Uchybienia formalne nie pozwolą pracodawcy na uzyskanie odszkodowania za mienie powierzone

Podpisałam umowę o współodpowiedzialności materialnej za mienie powierzone. Pierwsza inwentaryzacja została przeprowadzona dopiero po kilku miesiącach i wykazała drobne niedobory, którymi zostałam obciążona. Po jakimś czasie rozwiązałam umowę o pracę, a pracodawca przeprowadził inwentaryzację dopiero po kilku tygodniach od mojego odejścia. O jej terminie poinformował mnie dzień wcześniej, więc nie mogłam w niej uczestniczyć. Były pracodawca żąda teraz ode mnie zapłaty odszkodowania za mienie powierzone. Co powinnam w tej sytuacji zrobić?

Zasady odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone zostały określone w kodeksie pracy (dalej: k.p.) oraz rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (dalej: rozporządzenie).

Zgodnie z art. 124 k.p. pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w innym mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Od tej odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności gdy pracodawca nie zapewnił warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Z art. 125 k.p. wynika natomiast, że podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na uchwałę Sądu Najwyższego z 18 kwietnia 1988 r., sygn. akt III PZP 62/87. Sąd uznał, że nieważna jest umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie zakładu pracy powierzone im łącznie, jeżeli nie została zawarta na piśmie. Nie jest możliwe zawarcie tego rodzaju umowy np. ustnie.

Ponadto pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednak w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.

Umowa tylko na piśmie

Wspomniane rozporządzenie uszczegóławia te zasady. Z par. 2 wynika, że pracownicy mogą przyjąć na podstawie pisemnej umowy zawartej z pracodawcą wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane powstaniem niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie przekracza:

• przy pracy na jedną zmianę ‒ 8 osób,
• przy pracy na dwie zmiany ‒ 12 osób,
• przy pracy na trzy zmiany ‒ 16 osób.

Z kolei w zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, jeżeli ich liczba w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 24 osób na jedną zmianę. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej może być zawarta, jeżeli na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej wyrażą zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia.

Podsumowując, można stwierdzić, że pracownik będzie odpowiedzialny za powierzone mienie, jeśli zostały spełnione następujące warunki:

• zawarł umowę o współodpowiedzialności materialnej na piśmie,
• udokumentował powierzenie (do zwrotu lub wyliczenia się) mienia w okolicznościach umożliwiających pracownikowi zgłaszanie zarzutów w toku inwentaryzacji,
• powstała szkoda w powierzonym pracownikowi mieniu,
• ponosi winę związaną przyczynowo z powstaniem tej szkody.

Mimo, wydawałoby się, dość jasno sprecyzowanych warunków odpowiedzialności, niejednokrotnie pracodawcy żądają od pracowników odszkodowania niezasadnie. W praktyce najczęściej pracownicy kwestionują te żądania z następujących powodów:

• nie brali udziału w inwentaryzacji,
• pracodawca nie przeprowadził inwentaryzacji po zakończeniu stosunku pracy przez danego pracownika (zmienił się skład grupy współodpowiedzialnej za mienie, a nie zawarto umowy o odpowiedzialności),
• pracodawca nie przeprowadził inwentaryzacji wstępnej (zerowej).

Przyjrzyjmy się, jakie stanowisko w tego rodzaju sprawach zajmują sądy.

Wyroki na korzyść pracowników

W przypadku pierwszej grupy okoliczności podnoszonych przez pracowników pociągniętych do odpowiedzialności warto zwrócić uwagę na wyrok Sądu Rejonowego w Inowrocławiu z 5 listopada 2015 r., sygn. akt IV P-Pm 153/15. Pracodawca obciążył pracownika niedoborem (wraz z innymi pracownikami), przedkładając spis z natury sporządzony 3 grudnia 2013 r. Współobciążony pracownik zakończył jednak pracę u tego pracodawcy 30 listopada 2013 r., dlatego nie uczestniczył w spisie. Sąd zwolnił pracownika z odpowiedzialności za mienie, ponieważ pracodawca nie dopełnił wymogów związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji, bo nie zawiadomił o niej byłego pracownika.

Z par. 22‒23 rozporządzenia wynika, że w razie braku możliwości wzięcia udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji. Jeżeli pracownik nie bierze udziału w przeprowadzaniu inwentaryzacji ani też nie wskaże innej osoby, to pracodawca musi przeprowadzić inwentaryzację przez komisję złożoną co najmniej z trzech osób. Przepisy te wymagają od pracodawcy, aby umożliwił uczestnictwo w inwentaryzacji także byłemu pracownikowi, a ten również może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy w zastępstwie weźmie w niej udział.

W rozpatrywanej sprawie inowrocławski sąd ostatecznie uznał, że ponieważ inwentaryzacja została przeprowadzona bez udziału i zawiadomienia pozwanej (byłej pracownicy), nie może ona ponosić skutków finansowych niedoboru.

Kolejną okolicznością, na którą powołują się pracownicy obciążeni odpowiedzialnością za niedobór, jest przeprowadzenie inwentaryzacji zbyt późno. Jedną z takich spraw rozpatrywał Sąd Rejonowy dla Warszawy-Śródmieścia w Warszawie i rozstrzygnął ją wyrokiem z 20 lutego 2015 r., sygn. akt VIII P 252/14. W tym przypadku pracodawca rozwiązał umowę o pracę z pracownikiem związanym umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej, a inwentaryzację przeprowadził niemal dwa miesiące później. Wykazała ona niedobory. Odpowiedzialnością zostali obciążeni pozostali pracownicy. Także w tej sytuacji sąd nie uznał roszczeń powoda, tj. pracodawcy domagającego się zapłaty od pracowników.

