Od 7 kwietnia br. będą obowiązywały przepisy, które na nowo uregulują zasady pracy zdalnej. Zostały wprowadzone nowelizacją z 1 grudnia 2022 r. kodeksu pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 240). Autorka jest radcą prawnym, partnerem w kancelarii Raczkowski.

Tego samego dnia zostanie uchylony przepis tzw. ustawy covidowej dotyczący pracy zdalnej, na podstawie którego dotychczas jest ona zlecana w przypadku np. zagrożenia epidemicznego. Chodzi o art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.). Przepis będący podstawą pracy zdalnej covidowej przestanie więc obowiązywać.

Praca zdalna na polecenie

Czy pracodawca może narzucić pracownikom pracę zdalną?
Tak, ale tylko w wymienionych w przepisie okresach, tj. obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, a także podczas trzech miesięcy po ich odwołaniu. Będzie to możliwe również wtedy, gdy zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Kiedy można uznać, że pracodawca nie może zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z powodu działania siły wyższej i wydać polecenia pracy zdalnej?
W przypadku pożaru, powodzi, huraganu, trzęsienia ziemi. Chodzi o zdarzenie nagłe, losowe, niezależne od pracodawcy, nadzwyczajne, niemożliwe do przewidzenia, którego skutkom nie da się zapobiec. Nie będzie zatem mógł wydać takiego polecenia np. z powodu remontu w firmie.
Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Zmiany m.in. w urlopach rodzicielskich
Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Zmiany m.in. w urlopach rodzicielskich

Zobacz również
W jakiej formie należy wydać polecenie pracy zdalnej?
Przepisy nie określają formy polecenia. Będzie ono mogło być zatem wydane w postaci papierowej, elektronicznej, a nawet ustnie. Ze względów dowodowych warto jednak zadbać, by było wydane w innej formie niż ustna. W praktyce będzie zapewne wysyłane e-mailem.
Czy polecenie musi zawierać jakąś konkretną treść?
Tak. Składa się z regulacji dotyczących kosztów, kwestii organizacyjnych i zasad kontroli pracownika pracującego zdalnie. Muszą się w nim znaleźć te same postanowienia, które są wymagane w przypadku porozumienia z organizacją związkową lub regulaminu pracy zdalnej, o których będzie mowa dalej. Nie trzeba jedynie wskazywać grup pracowników objętych pracą zdalną.
Czy wydanie polecenia wymaga jakichś oświadczeń od pracownika?
Tak. Musi on oświadczyć, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca bazuje na oświadczeniu pracownika, który sam dokonuje oceny, czy ma takie warunki. Pracodawca nie musi – w uzasadnieniu projektu ustawy czytamy, że wręcz nie może – weryfikować ani podważać jego treści. Takie oświadczenie pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia przez pracodawcę. To będzie na pewno trudne do wykonania w praktyce. Chodzi zwłaszcza o te sytuacje, gdy mowa o poleceniu pracy zdalnej ze względu na niemożność zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z powodu siły wyższej, którą trudno przecież – z samej jej istoty – przewidzieć.
Pracownik będzie mógł złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, czyli e-mailem, w aplikacji lub w elektronicznym systemie.
Czy pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie pracy zdalnej?
Tak, ale będzie musiał to zrobić z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Jeśli u pracownika zmienią się warunki techniczne lub lokalowe na tyle, że nie będzie mógł już pracować zdalnie, powinien poinformować o tym pracodawcę. Musi on wówczas niezwłocznie cofnąć polecenie pracy zdalnej. Pracownik będzie miał wtedy obowiązek wrócić do pracy stacjonarnej.
Czy w przypadku pracy zdalnej na polecenie pracodawca musi zwracać pracownikowi ponoszone z jej powodu koszty?
Tak. Pracodawca będzie musiał pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (laptop, monitor, jeśli jest konieczny, klawiatura, myszka, telefon komórkowy, jeśli jest niezbędny), jeżeli nie zapewnił pracownikowi takiej instalacji, serwisu i konserwacji. Będzie musiał także pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych (internetu, połączeń telefonicznych) niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Zasady organizowania pracy zdalnej

