Czy nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego może być podstawą do dyscyplinarnego zwolnienia głównej księgowej? [Poradnia kadrowa]

Nasza główna księgowa wadliwie sporządziła sprawozdanie finansowe oraz wiele innych ważnych dokumentów wpływających na wysokość podatku. Poinformował nas o tym inny pracownik, który wykrył te nieprawidłowości. Czy możemy zwolnić księgową dyscyplinarnie?

Podstawy zwolnienia dyscyplinarnego zostały określone w art. 52 ust. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.), z którego wynika, że pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika m.in. w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.

Odpowiedzialność głównych księgowych w kontekście opisanego sposobu rozwiązania stosunku pracy nie była dotychczas często przedmiotem ocen prawnych w orzecznictwie sądowym.

Można odnotować stanowisko z wyroku Sądu Najwyższego z 22 marca 2016 r. (II PK 37/15), w którym sąd wyjaśnił m.in., że wadliwe księgowanie, które trwało i nie było poprawiane przez główną księgową, może być podstawą rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, z jej winy.

Warto również zwrócić uwagę na wyrok Sądu Rejonowego dla Warszawy-Pragi Południe w Warszawie z 21 marca 2023 r. (VI P 224/18). Sprawa rozstrzygana przez sąd dotyczyła zwolnienia dyscyplinarnego księgowej, czego przyczyną m.in. było wadliwe sporządzenie sprawozdania finansowego. Sąd stwierdził, że sprawozdanie finansowe przez nią sporządzone było nierzetelne. Co więcej, niezachowanie przez nią należytej staranności wprowadziło pracodawcę w błąd i naraziło go na uszczerbek finansowy i konsekwencje prawne. Sąd przypomniał, że winę można przypisać pracownikowi wtedy, gdy świadomie dopuszcza się on czynu, jak również wtedy, gdy mając świadomość szkodliwości skutku swojego postępowania, celowo do niego zmierza lub co najmniej na ten skutek się godzi. Zatem na podstawie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. można zwolnić pracownika jedynie za czyny, które wynikają z jego złej woli lub są skutkiem rażącego niedbalstwa. O istnieniu winy decyduje całokształt okoliczności związanych z zachowaniem pracownika. Sąd ostatecznie uznał, że decyzja pracodawcy o natychmiastowym rozwiązaniu z główną księgową stosunku pracy była uzasadniona, bo sporządzenie niepoprawnego sprawozdania finansowego stanowi naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych przypisanych stanowisku głównej księgowej, i to w sposób ciężki, z naruszeniem istotnych interesów pracodawcy. Sąd zwrócił uwagę, że jeśli sprawozdanie zostałoby zaakceptowane w takim kształcie, naraziłoby to pracodawcę na konsekwencje prawno-podatkowe w razie kontroli. Sąd przypisał księgowej rażące niedbalstwo i uznał, że powinna ona kształcić się i doskonalić swoją wiedzę, a przede wszystkim wykonywać prawidłowo obowiązki pracownicze. Pracodawca udowodnił, że poza sporządzeniem nieprawidłowego sprawozdania księgowa dopuściła się innych nieprawidłowości związanych z prowadzeniem księgowości.

Także w opisywanym w pytaniu przypadku pracodawca może rozwiązać stosunek pracy z głównym księgowym spółki bez wypowiedzenia. Musi jednak w czynnościach służbowych tej osoby wykazać konkretne nieprawidłowości, które powinny być istotne i wpływać np. na zobowiązania spółki z tytułu podatków lub powodować inne naruszenia, w tym dotyczące sprawozdań finansowych. Pracownik może zakwestionować zwolnienie dyscyplinarne i dlatego w interesie pracodawcy jest rzeczowe przedstawienie nieprawidłowości w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę. W postępowaniu odwoławczym, o ile do niego dojdzie, nie może się powoływać inne powody zwolnienia. ©℗

Dlaczego praca po godzinach nie zawsze będzie traktowana i rozliczana jako wykonywana w nadgodzinach

Aby odpowiedzieć na zadane pytania, należy odnieść się do art. 151 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z nim praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Szczególne potrzeby pracodawcy nie mogą być podstawą do polecania nadgodzin w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia.

Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi okolicznościami nie może przekroczyć dla pojedynczego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym.

W kontekście wadliwego wykonania produktu należy się odwołać do art. 82 k.p. Zgodnie z nim za wadliwe wykonanie z winy pracownika produktów lub usług wynagrodzenie nie przysługuje. Jeżeli wskutek wadliwie wykonanej pracy z winy pracownika nastąpiło obniżenie jakości produktu lub usługi, to wynagrodzenie jest odpowiednio zmniejszane. Jeżeli wadliwość produktu lub usługi została usunięta przez pracownika, to przysługuje mu wynagrodzenie odpowiednie do jakości produktu lub usługi, z tym że za czas pracy przy usuwaniu wady wynagrodzenie nie przysługuje.

