Mimo że do terminu implentacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17; tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów) pozostały trzy miesiące, nie jest jeszcze znany projekt ustawy implementującej. Jak sygnalizowaliśmy w tekście „Już niedługo sygnalista powinien być lepiej chroniony nie tylko w UE, lecz także w Polsce” (DGP nr 165 z 26 sierpnia 2021 r.), można podejrzewać, że ustawodawca przeniesie treść dyrektywy o ochronie sygnalistów do polskiego porządku prawnego bez większych zmian. Tymczasem jednym z ważnych, wprowadzonych dyrektywą, elementów ochrony sygnalisty jest zapewnienie efektywnego systemu weryfikacji zgłoszeń. Badania, w tym Światowe Badanie Uczciwości w Biznesie 2020 EY, potwierdziły, że brak wiary w skuteczność zgłaszania naruszeń i bierność organizacji w odpowiedzi na zawiadomienie o zachodzących w organizacji nieprawidłowościach (według 50 proc. respondentów) są głównymi powodami zniechęcającymi pracowników do ich dokonywania. By walczyć z tym przekonaniem, ważne jest zbadanie każdego zgłoszenia. I chociaż prawdopodobnie nie każde będzie dotyczyło naruszeń objętych zakresem dyrektywy o ochronie sygnalistów, to jednak w interesie pracodawcy jest sumienne zweryfikowanie każdego z nich. Być może okaże się, że zgłaszający w ten sposób jedynie artykułuje swoje potrzeby, a to z kolei może być dla pracodawcy barometrem nastrojów panujących w organizacji. Dodatkowo wysłanie do pracowników komunikatu, że „żadnego zgłoszenia nie pozostawiamy bez rozpoznania”, jest najskuteczniejszym sposobem budowania zaufania do systemu.
Sygnalista zgłaszający pranie brudnych pieniędzy według ustawy AML musi pozostać anonimowy
Sygnalista zgłaszający pranie brudnych pieniędzy według ustawy AML musi pozostać anonimowy

Zobacz również
Etapy postępowania wyjaśniającego
Rozpatrzenie zgłoszenia powinno nastąpić w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. Można je podzielić na trzy zasadnicze etapy:
  • pierwszy, w którym następuje przyjęcie zgłoszenia oraz jego kwalifikacja;
  • drugi to postępowanie sprawdzające, którego celem jest uzyskanie odpowiedzi na pytanie, czy istnieje prawdopodobieństwo, że zgłoszona nieprawidłowość miała miejsce, oraz
  • trzeci dotyczący właściwego postępowania wyjaśniającego. Podczas tego etapu przeprowadzane są wszystkie czynności dowodowe, o ile zgłoszenie o nieprawidłowości nie będzie zgłoszeniem anonimowym. Na tym etapie najczęściej dochodzi do nawiązania kontaktu z sygnalistą, dokonywana jest także merytoryczna ocena dokonanego zgłoszenia.
Po przyjęciu zgłoszenia konieczne staje się uzyskanie odpowiedzi na pytanie – czy możliwe i celowe jest wszczęcie postępowania wyjaśniającego. Może być ono niecelowe; zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości znanej pracodawcy, co do której toczyło się już postępowanie, a zawiadomienie nie zawiera żadnych nowych faktów lub informacji. Postępowania nie wszczyna się także wówczas, gdy z treści zgłoszenia wynika, że zostało ono dokonane w złej wierze – np. jako sprawca naruszenia wskazany został współpracownik, który w czasie rzekomego zdarzenia przebywał na urlopie.
Przy anonimowym systemie zgłaszania nieprawidłowości nie można również wykluczyć sytuacji, gdy zainicjowanie postępowania wyjaśniającego nie będzie możliwe z uwagi na lakoniczność zawiadomienia przy jednoczesnym braku możliwości nawiązania kontaktu z sygnalistą. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy pracodawca jako kanał do zgłaszania nieprawidłowości wybierze np. skrzynkę wrzutową lub inne narzędzie niegwarantujące komunikacji zwrotnej z sygnalistą.
Merytoryczna weryfikacja
Z uwagi na to, że zgłoszenia dotyczą różnych dziedzin, w postępowanie wyjaśniające należy zaangażować zespoły lub komisje, w skład których powinni wchodzić specjaliści z różnych dziedzin oraz pracownicy o zróżnicowanych kompetencjach, w tym także miękkich. To jest szczególnie istotne np. przy zawiadomieniach dotyczących mobbingu. Na tym etapie najczęściej są także podejmowane decyzje o zaangażowaniu podmiotów zewnętrznych – np. kancelarii prawnych lub psychologów – które będą wspierać proces weryfikacji zgłoszenia.
