Subskrybuj nas na Youtube
Obowiązek taki powstanie tylko wtedy, gdy zostanie ustalony w dokumentach wewnętrznych firmy. Przy pracy hybrydowej nie trzeba zaś organizować dwóch stanowisk pracy, ale nawet to tymczasowe, znajdujące się w biurze, musi spełniać wymagania ergonomii – wynika ze stanowiska inspekcji pracy
Od kilku tygodni trwa dyskusja, czym jest biurko i krzesło w przypadku pracownika wykonującego pracę zdalną całkowitą lub częściową i czy pracodawca na podstawie nowych przepisów musi je zapewnić dla pracowników zdalnych. W poprzednim stanowisku Główny Inspektorat Pracy przesądził, że nie są to narzędzia pracy (pisaliśmy o tym: „Inspekcja pracy o nowej pracy zdalnej i warunkach bhp”, DGP nr 38 z 23 lutego 2023 r. – red.), a teraz w najnowszym stanowisku z 6 marca br. [stanowisko] doprecyzował i przesądził, że pracodawcy nie muszą zapewniać ich pracownikom, jeśli nie będzie takich uzgodnień na poziomie zakładowym. W tym zakresie inspekcja pracy uznała, że pracodawca i pracownik mogą między sobą ustalić, że pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi w miejscu wykonywania pracy zdalnej np. biurka i krzesła. Jeżeli zobowiązanie to zostanie zawarte w dokumentach, tj. w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej, poleceniu wykonywania pracy zdalnej czy wreszcie w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem dotyczącym pracy zdalnej, to dopiero wówczas stanie się obowiązkiem pracodawcy. A zatem to pracownicy muszą wynegocjować właściwe warunki pracy zdalnej.
Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 6 marca 2023 r. GIP-GBI.0701.45.2023.3 dotyczące obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną
dgp: Czy skarga pracownika do PIP, w której wskaże, że nie zapewniono mu warunków pracy zgodnie z przepisami bhp, gdyż nie posiada biurka i krzesła spełniających wymagania ergonomii pracy, może być podstawą wydania nakazu, żeby dostosować stanowisko pracy do przepisów? Czy takie działanie pracodawcy naraża go na mandat za naruszanie przepisów bhp, czy też zapewnienie biurka i krzesła należy do pracownika, który pracuje zdalnie, i nie jest obowiązkiem pracodawcy?
Treść zapytania w odniesieniu do obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną można rozpatrywać dwojako – z zapytania nie wynika jednoznacznie, której z tych sytuacji te pytania dotyczą:
1. Jeżeli pytania dotyczą sytuacji, o której mowa w art. 6730 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.), tj. konieczności umożliwienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników – w takim przypadku to pracodawca zapewnia np. biurko i krzesło w pomieszczeniach biurowych w zakładzie pracy, zgodne z wymaganiami ergonomii.
2. Jeżeli pytania dotyczą sytuacji związanej z zapewnieniem pracownikowi np. biurka i krzesła w miejscu wykonywania pracy zdalnej (tj. miejscu wskazanym przez pracownika uzgodnionym z pracodawcą) – to w pierwszej kolejności należy podkreślić (zgodnie z wcześniej udzieloną odpowiedzią), że inspektorzy pracy nie są uprawnieni do prowadzenia czynności kontrolnych w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Ponadto, jak już wcześniej sygnalizowaliśmy, rozstrzygnięcia wymaga, czy biurko i krzesło, w myśl znowelizowanych przepisów ustawy kodeks pracy, stanowią narzędzie pracy czy wyposażenie stanowiska pracy. Niemniej zgodnie z art. 6724 k.p. obowiązkiem pracodawcy jest:
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycie innych kosztów, niż wymienione powyżej, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 par. 1 i 2 k.p., regulaminie, o którym mowa w art. 6720 par. 3 i 4 k.p., poleceniu, o którym mowa w art. 6719 par. 3 k.p. albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 par. 5 zdanie drugie k.p.
Z powyższego wynika, że strony mogą między sobą ustalić, że pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w miejscu wykonywania tej pracy np. biurka i krzesła. Jeżeli zobowiązanie to zostanie zawarte w ww. dokumentach, tj. w porozumieniu, regulaminie, poleceniu, porozumieniu z pracownikiem – stanie się obligatoryjnym obowiązkiem pracodawcy.
Nawet sporadyczne wizyty
W swoim stanowisku z 6 marca br. GIP odniósł się do art. 6730 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240; dalej: k.p.), z którego wynika, że pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną m.in. przebywanie na terenie zakładu pracy i wtedy to już pracodawca odpowiada za organizację stanowiska pracy zgodnego z zasadami ergonomii. W tym przypadku mówimy bowiem o pracy na terenie zakładu pracy i zadziała art. 207 k.p., z którego będzie wynikał wprost obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. [przykład]
Przykład
Konieczne wolne krzesła
Pracownicy wykonujący pracę zdalną całkowitą nie mają swoich stanowisk pracy w biurze, gdyż mają w umowach tylko jedno miejsce pracy – najczęściej adres domowy. Pracowników takich dotyczy jednak również art. 6730 k.p., a więc, w przypadku gdy pojawią się w biurze, to nie mogą przez 8 godzin siedzieć w salce konferencyjnej, bo nie ma tam stanowiska pracy spełniającego wymagania bhp. Również w takich przypadkach należy zapewnić pracownikowi stanowisko pracy zgodne z zasadami ergonomii.
Z powyższego przykładu wynika, że pracodawca powinien mieć choć jedno wolne biurko, które będą rotacyjnie wykorzystywać pracownicy zdalni, gdy pojawią się w biurze, lub powinien wprowadzić zasadę informowania o fakcie pojawienia się w biurze, aby móc zapewnić biurko np. innego pracownika, który w danym dniu będzie pracował zdalnie. W ocenie GIP niewłaściwe będzie wykonywanie pracy na stanowisku niespełniającym wymogów ergonomii nawet w sytuacji, gdy jest to sporadyczne, ale ma miejsce na terenie zakładu pracy. To ważny i nowy element w dyskusji nad zapewnieniem właściwego stanowiska pracy pracownikom zdalnym.
Organizacja miejsca do uzgodnienia
Inaczej sytuacja wygląda w odniesieniu do stanowisk pracy zdalnej w domach pracowników lub w innych miejscach wykonywania pracy zdalnej, które zostały uzgodnione z pracodawcą. W tym zakresie GIP już nie jest tak wymagający i pozwala na dowolne ustalenia między stronami stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że możliwe są różne sytuacje, ale ostatecznie pracownik i tak powinien wykonywać pracę na stanowisku zgodnym z zasadami ergonomii. Możliwe jest jednak, że pracodawca zapewni biurka do domów pracowników, przy czym tutaj są możliwe co najmniej trzy scenariusze:
1) zakup nowych biurek przez firmę lub jednorazowe dofinansowanie dla pracownika, aby sam sobie zakupił biurko,
2) możliwość zabrania biurek z firmy, np. przy pracy zdalnej całkowitej lub gdy pracodawca ogranicza powierzchnię biurową w związku z dużą skalą pracy zdalnej,
3) wypożyczenie biurek dla pracowników z profesjonalnych firm zajmujących się takimi usługami.
Możliwe jest również, że pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu, ale wtedy powinien otrzymywać ekwiwalent lub ryczałt za wykorzystywanie go w pracy.
Stanowisko resortu rodziny
Wydaje się, że pogląd zaprezentowany przez GIP jest spójny z odpowiedzią udzieloną przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej na stronie rządowej (https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna-pytania-i-odpowiedzi), na której udzielono odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło. Co prawda odpowiedź dotyczy wprost polecenia pracy zdalnej, a nie wszystkich przypadków, ale ten sam art. 6724 k.p. stosuje się do polecenia, regulaminu oraz porozumienia sprawie pracy zdalnej. Do polecenia stosuje się go na podstawie odwołania, a nie bezpośrednio.
Resort rodziny w swojej odpowiedzi zaznaczył ponadto, że w przypadku polecenia pracy zdalnej kluczowe będzie oświadczenie składane przez pracownika, że ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne, które w ocenie resortu nie będzie mogło być weryfikowane ani podważane, czyli de facto będzie wiążące. Z kolei podobnie jak GIP ministerstwo wskazało, że zapewnienie biurka lub krzesła będzie obowiązkiem pracodawcy tylko wtedy, gdy zostanie to określone w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu, a więc odwołujemy się do tego samego przepisu – art. 6724 par. 1 pkt 3 k.p. Wydaje się więc, że główny problem dotyczący pracy zdalnej został ostatecznie rozwiązany i nie ma różnicy poglądów pomiędzy PIP i MRiPS, a to bardzo dobra wiadomość dla pracodawców, u których dominuje praca zdalna częściowa (hybrydowa), bo nie muszą zapewniać dwóch biurek – w miejscu pracy stacjonarnej i zdalnej.©℗
poleca
