Rodzice nie mają pierwszeństwa wyboru 
terminu urlopu w czasie wakacji

Pracodawca nie może przyjąć, że w lipcu i sierpniu udziela wolnego przede wszystkim rodzicom
dzieci w wieku szkolnym. Kodeks pracy nie daje im bowiem przywilejów w tym zakresie. Taka
polityka byłaby zatem nierównym traktowaniem w zatrudnieniu.

Lipiec i sierpień to miesiące, które tradycyjnie pracownicy najchętniej przeznaczają na odpoczynek i wakacyjne wyjazdy. Dla pracodawców to z kolei okres wzmożonych starań, by pogodzić nieobecności pracowników z możliwie niezakłóconym funkcjonowaniem firmy. Decydując o tym, kto i w jakim czasie będzie mógł się udać na urlop, nie zapominajmy, że nieuzasadnione różnicowanie sytuacji pracowników w tym zakresie w konkretnych okolicznościach może mieć znamiona dyskryminacji.

Kto decyduje kiedy

Wbrew powszechnemu przekonaniu to nie do pracownika należy decyzja, kiedy i w jakim wymiarze skorzysta z urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z kodeksem pracy to pracodawca decyduje i udziela urlopu. Odbywa się to na podstawie ustalonego przez niego planu urlopów lub ‒ w razie braku planu urlopów u danego pracodawcy – indywidualnie w porozumieniu z każdym pracownikiem. To, że decyzja o udzieleniu urlopu poszczególnym pracownikom leży w gestii pracodawcy, nie powinno budzić kontrowersji, ponieważ pracodawca odpowiada za utrzymanie ciągłości pracy, a także za odpowiednie obłożenie pracą każdego z zatrudnionych.

Zarówno tam, gdzie obowiązuje plan urlopów, jak i tam, gdzie urlop jest ustalany indywidualnie, pracodawca nie jest co do zasady związany wnioskami pracowników. Powinien jednak, w miarę możliwości i w granicach rozsądku, wziąć je pod uwagę, podobnie jak sytuację osobistą pracowników.

Wiele wątpliwości

Zwiększone zainteresowanie urlopem w lipcu i sierpniu w praktyce może często oznaczać, że z powodów organizacyjnych tylko część pracowników może w tym czasie z niego skorzystać. Pojawia się więc wiele wątpliwości:

▶ Czy przepisy określają uprzywilejowane grupy pracowników, których sugestie co do terminu urlopu powinny być brane pod uwagę w pierwszej kolejności?

▶ Czy zasadą powinno być to, że urlop w czasie wakacji szkolnych jest udzielany w pierwszej kolejności pracownikom, którzy opiekują się małoletnimi dziećmi?

▶ A może o pierwszeństwie wyboru urlopu powinno decydować stanowisko lub staż pracy?

Aby odpowiedzieć na te pytania, musimy sięgnąć do przepisów dotyczących równego traktowania i niedyskryminacji w zatrudnieniu.

Kodeks pracy (dalej: k.p.) określa w sposób niewyczerpujący przykłady niedozwolonego różnicowania sytuacji pracowników. W art. 183a par. 1 k.p. stwierdza, że powinni być oni równo traktowani w zakresie warunków zatrudnienia – w tym prawa do urlopu – w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Zabroniona jest dyskryminacja zarówno pośrednia, jak i bezpośrednia. Dyskryminacja pośrednia powoduje niekorzystne dysproporcje lub szczególnie niekorzystną sytuację wszystkich lub znacznej części pracowników, których dotyczą wymienione przyczyny, na skutek pozornie neutralnego postanowienia, kryterium lub działania, chyba że jest ono obiektywnie uzasadnione ze względu na zgodny z prawem cel, który ma zostać osiągnięty, a środki służące osiągnięciu tego celu są właściwe i konieczne. Z kolei dyskryminacja bezpośrednia polega na tym, że pracownik z jednej lub z kilku wymienionych przyczyn jest lub mógłby być traktowany w porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż inni pracownicy.

Nie można dyskryminować

Trzeba w tym miejscu podkreślić, że żaden obowiązujący przepis nie daje pracownikom, którzy są rodzicami, wprost pierwszeństwa w korzystaniu z urlopu wypoczynkowego w okresie szkolnych wakacji. Zatem wyrazem dyskryminacji pośredniej mogłoby być wprowadzenie zasady, że urlopy w lipcu i sierpniu są udzielane tylko pracownikom mającym dzieci w wieku szkolnym, a pracownicy mający dzieci w innym wieku lub bezdzietni muszą wykorzystać urlop w innym okresie. Przykładem dyskryminacji bezpośredniej byłaby zaś odmowa udzielenia urlopu pracownikowi w okresie wakacji szkolnych z samego tylko powodu, że nie ma dziecka, podczas gdy nie przemawiają za tym żadne inne uzasadnione okoliczności, w szczególności nie zdezorganizowałoby to funkcjonowania firmy.

