Jak ustalić wynagrodzenie za czas nieobecności

Wielu pracodawców ma problemy z ustalaniem wynagrodzeń pracowników za czas nieświadczenia pracy. Sposób jego obliczania zależy od rodzaju nieobecności, inaczej bowiem liczy się wynagrodzenie za czas przestoju, za czas urlopu wypoczynkowego, a jeszcze inaczej za czas innej usprawiedliwionej nieobecności.

Pracownicy mają prawo do wynagrodzenia z tytułu świadczonej pracy. W pewnych sytuacjach mają oni również prawo do pensji za czas jej niewykonywania.

Za urlop wypoczynkowy

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, takie jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

W wynagrodzeniu tym powinno się uwzględniać wszelkie składniki pensji i inne świadczenia związane z pracą, jakie przysługują pracownikowi na podstawie przepisów płacowych obowiązujących u danego pracodawcy, z wyjątkiem:

jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby,
nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Ponadto do podstawy wynagrodzenia urlopowego nie wlicza się również składników, które nie istnieją w chwili wykorzystywania urlopu.

Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, należy także uważać na charakter składników wynagrodzenia, wpływa on bowiem znacząco na sposób ich uwzględniania w podstawie wymiaru. I tak, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej kwocie uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem stałych stawek miesięcznych, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzający miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom - nawet z 12 miesięcy. Wynagrodzenie ustalone według wyżej wymienionych zasad stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Aby obliczyć jego wysokość należy:

podstawę wymiaru podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa,
tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w okresie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Za urlop okolicznościowy

Do obliczenia wynagrodzenia za urlop okolicznościowy stosuje się, z pewnymi zmianami, zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego. Różnica polega na tym, że w wynagrodzeniu za urlop okolicznościowy składniki wynagrodzenia ustalane w zmiennej wysokości oblicza się wyłącznie z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy, a nie jak przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w wysokości średniej z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Nie mają tutaj żadnego znaczenia wahania zmiennych składników pensji.

Wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego ustala się w następujący sposób:

wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości należy podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
wynagrodzenie ustalane w zmiennej wysokości należy podzielić przez faktyczną liczbę godzin pracy pracownika w miesiącu korzystania z urlopu okolicznościowego,
zsumować stawki godzinowe wynagrodzenia stałego i zmiennego,
tak otrzymane wynagrodzenie za jedną godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin przypadających do przepracowania przez pracownika w okresie urlopu okolicznościowego zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy.

Za czas przestoju

Za czas niewykonywania pracy wskutek niezawinionego przez pracownika przestoju pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną wynikające z jego osobistego zaszeregowania (określonego stawką godzinową lub miesięczną), a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60 proc. wynagrodzenia, jednak nie mniej niż płaca minimalna.

W celu obliczenia należności za jedną godzinę według składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości - należy tę stawkę podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Natomiast w celu obliczenia należności za jedną godzinę według zmiennych składników wynagrodzenia wynagrodzenie ustalone jak za urlop dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie, a z otrzymanej w ten sposób stawki godzinowej wylicza się 60 proc. tej stawki.

Jak wynika z powyższych obliczeń, pracownik za każdy rodzaj nieobecności otrzyma inne wynagrodzenie. Jest to wynikiem odmiennego sposobu jego obliczania. Takie różnice oczywiście nie będą występowały, w przypadku gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie miesięczne w stałej kwocie (przykład).

PRZYKŁAD:

RÓŻNICE W OBLICZANIU WYNAGRODZENIA

Pracownik w styczniu 2007 r. przebywał dwa dni na urlopie wypoczynkowym, dwa dni na urlopie okolicznościowym oraz z powodu niezawinionego przestoju przez dwa dni nie świadczył pracy. Jego wynagrodzenie składa się ze zmiennego wynagrodzenia akordowego. Jakie wynagrodzenie otrzyma, jeżeli otrzymał on następujące wynagrodzenia akordowe: w styczniu 2007 r. - 1850 zł (128 godzin), w grudniu 2006 r. - 2200 zł (152 godziny), w listopadzie 2006 r. - 2300 zł (160 godzin), w październiku 2006 r. - 2460 zł (176 godzin)?

Płaca akordowa jest zmiennym składnikiem wynagrodzenia, dlatego też do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego oraz wynagrodzenia za czas przestoju przyjmujemy ją z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie.

Sumujemy wynagrodzenia akordowe z grudnia, listopada i października 2006 r.: 2200 zł + 2300 zł + 2460 zł = 6960 zł.
Następnie obliczamy łączny czas przepracowany w tych miesiącach: 152 godziny + 160 godzin + 176 godzin = 488 godzin
Ustalamy średnie wynagrodzenie akordowe za 1 godzinę pracy. W tym celu sumę akordów z 3 miesięcy dzielimy przez liczbę godzin przepracowanych przez te 3 miesiące: 6960 zł : 488 godzin = 14,26 zł za godz.

1. Obliczamy wynagrodzenie za dwa dni urlopu wypoczynkowego

Stawkę za jedną godzinę urlopu mnożymy przez liczbę godzin urlopu: 14,26 zł za godz. x 16 godzin = 228,16 zł.

2. Obliczamy wynagrodzenie za dwa dni przestoju

W tym celu:

ustalamy 60 proc. stawki godzinowej: 14,26 zł za godz. x 60 proc. = 8,56 zł za godz.,
tak ustaloną stawkę za jedną godzinę przestoju mnożymy przez liczbę godzin przestoju: 8,56 zł za godz. x 16 godzin przestoju = 136,96 zł.

3. Ustalamy wynagrodzenie za dwa dni urlopu okolicznościowego

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop okolicznościowy ze zmiennych składników wynagrodzenia należy przyjąć akordy wypłacone pracownikowi w miesiącu korzystania z tego urlopu, tj. w styczniu 2007 r.

W tym celu:

wynagrodzenie akordowe dzielimy przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w styczniu przez pracownika: 1850 zł : 128 godzin = 14,45 zł,
stawkę za 1 godzinę urlopu mnożymy przez liczbę godzin urlopu: 14,45 zł za godz. x 16 godzin = 231,20 zł.

Pracownik powinien otrzymać za czas: