Pracodawca powinien monitorować na bieżąco, czy pracownicy wykorzystują urlopy

W naszej firmie nie tworzymy planów urlopów, a terminy wypoczynku ustalamy z pracownikami na bieżąco. W praktyce pracownicy składają wnioski, które przełożeni akceptują lub nie. Kończy się sierpień, a my zauważyliśmy, że wielu pracowników nie składa w ogóle takich wniosków albo składa je na małą część przysługującego im urlopu. Czy w takich przypadkach możemy narzucić terminy urlopów? Nie chcielibyśmy doprowadzić do sytuacji, w której doszłoby do kumulacji urlopów w kolejnym roku lub konieczności wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z ustalanym przez pracodawcę planem urlopów (art. 163 par. 1 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Przy ich tworzeniu powinien brać on pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Zasadniczo nie jest konieczne zawieranie porozumień z pracownikami przy tworzeniu planu. Terminy wskazane przez pracowników nie wiążą także pracodawcy. Plan urlopów ustala bowiem on sam, jedynie biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Po rezygnacji z tworzenia planów urlopowych terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 par. 11 k.p). W tej sytuacji odpowiednie zastosowanie ma także art. 163 par. 1 zdanie drugie i trzecie k.p., zgodnie z którymi „plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy”. Określenie „po porozumieniu” pociąga za sobą pewne wątpliwości interpretacyjne. W przypadku tworzenia planów urlopowych ostateczna decyzja dotycząca konkretnych terminów urlopów należy do pracodawcy. Może on określić okresy korzystania z urlopów nie tylko takie, o jakie wnioskowali pracownicy. Decydujące znacznie ma bowiem ocena wpływu nieobecności poszczególnych osób na prawidłowe funkcjonowanie zakładu pracy.

Skoro art. 163 par. 11 k.p. odsyła do regulacji dotyczącej planów urlopowych, skłaniać się można do uznania, że po obowiązkowej próbie dojścia do porozumienia pracodawca ma jednak możliwość wyznaczenia jednostronnie terminu urlopu.

Pracodawca powinien zatem dążyć do ustalenia terminu wypoczynku z pracownikiem. Pominięcie tego i wskazanie konkretnych dat wykorzystywania urlopów może z całą pewnością zostać zakwestionowane jako niezgodne z przepisami, pracownik zaś nie będzie zobligowany do wykorzystania urlopu we wskazanych w ten sposób terminach. Jeżeli jednak mimo podejmowanych prób nie uda się uzgodnić terminu, to pracodawca ostatecznie sam go ustala, biorąc pod uwagę na równi dwie kwestie: wnioski pracowników (nie będąc nimi związany) oraz konieczność zachowania normalnego toku pracy. ©℗