Czy pracodawca będzie mógł skierować pracownika na pracę zdalną na trzy miesiące w roku albo korzystając z wypowiedzenia zmieniającego?
Nie. Przepisy wyraźnie wskazują, w jakich przypadkach pracodawca będzie mógł wydać pracownikowi polecenie pracy zdalnej. Jest to katalog zamknięty. To oznacza, że polecenie może być wydane tylko w tych sytuacjach. W pozostałych przypadkach praca zdalna może być organizowana w wyniku uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Jeśli do uzgodnienia dojdzie podczas zatrudnienia, to z inicjatywą pracy zdalnej może wystąpić pracodawca (np. gdy planuje remont zakładu pracy). Praca zdalna będzie mogła być również zorganizowana na wniosek pracownika (prawdopodobnie będzie tak najczęściej, bo pracownicy uważają zdalną formę świadczenia obowiązków za benefit). Do uzgodnienia stron, że praca będzie wykonywana w formie zdalnej, nie musi być zachowana forma pisemna. Wystarczy uzgodnienie e-mailowe lub zaakceptowanie przez przełożonego wniosku pracownika w systemie.
Czy nowe przepisy dotyczą tylko pracy zdalnej w pełnym wymiarze, czy także hybrydowej?
Regulują obie formy, nie różnicując ich. Stosuje się więc do nich takie same zasady.
Kiedy będziemy mieć do czynienia z pracą zdalną?
Będzie to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania zatrudnionego, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, czyli telefonu, komunikatorów internetowych. Będzie mogła być ona wykonywana także wtedy, gdy pracownik nie korzysta ze środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, np. tworzy strategiczne projekty, dokonuje analiz liczbowych itp., nie komunikując się wcale z pracodawcą.
Czy będzie można wykonywać pracę zdalną za granicą?
Miejsce pracy zdalnej wskazuje pracownik, ale nie może o nim decydować jednostronnie. Za każdym razem musi je uzgodnić z pracodawcą. Ani pracodawca, ani pracownik nie będą więc mogli narzucić miejsca pracy zdalnej. W jednym wniosku pracownika o pracę zdalną można ustalić, że będzie ona wykonywana z różnych miejsc (trzeba je wtedy podać w tym dokumencie) albo że będzie wykonywana w miejscach, o których pracownik będzie jedynie informował pracodawcę. Powinny się one znajdować na terenie Polski ze względu na bezpieczeństwo pracodawcy w zakresie prawnych, podatkowych i ubezpieczeniowych aspektów pracy. Nowe regulacje nie stoją jednak na przeszkodzie, by ustalić, że pracodawca będzie się zgadzał na pracę zdalną w miejscu, w którym pracownik spędza urlop (workation) – pod warunkiem, że zostanie o tym miejscu dużo wcześniej poinformowany, zwłaszcza gdy znajduje się ono za granicą RP.
Skąd pracownik może dowiedzieć się, jak w jego firmie będzie zorganizowana praca zdalna?
Ta forma świadczenia obowiązków może być organizowana na polecenie pracodawcy (w sytuacjach, na które pozwalają przepisy), na podstawie indywidualnego porozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą lub na podstawie porozumienia z organizacjami związkowymi, a u pracodawców, u których nie działają organizacje związkowe – na podstawie regulaminu.
Wszystkie te dokumenty muszą regulować zasady:
  • pokrywania przez pracodawcę niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (laptop, monitor itp.), jeśli pracodawca nie zapewnia pracownikowi takiej instalacji, serwisu i konserwacji;
  • zwrotu kosztów energii elektrycznej i usług tele komunikacyjnych (internetu, telefonu) niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo ryczałtu;
  • zwrotu innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną, jeśli pracodawca chce je ponosić, albo ryczałtu;
  • ustalania ekwiwalentu pieniężnego;
  • porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy zdalnej;
  • kontroli wykonywania pracy zdalnej;
  • kontroli w zakresie bhp;
  • kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, a także zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji i aktualizacji oprogramowania oraz serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi.
W porozumieniu z organizacjami związkowymi i w regulaminie pracy zdalnej należy też wskazać grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być nią objęci.
Czy porozumienie o pracy zdalnej zawarte z zakładową organizacją związkową musi być ogłoszone pracownikom dwa tygodnie przed wejściem w życie?
Nie. Ani porozumienie, ani regulamin pracy zdalnej nie muszą być ogłoszone dwa tygodnie wcześniej. Można w nich wpisać termin wejścia w życie w dniu ich ogłoszenia.
Co może zrobić pracodawca, jeśli organizacje związkowe nie zgodzą się np. na zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej?
Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, musi on uzgodnić z nimi porozumienie dotyczące pracy zdalnej. Jeśli uzgodnienie nie będzie możliwe ze wszystkimi organizacjami, musi porozumieć się z tymi organizacjami, które zrzeszają co najmniej 5 proc. zatrudnionych.
Pracodawca i organizacja związkowa (lub kilka) mają 30 dni, by się porozumieć. Termin ten należy liczyć od przedstawienia projektu porozumienia po 6 kwietnia br. Jeśli nie uda się zawrzeć porozumienia, pracodawca ma prawo określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie.
Co, jeśli w firmie nie ma związków zawodowych? Z kim wtedy uzgodnić albo skonsultować regulamin?
Wówczas pracodawca wprowadza regulamin, w którym spisuje zasady wykonywania pracy zdalnej. Musi skonsultować go z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u niego trybie. Potrzebnych jest co najmniej dwóch przedstawicieli, więc nie wystarczy ten do Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Przedstawiciele do PPK są z kolei wybrani celowo (tylko do spraw, które dotyczą kwestii PPK), a zatem z nimi również nie można konsultować regulaminu.
W jaki sposób wybrać przedstawicieli?
Przepisy nie narzucają formy ich wyboru. Są oni wybierani w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Należy pamiętać, by było ich co najmniej dwóch i by rzeczywiście zostali wybrani przez pracowników, a nie wyznaczeni przez pracodawcę. Wybory nie muszą być tajne. Można głosować e-mailowo. Nie ma wymaganej liczby pracowników, którzy muszą wziąć udział w wyborach, by były ważne.
Czy wysokość ryczałtu dla pracujących zdalnie trzeba uzgadniać ze związkami albo z przedstawicielami?
Nie. W porozumieniu z organizacją związkową należy ustalić zasady zwrotu kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub bezpośrednio z nią związanych. Jeśli pracodawca nie zdecyduje się na takie rozwiązanie (a tak pewnie będzie w większości przypadków), uzgadnia zasady ustalenia ryczałtu. Przepisy nie wymagają, by jego wysokość uzgadniać z organizacjami związkowymi.
W przypadku regulaminu pracy zdalnej obowiązuje ta sama reguła, z tym zastrzeżeniem, że nie trzeba tych zasad uzgadniać z przedstawicielami, lecz jedynie je skonsultować.
Czy można w jednym dziale zorganizować pracę zdalną, a w innym nie? Kto o tym decyduje?
Tak. Takie decyzje mogą podejmować menedżerowie, ale na podstawie obiektywnych powodów, np. rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika, czyli jego stanowiska i zakresu obowiązków. Jeśli pracownik pracuje np. przy linii produkcyjnej lub w stacjonarnym biurze obsługi klienta, w którym obsługa jest wykonywana bezpośrednio, a nie za pomocą środków porozumiewania się na odległość, nie może znaleźć się w grupie objętych pracą zdalną z powodów obiektywnych. Takie działanie pracodawcy nie będzie nierównym traktowaniem ani dyskryminacją.
Pracodawca może pójść dalej i np. postanowić, że pracownicy z krótkim stażem pracy (np. do czterech miesięcy) zatrudnieni w grupach objętych pracą zdalną będą ją wykonywać w mniejszym wymiarze lub nie będą jej mieli wcale. Pracodawca powinien wówczas obiektywnie uzasadnić, że aby wdrożyć się w swoje obowiązki, muszą mieć szansę osobistego spotkania i współpracy w biurze z innymi pracownikami (np. tymi, którzy pracują hybrydowo, sami wybierając, który dzień tygodnia jest dla nich dniem pracy biurowej).
Pracodawca może też nie zgodzić się na pracę zdalną konkretnego zatrudnionego z grupy stanowisk objętych w regulaminie pracą zdalną ze względu na ocenę jego pracy, np. nieterminowość i niską efektywność. Takie zachowanie pracodawcy też będzie, moim zdaniem, dopuszczalne prawnie.
Czy pracownik może sam decydować, w które dni pracuje zdalnie?
Nie, chyba że pracodawca wyraźnie na to zezwoli, bo to on decyduje o organizacji pracy. To on zatem decyduje – oczywiście biorąc pod uwagę obiektywne powody – w które konkretnie dni praca zdalna może być wykonywana przez pracowników lub przez danego pracownika. Może również wyznaczyć konkretne dni, w których wszyscy powinni pracować w biurze.