Każda weryfikacja powinna opierać się na przemyślanym harmonogramie działania. Zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów takie postępowanie powinno zakończyć się w ciągu trzech miesięcy od otrzymania zgłoszenia o nieprawidłowości.
Na początku harmonogram działania powinien uwzględniać takie czynności jak zapoznanie się z przepisami prawa, a także regulacjami wewnętrznymi, kodeksami, procedurami i innymi dokumentami (zarządzeniami) obowiązującymi w organizacji dotyczącymi obszaru objętego zgłoszeniem. Kolejnym ważnym etapem jest dokonanie czynności niecierpiących zwłoki, a uzasadnionych treścią zgłoszenia, np. zabezpieczenie sprzętu służbowego czy monitoringu wizyjnego.
Jeśli pracodawca stosuje monitoring poczty pracowników, może również skorzystać ze służbowej korespondencji jako dowodu w sprawie, pamiętając jednak o ograniczeniach w tym zakresie wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Pozwala ono pracodawcy na przetwarzanie danych osobowych pracownika i jego rozmówców m.in. ze względu na konieczność wypełniania obowiązków i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy oraz w razie niezbędności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Korzystając zaś z monitoringu wizyjnego, pracodawca powinien pamiętać, że zasady stosowania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy reguluje kodeks pracy.
Istotnym elementem postępowania wyjaśniającego są także czynności dowodowe, które obejmują zarówno rozmowy wyjaśniające z sygnalistą (o ile nie jest anonimowy), jak i pracownikami podejrzanymi o naruszenie czy innymi pracownikami. Dokonując weryfikacji zgłoszenia i zabezpieczenia dowodów, na uwadze należy mieć dochowanie przez osoby zaangażowane w proces najwyższych standardów poufności i bezpieczeństwa informacji.
Raport końcowy
Rezultatem przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego powinien być raport końcowy. Nie ma tu wytycznych dotyczących metodologii sporządzania takiego dokumentu. Z praktycznego punktu widzenia powinien on zawierać opis sprawy, streszczenie, podsumowanie czynności dowodowych podjętych w sprawie, wnioski wynikające z przeprowadzonych czynności dowodowych, ocenę prawną zgłoszenia i zalecenia.
Z punktu widzenia pracodawcy bardzo istotne będą wynikające z raportu rekomendacje dotyczące działań o charakterze krótko- i długoterminowym. Działania krótkoterminowe będą sprowadzały się do ukarania sprawcy, co może oznaczać rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem z przyczyn dotyczących pracownika lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Możliwa jest jednak sytuacja, gdy pracodawca będzie musiał podjąć działania wobec samego zgłaszającego, jeżeli po raz kolejny dokonał zgłoszenia w złej wierze, aby zdezorganizować pracę, albo zgłoszenie w inny sposób stanowiło naruszenie zasad współżycia społecznego w miejscu pracy. Rekomendacje mogą sprowadzić się także do obowiązku zawiadomienia przez pracodawcę właściwych organów – co może wynikać z przepisów sektorowych. Długofalowe rekomendacje obejmują zaś z zasady audyt działalności przedsiębiorcy lub jego części, audyt obowiązujących procedur, regulacji i kodeksów, szkolenia dla pracowników z wybranego obszaru.
Raport końcowy jest dokumentem stanowiącym tajemnicę przedsiębiorstwa. Trafia on do compliance oficera, członka zarządu czy organu nadzorczego.
Kontynuujemy cykl o ochronie sygnalistów w polskim prawie. Poruszamy w nim zarówno kwestie związane z implementacją przepisów dyrektywy AML (tj. dotyczącej zapobiegania praniu pieniędzy), które wchodzą w życie 31 października 2021 r., jak i z dyrektywą o ochronie sygnalistów, które muszą być zaimplementowane do 17 grudnia 2021 r. W obu przypadkach na pracodawcach będą ciążyły obowiązki, które warto poznać już teraz.
Dotychczas w cyklu ukazały się teksty:
• „Już niedługo sygnalista powinien być lepiej chroniony nie tylko w UE, lecz także w Polsce”, DGP nr 165 z 26 sierpnia 2021 r.
• „Sygnalista zgłaszający pranie brudnych pieniędzy według ustawy AML musi pozostać anonimowy”, DGP nr 170 z 2 września 2021 r.