Procedura zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów musi być skonsultowana. Ale z kim?

Niezwłocznie po 25 września wszystkie podmioty podlegające pod przepisy u.o.s. powinny przekazać stronie społecznej gotowe projekty procedur zgłoszeń wewnętrznych do konsultacji i zamknąć je w terminie 10 dni, a następnie ogłosić procedurę wszystkim wykonującym pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu. Procedura wejdzie w życie po 7 dniach od jej ogłoszenia.

Gdy działają organizacje?

W największych podmiotach, w których działają organizacje związkowe, konsultacja jest najprostsza, gdyż nie trzeba podejmować żadnych dodatkowych czynności związanych z wyborem przedstawicieli reprezentujących różne formy zatrudnienia. Dlaczego tak jest? Otóż, zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych prawo tworzenia i wstępowania do związków zawodowych przysługuje osobom wykonującym pracę zarobkową, czyli pracownikom oraz osobom świadczącym pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Mówiąc prościej, związek zawodowy reprezentuje lub może reprezentować wszystkie grupy zatrudnionych, jest więc jedyną stroną konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych.

W u.o.s. nie ma przy tym żadnych warunków co do reprezentatywności organizacji związkowych ani odesłania do stosowania w tym zakresie przepisów ustawy o związkach zawodowych, a więc konsultacje powinny się odbyć ze wszystkimi organizacjami związkowymi, jakie działają u pracodawcy.

przykład 1

przykład 2

przykład 3

przykład 4

W u.o.s. nie ma więcej szczegółów na temat przebiegu procesu konsultacji, a więc może to być jedno spotkanie ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy, w trakcie którego przedstawią one swoje uwagi do projektu procedury, z którym miały się wcześniej możliwość zapoznać. Konsultacje mogą polegać także na odbyciu odrębnych spotkań z każdą z organizacji czy wreszcie na zebraniu pisemnych stanowisk związków na temat przesłanego do nich projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Bez względu na przebieg procesu konsultacji należy je udokumentować, aby nie ponosić ryzyka wadliwego wdrożenia procedury.

Gdy nie ma związków

Znacznie bardziej skomplikowana jest sytuacja w firmach, w których nie działają organizacje związkowe. W tym przypadku u.o.s. wymaga konsultacji nie z przedstawicielami pracowników, ale z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy czy raczej podmiotu prawnego w rozumieniu u.o.s. Oznacza to, że trzeba mieć przedstawicieli także dla osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych i B2B, co jest największym wyzwaniem w praktyce, jeśli firma korzysta z innych form zatrudnienia niż stosunek pracy.

Najłatwiejsza sytuacja będzie wtedy, gdy pracodawca zatrudnia tylko pracowników i zostali już wybrani przedstawiciele załogi, nawet w innych celach, ale na określoną kadencję, która nadal trwa.

Jeśli jednak pracodawca wybrał przedstawicieli pracowników tylko na potrzeby jednego procesu, np. konsultacji związanych z wdrożeniem pracy zdalnej lub wdrożeniem pracowniczych programów kapitałowych, to teraz musi wybrać nowych przedstawicieli. W takim przypadku nowe wybory mogą objąć wszystkie formy zatrudnienia jednocześnie, nie trzeba bowiem odrębnie wybierać przedstawicieli dla różnych grup osób świadczących pracę zarobkową.

Z u.o.s. nie wynika, że w gronie przedstawicieli ma być reprezentowana każda forma zatrudnienia, chodzi jedynie o to, że wszystkie osoby zatrudnione mają prawo do głosowania, czyli czynne prawo wyborcze. Nie jest więc wykluczone, że przedstawicielami ogółu zatrudnionych będzie np. troje pracowników, których wybiorą także osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy.

Jeśli zatem w danym podmiocie prawnym nie ma stałych przedstawicieli pracowników, to warto teraz zorganizować jedne wybory wśród wszystkich zatrudnionych bez względu na podstawę prawną zatrudnienia i wybrać przedstawicieli dla ogółu załogi.

Większe komplikacje dotyczą podmiotów, w których są wybrani stali przedstawiciele pracowników, ale poza pracownikami pracę świadczą również osoby zatrudnione na innej podstawie prawnej. W takim przypadku jest kilka praktycznych możliwości:

• wybór nowych przedstawicieli całej załogi przez jedno głosowanie wszystkich świadczących pracę na rzecz danego podmiotu prawnego,
• wybór odrębnych przedstawicieli osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy i konsultacja procedury z dwoma gremiami przedstawicieli,
• uzyskanie zgody od osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy na reprezentowanie ich praw przez dotychczasowych przedstawicieli pracowników.

W małym podmiocie

Część podmiotów musi wprowadzić procedury zgłoszeń wewnętrznych bez względu na liczbę osób zatrudnionych, co dotyczy np. podmiotów prawnych, które obowiązują regulacje AML (o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy) ‒ choćby biura rachunkowe. W takich przypadkach często nie ma żadnych przedstawicieli załogi, bo podmioty takie zatrudniają kilka osób, i to licząc z osobami zatrudnionymi na podstawie umów prawa cywilnego. Nawet w przypadku tak małych podmiotów u.o.s. nie wyłącza obowiązku konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale w tych podmiotach prostsze wydaje się skonsultowanie dokumentu po prostu na spotkaniu ze wszystkimi zatrudnionymi. Więcej czasu zabrałoby bowiem wybieranie przedstawicieli osób zatrudnionych i spotykanie się tylko z nimi.

Bez pracowników

Ustawa posługuje się określeniem „podmiot prawny”. Chodzi o podmiot prywatny lub podmiot publiczny, a podmiotem prywatnym jest nie tylko pracodawca, lecz także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (art. 2 pkt 10 i 11 u.o.s.). Zatem również podmioty niemające statusu pracodawcy muszą skonsultować projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych z przedstawicielami osób, z których pracy korzystają.

Zagrożenie grzywną

Zgodnie z art. 58 u.o.s. wykroczenie popełnia ten, kto będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów. Za takie wykroczenie grozi kara grzywny do 5000 zł. Wydaje się, że istotnym naruszeniem wymogów ustawowych byłoby nieskonsultowanie procedury z właściwym gremium reprezentującym załogę albo skonsultowanie jej jedynie z przedstawicielami pracowników i pominięcie reprezentacji innych grup zatrudnionych. Brak konsultacji będzie więc groził odpowiedzialnością wykroczeniową. ©℗