Te przepisy są w pewnym stopniu skorelowane z obowiązkami pracowników określonymi w art. 100 k.p. Z jego par. 1 wynika, że pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Na kanwie tych ostatnich przepisów w orzecznictwie sądowym akcentowano dotychczas, że dopuszcza się odmowę zapłaty lub zmniejszenie wynagrodzenia jedynie za wadliwe wykonanie z winy pracownika produktów lub usług, a nie za jakiekolwiek wadliwe lub niezgodne z przepisami prawa lub umową o pracę wykonywanie obowiązków (por. wyrok Sądu Najwyższego z 6 kwietnia 2016 r., sygn. akt II PK 54/15). Z kolei Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 29 lutego 2008 r. (III APa 272/06) podkreślił, że pozbawienie wynagrodzenia na podstawie art. 82 par. 1 k.p. jest możliwe jedynie wówczas, gdy zostanie wykazane, że wadliwe wykonanie produktów lub usług nastąpiło z winy konkretnego pracownika. Nie wystarczy, że pracodawca wskaże, iż odpowiedzialność za wadliwie wykonane produkty ponosi cała brygada, w której pracował także powód.

Nie ma zatem wątpliwości co do tego, że pracownik nie powinien uzyskiwać wynagrodzenia, gdy z jego winy doszło do wykonania wadliwych produktów lub usług. Warto odnotować, że kluczowa w kontekście stosowania ww. przepisu jest wina. W komentarzu do omawianego art. 82 par. k.p. („Kodeks pracy. Komentarz”, red. dr hab. Krzysztof Walczak) autorzy wskazują, że „Wadliwość produktu lub usługi może wynikać zarówno z zawinionego, jak i niezawinionego działania pracownika. Jeżeli wadliwość wynika z przyczyn niezawinionych przez pracownika, np. stosowania niewłaściwych maszyn czy surowców, lub też złej organizacji pracy, wówczas, ze względu na ogólną, wyrażoną w prawie pracy zasadę ryzyka pracodawcy, nie może to stanowić o obniżeniu pracownikowi wynagrodzenia”.

W opisywanej sytuacji wadliwe wytworzenie produktów było spowodowane działaniem pracownika, który ustawił nieprawidłowo maszynę produkcyjną. Zostały więc spełnione przesłanki dla pozbawienia pracownika wynagrodzenia, ponieważ wadliwe wykonanie produktów było następstwem winy tego pracownika. A skoro tak, to godziny przeznaczone na naprawę nie są czasem pracy. Zatem, mimo że nie wynika to wprost z przepisów, ten dodatkowy czas nie może zostać uznany za pracę w godzinach nadliczbowych. Założenie to ma uzasadnienie w wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 20 listopada 1997 r. (III APa 63/97), w którym stwierdzono, że usuwanie następstw wadliwie wykonanej pracy nie należy do czasu pracy pracownika.

Zatem także w opisywanej w pytaniu sytuacji czas poświęcony na naprawę zamówienia nie może być traktowany jak praca w godzinach nadliczbowych. ©℗

Czy pracodawca musi żądać od pracownicy zaświadczenia o ciąży, aby mogła korzystać z uprawnień

Przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.) i aktów wykonawczych przewidują wiele ograniczeń w wykonywaniu pracy przez kobiety w ciąży, co związane jest ze szczególną koniecznością ochrony jej zdrowia.

Jak wynika z art. 176 par. 1 k.p., kobiety w ciąży i kobiety karmiące dziecko piersią nie mogą wykonywać prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, mogących mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie dziecka piersią. Szczegółowym aktem prawnym określającym wykaz powyższych prac jest rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią. Wśród prac wymienionych w tym wykazie są prace na stanowiskach z monitorami ekranowymi ‒ w łącznym czasie przekraczającym 8 godzin na dobę, przy czym czas spędzony przy obsłudze monitora ekranowego nie może jednorazowo przekraczać 50 minut, po których powinna nastąpić co najmniej 10-minutowa przerwa, wliczana do czasu pracy.

Z kolei w myśl art. 178 k.p. pracownicy w ciąży nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Nie wolno też ‒ bez jej zgody ‒ delegować jej poza stałe miejsce pracy ani zatrudniać w systemie przerywanego czasu pracy.

Ponadto, zgodnie z art. 185 k.p., pracodawca jest obowiązany udzielać pracownicy ciężarnej zwolnień od pracy na zalecone przez lekarza badania lekarskie przeprowadzane w związku z ciążą, jeżeli badania te nie mogą być przeprowadzone poza godzinami pracy. Za czas nieobecności w pracy z tego powodu pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przepis ten jasno wskazuje, że stan ciąży powinien być stwierdzony świadectwem lekarskim.

Jeśli kobieta chce korzystać z uprawnień przysługujących kobietom w ciąży, to musi ten stan odpowiednio wykazać. W tym celu pracodawca może od niej zażądać zaświadczenia lekarskiego, ale może też respektować uprawnienia kobiety w ciąży na podstawie tylko jej oświadczenia, nawet ustnego. Decyzja, czy chce uwzględnić tylko oświadczenie ustne, należy jednak do niego. ©℗