W firmie, którą obsługuje moje biuro, jeden z pracowników w drodze pełnomocnictwa umocował inną osobę do odbioru jego pensji i upoważnił pracodawcę do przelewania pensji na jej konto bankowe. Czy pracownikowi można przekazywać wynagrodzenie na rachunek bankowy, który do niego nie należy?

Pracodawca może przekazywać wynagrodzenie pracownika na rachunek bankowy wskazany przez pracownika w pełnomocnictwie.

Zgodnie z art. 86 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), wypłata należnego pracownikowi wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez niego rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Ponadto z tego przepisu, jak i z art. 221 par. 3 pkt 5 k.p. wynika, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Należy podkreślić, że obowiązkiem pracodawcy jest wypłata wynagrodzenia za pracę przelewem na rachunek bankowy wskazany przez pracownika. Jeśli pracownik udzielił pełnomocnictwa, pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie osobie mającej pełnomocnictwo udzielone przez pracownika do jego odbioru lub pełnomocnictwo ogólne. Pełnomocnictwo ogólne powinno zostać udzielone na piśmie pod rygorem nieważności (art. 99 par. 2 kodeksu cywilnego). Pełnomocnictwo do odbioru wynagrodzenia – mimo że nie wynika to jednoznacznie z przepisów – także powinno być pisemne, jednakże nie pod rygorem nieważności, lecz jedynie dla celów dowodowych.

Rada dla klienta biura: Jeśli pracownik w pisemnym pełnomocnictwie umocował inną osobę do odbioru jego wynagrodzenia i wskazał jej rachunek płatniczy do dokonywania przelewu tego wynagrodzenia, to pracodawca musi przekazywać wynagrodzenie na ten rachunek. ©℗

W spółce obsługiwanej przez moje biuro pracownicy pracują zdalnie. Niestety jeden z nich prawdopodobnie w godzinach pracy nie wykonuje swoich obowiązków. Osoba ta nie ma telefonu służbowego. Czy w tej sytuacji można sprawdzić pracownika, dzwoniąc na jego prywatny telefon?

Pracodawca nie może kontrolować pracownika wykonującego pracę w trybie pracy zdalnej przy wykorzystaniu jego prywatnego numeru telefonu.

Na wstępie należy zauważyć, że art. 221 w par. 1 i 3 k.p. określa, jakie dane uzyskane od kandydata do pracy, a potem od pracownika pracodawca może gromadzić. Wśród nich nie ma numeru telefonu, chyba że jest on daną kontaktową wskazaną przez kandydata do pracy. W tym przypadku numer telefonu powinien być jednak wykorzystywany w celu kontaktu w związku z prowadzeniem procesu rekrutacyjnego. Wprawdzie przepisy k.p. dopuszczają przetwarzanie danych osobowych innych niż wskazane przez ustawodawcę na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, jednak zgoda na kontrolę pracy w trakcie pracy zdalnej nie byłaby skuteczna – nie zostałaby wyrażona w sposób dobrowolny. Nie jest też dopuszczalne wykorzystanie w celu kontroli pracy zdalnej prywatnego numeru pracownika pozyskanego uprzednio w innym celu (np. podanego przez kandydata jako dane kontaktowe), gdyż to naruszałoby nadrzędny interes pracownika do ochrony jego prywatności i wykorzystywania prywatnego numeru telefonu do swoich celów prywatnych. Stosownie do art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) dane osobowe mogą być przetwarzane, jeżeli jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych. Natomiast stosownie do art. 221a par. 1 k.p. zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych innych niż wskazane przez ustawodawcę. Należy jednak pamiętać, iż zgoda musi zostać pozyskana zgodnie z wymaganiami określonymi art. 7 RODO, w szczególności zaś musi ona zostać wyrażona w pełni dobrowolnie. Pracodawca musi pamiętać, że pracownik zgodnie z prawem może nie wyrazić zgody na podanie swojego numeru telefonu, a także w każdym momencie może cofnąć uprzednio wyrażoną zgodę. Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 221a par. 2 k.p. brak udzielenia zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Rada dla klienta biura: Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy zdalnej przez pracowników za pomocą tylko takich narzędzi, którymi sam dysponuje i które w razie potrzeby są udostępnione pracownikom (np. telefon służbowy). Przy czym, gdy te narzędzia będą kwalifikowane jako monitoring pracowników (w tym monitoring poczty elektronicznej), muszą być spełnione określone przepisami k.p. wymagania dotyczące takich form kontroli. ©℗

Pracownica spółki, którą obsługuje moje biuro, 6 maja 2024 r. podpisała umowę o pracę z datą rozpoczęcia pracy 15 maja 2024 r. Jednak przed podjęciem pracy w spółce zmieniła nazwisko. Czy w tej sytuacji należy aneksować umowę o pracę?

