienia warunków ustawowych, 25 września mieć już procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

▶ Druga: opiera się na art. 24 ustawy, w myśl którego procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zostać skonsultowana z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa) albo z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym (jeżeli w podmiocie prawnym nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa). Konsultacje powinny posiadać podstawę do ich przeprowadzenia, którą jest właśnie wskazany art. 24 ustawy. Wobec tego, że weszła ona w życie 25 września, dopiero od tej daty możliwe jest skuteczne przeprowadzenie konsultacji ze stroną społeczną. Był to też argument podnoszony czasem przez związki zawodowe. Dotyczyło to oczywiście jedynie podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu z 1 lipca 2024 r. wykonywało pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

▶ Trzecia: zakłada, że skoro ustawa weszła w życie we wrześniu, to podmioty prawne nie były zobowiązane do weryfikacji stanu osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową w lipcu 2024 r. Oznaczałoby to, że najbliższa weryfikacja odbędzie się 1 stycznia 2025 r. i to wtedy podmioty prawne, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, będą zobowiązane do posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Co należy zrobić

W związku z tym, że 1 stycznia nieubłaganie się zbliża, to niezależnie od przyjętej koncepcji podmiot prawny spełniający wspomniany wcześniej warunek zatrudnienia będzie zobowiązany do stosowania rozdziału 3 ustawy dotyczącego zgłoszeń wewnętrznych.

Implementacja procedury zgłoszeń wewnętrznych nie jest procesem, który podmiot prawny jest w stanie przeprowadzić w kilka dni. Konieczne są przede wszystkim prawidłowe zaplanowanie procesu obsługi zgłoszeń, wybór kanałów, które spełnią swoje zadania w realiach danego podmiotu, a także wybranie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. Procedura musi także zostać skonsultowana, a konsultacje mają trwać od 5 do 10 dni. Podmioty prawne, w których nie funkcjonują organizacje związkowe, powinny wyłonić przedstawicieli osób świadczących pracę, po to aby sprawnie rozpocząć proces konsultacji.

Nie jest do końca jasne, czy spełnienie warunku liczebności na 1 stycznia 2025 r. zobowiązuje podmiot prawny do posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych już od tej daty. W dalszym ciągu można twierdzić, że dopiero od 1 stycznia 2025 r. aktualizuje się możliwość przeprowadzenia skutecznych konsultacji, ewentualnie termin ten może zostać więc przedłużony o 10 dni. Nie zmienia to oczywiście tego, że prace nad procedurą zgłoszeń wewnętrznych zawierającą wszystkie elementy ustawowe powinny już się rozpocząć.

Podsumowanie

Niezależnie od przyjętej koncepcji dotyczącej daty obowiązku posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych w związku z końcem 2024 r. podjęcie stosownych działań jest konieczne. W szczególności zainteresowane tym powinny być osoby odpowiedzialne w podmiocie prawnym za ustanowienie takiej procedury , gdyż jej brak lub przyjęcie z istotnymi naruszeniami może skutkować karą grzywny.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być wdrożona w sposób przemyślany. Z praktyki wiadomo, że łatwiej zarządzać zgłoszeniami wewnętrznymi w podmiotach prawnych decydujących się na otwartą komunikację dotyczącą ochrony sygnalistów, polegającą na np. na szerokiej kampanii informacyjnej. Podmioty takie zapoznają zatrudnionych np. z wyciągiem najważniejszych przepisów albo przeprowadzają szkolenia w zakresie korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.