Praca zdalna uprzywilejowanych grup pracowników

Kto ma prawo do pracy zdalnej nawet wtedy, gdy pracodawca jej nie wprowadził albo zdecydował, że w jego firmie będzie okazjonalna?
Pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:
  • pracownicę w ciąży;
  • pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia;
  • pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
  • rodzica dziecka (nawet po ukończeniu 18 lat) o ciężkim, nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w okresie prenatalnym lub podczas porodu, dziecka niepełnosprawnego lub wymagającego wspomagania rozwoju, kształcenia specjalnego, zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Kto jest „innym członkiem najbliższej rodziny”?
Najbezpieczniej posiłkować się rozumieniem członka najbliższej rodziny, którym posługujemy się przy interpretacji przepisów o urlopie macierzyńskim i rodzicielskim. Jest to osoba, która pozostaje z pracownikiem w stosunku pokrewieństwa, czyli rodzic, dziadek, babcia i rodzeństwo. Może to być również osoba pozostająca w stosunku powinowactwa, czyli teść, teściowa, zięć, synowa, dziadek i babcia oraz rodzeństwo małżonka pracownika. Przez członka najbliższej rodziny rozumie się także małżonków. Ci członkowie najbliższej rodziny muszą posiadać orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności. Pracodawca ma prawo żądać jego okazania.
Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej pracownikowi, który wychowuje dziecko w wieku do lat czterech?
Tak, ale tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy, np. gdy pracownik wykonuje pracę jako operator przy linii produkcyjnej, listonosz, kelner. Odmowa może być również spowodowana organizacją pracy, np. gdy w firmie obowiązuje zasada, że w jeden z góry wyznaczony dzień w miesiącu wszyscy pracownicy (także pracujący zdalnie) wykonują pracę w biurze, np. w celu zapewnienia efektywnej pracy twórczej w zespole (burza mózgów).
Pracodawca może odmówić pracy zdalnej ze wskazanych powyżej przyczyn, ale musi to zrobić w terminie siedmiu dni roboczych od złożenia wniosku. To krótki termin, zwłaszcza dla dużych firm. Milczenie pracodawcy zostanie potraktowane jako zgoda.
Pracownik nie może zaskarżyć do sądu takiej odmowy, chyba że dojdzie do nierównego traktowania lub dyskryminacji. Będzie jednak mógł wnieść skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, która już zapowiedziała kontrole dotyczące pracy zdalnej.
Więcej na ten temat jutro w poradniku Praca zdalna i badanie trzeźwości – eksperci odpowiadają na pytania pracodawców. Poradnik przeczytasz w wydaniu cyfrowym Dziennika Gazety Prawnej