Zmiana nazwiska nie wpływa na ważność umowy o pracę, dlatego nie ma potrzeby jej aneksowania.

Przepisy k.p. nie wskazują definitywnie, w jakim terminie i w jaki sposób pracownik powinien przekazać informację o każdej zmianie danych osobowych. Zakres i sposób pozyskiwania danych osobowych od pracownika określa art. 221 par. 1–3 k.p. (wśród nich jest nazwisko). W przypadku aktualizacji danych należy zastosować analogię.

Rada dla klienta biura: Pracownica powinna złożyć oświadczenie o zmianie danych (najlepiej w formie pisemnej), które można umieścić w aktach osobowych, przy czym pracodawca ma prawo wymagać udokumentowania tej zmiany, np. przez okazanie aktu małżeństwa czy też nowego dowodu osobistego. ©℗

Obsługując firmę, na podstawie jej pełnomocnictwa, wystawiam pracownikom zaświadczenia o zarobkach. Przetwarzanie numeru i serii dowodu osobistego jest przetwarzaniem danych osobowych. W jaki sposób pozyskać numer dowodu osobistego pracownika do tego celu?

Przy wystawianiu zaświadczenia o zarobkach nie są konieczne numer oraz seria dowodu osobistego. W takim dokumencie powinien się znaleźć numer PESEL. Na podstawie art. 221 par. 3 pkt 2 pracodawca może żądać od pracownika podania tego numeru. Gdy pracownik nie ma numeru PESEL, to na zaświadczeniu powinny się znaleźć rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Rada dla biura: Przy wystawianiu zaświadczenia o zarobkach należy w nim podać numer PESEL, a dopiero gdy pracownik go nie ma – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. ©℗

W przedsiębiorstwie, które obsługuje moje biuro, jeden z pracowników podaje jako adres zamieszkania ten sam adres co adres zameldowania. Problem w tym, że to miejsce jest oddalone o ponad 100 km od miejsca pracy. Czy to oznacza, że pracownik podał błędny adres zamieszkania?

To, że miejsce zamieszkania jest oddalone od miejsca pracy o ponad 100 km, nie przesądza jeszcze o tym, że pracownik wskazał błędne dane. Miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której ta osoba przebywa z zamiarem stałego pobytu (art. 25 kodeksu cywilnego), nawet jeżeli dodatkowo ma inne miejsce tymczasowego pobytu, np. w miejscowości, w której świadczy pracę. Zgodnie natomiast z art. 221 par. 3 k.p. pracodawca może żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących m.in. adres zamieszkania. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych pracownika w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 221 par. 5 k.p.). Konieczne jest przy tym przestrzeganie zasady minimalizacji danych osobowych, zgodnie z którą zawarte w dokumentach (np. tylko okazanych do wglądu) dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 rozporządzenia wskazanego w podstawie prawnej).

Rada dla klienta biura: Pracodawca, który ma wątpliwości co do prawidłowości wskazanego przez pracownika adresu zamieszkania, może zapytać go o to. Zgodnie z art. 25 k.c. miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której ta osoba przebywa z zamiarem stałego pobytu. Miejsce zamieszkania to tzw. centrum interesów życiowych pracownika. Nie ma żadnych przeszkód, by pracownik jako centrum życiowe postrzegał lokalizację oddaloną od miejsca pracy o ponad 100 km. ©℗

Będę obsługiwać spółkę kapitałową, która ma kilka oddziałów. Czy oddział spółki będący pracodawcą jest administratorem danych osobowych swoich pracowników?

Oddział spółki kapitałowej nie jest administratorem danych osobowych pracowników zatrudnionych w tym oddziale. Oddział spółki nie ma bowiem samodzielności prawnej, dlatego administratorem danych osobowych przetwarzanych w oddziale spółki kapitałowej jest ta spółka, a nie jej jednostka organizacyjna (tj. oddział tej spółki).

Administratorem w myśl art. 4 pkt 7 rozporządzenia wskazanego w podstawie prawnej są: osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie bądź wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. To spółka zaś, a nie jej oddział, decyduje o celach i sposobach przetwarzania tych danych.

Rada dla klienta biura: To, że oddział jest wyodrębnioną jednostką organizacyjną w rozumieniu art. 3 k.p., a więc w pewnych sytuacjach może zostać uznany za pracodawcę, nie ma wpływu na status oddziału spółki w sferze ochrony danych osobowych. Artykuł 3 k.p. to bowiem szczególna regulacja, która funkcjonuje wyłącznie na gruncie prawa pracy. ©℗