Pracodawca, układając siatkę urlopów, nie ma obowiązku uwzględniać posiadania dzieci w wieku szkolnym przez poszczególnych członków zespołu. Nie oznacza to jednak, że powinien całkowicie pomijać tę okoliczność i potrzeby związane z rodzicielstwem lub opieką nad dziećmi.

Pamiętajmy, że tak samo niedopuszczalne jest mniej korzystne traktowanie zarówno pracowników rodziców/opiekunów, jak i tych bezdzietnych. Tym samym polityka urlopowa, która sprowadza się do tego, że co roku korzystać z urlopu w okresie letnim mogą tylko osoby mające pod opieką małoletnie dzieci, a wskutek tego pracownikom bezdzietnym pozostaje wypoczynek poza sezonem, może spotkać się ze skutecznym zarzutem dyskryminacji tej drugiej grupy.

Firmowa polityka urlopowa nie powinna wyłączać takich czynników jak obłożenie pracą poszczególnych osób, organizacyjny brak możliwości skorzystania przez z nich z urlopu w innym terminie itp., które również dotyczą osoby pracownika i celu urlopu, jakim są regeneracja i odpoczynek od pracy.

Pamiętajmy też, że w praktyce mogą się zdarzać sytuacje, w których pracownik nie informuje pracodawcy o tym, że ma pod opieką małoletnie dziecko (te kwestie nie zawsze muszą zostać sformalizowane, bo np. może to być dziecko konkubenta, którego pracownik nie przysposobił). Nie ma on również obowiązku podawać tego typu informacji, a żądanie ze strony pracodawcy można w konkretnym przypadku poczytywać za zbytnią ingerencję w prywatność. Tym bardziej to, że pracodawca nie został poinformowany o tym, czy i w jakim wieku pracownik ma dzieci, nie powinno ze swojej istoty determinować decyzji o terminie jego urlopu.

Innym dylematem pracodawców jest to, czy staż zatrudnienia lub zajmowane stanowisko powinny być traktowane jak czynniki decydujące o pierwszeństwie wyboru terminu urlopu. Tutaj również musimy mieć na uwadze wymienione w art. 181a k.p. kryteria dyskryminacyjne, jakimi są m.in. wymiar etatu, zatrudnienie na czas określony lub nie. Tak długo, jak pracodawca jest w stanie wykazać, że przyjęte przez niego zasady udzielania urlopu, w tym decyzja odmowna dotycząca wniosku pracownika, są obiektywnie uzasadnione, tak długo może się skutecznie bronić przed zarzutem dyskryminacji w tym obszarze.

Wniosek nie jest wiążący

Jak już wspomniałam, decyzja o udzieleniu i terminie urlopu wypoczynkowego należy do pracodawcy (co ważne – dotyczy to również urlopu na żądanie, który stanowi część urlopu wypoczynkowego). W przeciwieństwie do innych uprawnień związanych z rodzicielstwem, takich jak urlop opiekuńczy czy zwolnienie od pracy w celu sprawowania opieki nad dzieckiem do 14 lat, wniosek pracownika, w szczególności odnoszący się do wymiaru i terminu dni wolnych, nie jest dla pracodawcy wiążący. Może on nie uwzględnić postulaty pracownika i co do zasady swojej decyzji nie musi uzasadniać, chociaż warto to zrobić z uwagi na konieczność zachowania przejrzystości. Tym samym odmowa udzielenia urlopu, z samej istoty, nie powinna być poczytywana jako przejaw mobbingu lub molestowania, o ile jest uzasadniona racjonalnym planowaniem organizacji pracy i nie jest nakierowana na osobę pracownika.

Natomiast sytuacja, w której wielokrotne wnioski urlopowe pracownika są ignorowane, nawet jeśli jest to ciągle uzasadniane kwestiami organizacyjnymi, może świadczyć o nieodpowiednim zarządzaniu przez pracodawcę, co może oznaczać także dyskryminację.

Warto jednak pamiętać o wyjątku od powyższej zasady, który dotyczy pracownicy lub pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim i zamierzającego skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po nim. Taki wniosek ze wskazaniem terminu planowanego urlopu, o ile następuje bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, jest dla pracodawcy wiążący.

Przydatny plan

Pracodawca, tworząc plan urlopów, może z góry zaplanować rotację pracowników w określonym czasie i zapewnić ciągłość pracy. Tu warto dodać, że plan urlopów nie musi być tworzony na okresy roczne, ale np. na kwartał lub pół roku. To pracodawca, korzystając z planu urlopów, decyduje, kiedy udziela wolnego poszczególnym pracownikom, a ich wnioski nie są dla niego wiążące. Może również wziąć pod uwagę czynniki organizacyjne, takie jak np. zapewnienie ciągłości działania poszczególnych komórek. Warto także zwrócić uwagę na to, że analiza planów urlopowych z kilku lat pozwala łatwo zweryfikować, w jakich okresach pracownicy mogli wykorzystywać urlop i czy byli w tym zakresie równo traktowani. ©℗