Sąd zwrócił uwagę na par. 5 rozporządzenia, zgodnie z którym każda zmiana w składzie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną wymaga zawarcia nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Podkreślił także znaczenie par. 19 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którym w razie wypowiedzenia przez jedną ze stron umowy o pracę z pracownikiem ponoszącym wspólną odpowiedzialność materialną zakończenie inwentaryzacji powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Sąd uznał, że skoro pracodawca nie przeprowadził inwentaryzacji w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z pracownikiem związanym umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej, umowa ta została uchylona z dniem rozwiązania stosunku pracy z jednym z pracowników nią objętych. Sąd powołał się na wyrok Sądu Najwyższego z 12 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 551/02. SN stwierdził, że niezawarcie nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w razie zmiany składu pracowników objętych taką umową uchyla wspólną odpowiedzialność za powierzone im mienie.

Okolicznością sporną często bywa również to, że pracodawca nie jest w stanie wykazać, że powierzył mienie na podstawie inwentaryzacji (wstępnej), w której pracownik brał udział, i nie jest w stanie udowodnić, w jakiej ilości i jakie mienie zostało pracownikowi faktycznie powierzone. Taki spór rozstrzygał Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie, wydając wyrok z 26 września 2022 r., sygn. akt IX P 746/20. W tej sytuacji również powództwo pracodawcy zostało oddalone.

Sąd zwrócił uwagę na par. 8 rozporządzenia, z którego wynika, że warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności materialnej jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością, na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem lub z udziałem osób przez nich wskazanych. Chodzi tutaj o tzw. inwentaryzację wstępną (zerową), a nie o inwentaryzację końcową (zdawczą). W tym miejscu szczeciński sąd powołał się na wyrok SN z 5 września 1986 r., sygn. akt IV PR 254/86. SN uznał, że dla powstania odpowiedzialności wspólnej pracowników konieczne jest, aby powierzenie im mienia nastąpiło w sposób prawidłowy. Prawidłowe powierzenie mienia to takie, które dla przejmującego ustala stan zerowy (punkt wyjścia). W praktyce jedynym sposobem realizacji tego obowiązku jest przeprowadzenie wstępnej (zerowej) inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej, polegającej na spisie składników towaru i oddaniu ich pod nadzór pracownika.

W toku postępowania prowadzonego przez szczeciński sąd nie przedłożono spisu z inwentaryzacji wstępnej, a pracownik zaprzeczył, aby taki spis został mu przedstawiony. Zdaniem sądu nie jest zatem oczywiste, czego konkretnie dotyczyć miało powierzenie, które w praktyce z reguły jednak odnosi się do pieniędzy, rzeczy wartościowych i rzeczy użytkowanych osobiście. Pracodawca nie wykazał, by w okresie, w którym pracownik zajmował stanowisko magazyniera, doszło do faktycznego, powierzenia mu mienia w oznaczonej ilości. Nie wykazał również, jakie konkretnie mienie i jakiej wartości było w tamtym czasie powierzone pracownikowi, a dowodem takim nie jest jedynie sama umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie powierzone.

Sąd finalnie uznał, że pracodawca powinien wykazać, jakie konkretnie mienie i w jakiej ilości zostało pozwanemu powierzone poprzez złożenie protokołu inwentaryzacji wstępnej (zerowej), co pozwoliłoby ocenić braki w mieniu powierzonym. Nie znając zakresu i wartości mienia powierzonego wcześniej pracownikowi, nie sposób ocenić braków w tym mieniu.

Pracodawca dopuścił się uchybień, podwładny nie zapłaci

Przeszkodą pracodawcy do uzyskania od pracownika odszkodowania za mienie powierzone mogą się stać m.in. następujące uchybienia:

• pozbawienie pracownika udziału w inwentaryzacji po zakończeniu stosunku pracy,
• niezawarcie nowych umów, gdy dojdzie do zmiany w składzie osobowym pracowników współodpowiedzialnych materialnie za mienie powierzone,
• brak udokumentowania stanu początkowego, na podstawie którego powierzono mienie pracownikowi.

W opisywanej w pytaniu sytuacji zwraca uwagę przede wszystkim to, że inwentaryzacja końcowa była przeprowadzona po kilku tygodniach od zakończenia pracy przez pracownika, oraz to, że został o niej poinformowany zaledwie na jeden dzień przed, co można uznać za uniemożliwienie udziału. To zaś prowadzi do wniosku, że sąd raczej nie przychyli się do żądań pracodawcy. Wszelkie niedociągnięcia ze strony pracodawcy w praktyce mogą pozbawić go szans na skuteczne domaganie się odszkodowania na drodze sądowej.

Jeśli pracodawca na drogę sądową jeszcze nie wystąpił, to były pracownik nie musi podejmować żadnych działań. Dopiero gdyby pracodawca wniósł pozew do sądu, były pracownik powinien w odpowiedzi na pozew wskazać powyższe okoliczności. ©℗