Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Pracodawcy zatrudniający na dzień 31 grudnia 2018 r. co najmniej 250 osób nie mają już wiele czasu na wybór reprezentacji pracowników, z którą powinni osiągnąć porozumienie w przedmiocie wyboru instytucji finansowej prowadzącej PPK w danej firmie. Obowiązek ten wynika z art. 7 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (z 4 października 2018 r., Dz.U. poz. 2215 ze zm.). Przy czym wybór reprezentacji pracowników dotyczy tych pracodawców, u których nie funkcjonują związki zawodowe. Natomiast w przypadku podmiotów zatrudniających, u których takie organizacje działają, nie ma konieczności przeprowadzania żadnych wyborów. Wszystkich pracodawców wiąże jednak ten sam termin na osiągnięcie porozumienia o wyborze instytucji finansowej PPK – mają na to czas do 25 września 2019 r.
Na ostatnią chwilę
Zgodnie z informacjami podawanymi przez Polski Fundusz Rozwoju pod koniec sierpnia 2019 r. z około czterech tysięcy pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 250 osób, tylko 650 zawarło już umowy o zarządzanie PPK. To oznacza, że te podmioty zatrudniające osiągnęły już ww. porozumienie z reprezentacją pracowników, wybrały instytucje finansowe i zawarły z nimi wspomniane umowy. Natomiast pozostałe albo nie osiągnęły jeszcze takiego porozumienia, albo prowadzą pracownicze programy emerytalne (PPE) zwalniające ich z obowiązku tworzenia PPK. Niewątpliwie jeszcze co najmniej 2,5 tysiąca podmiotów będzie tworzyło PPK w pierwszej kohorcie, a to oznacza, że mają niespełna miesiąc do osiągnięcia porozumienia o wyborze instytucji finansowej.
Co ciekawe, prostsze zadanie mają tym razem pracodawcy, u których funkcjonują związki zawodowe. Od razu mają oni bowiem wyłonionych przedstawicieli pracowników, z którymi mogą takie porozumienie zawrzeć. Jest to więc jedna z tych sytuacji, kiedy posiadanie związków powinno ucieszyć pracodawców. Bardziej złożona sytuacja występuje natomiast w tych podmiotach, w których nie funkcjonują związki zawodowe, bo – jak już wspomniano wyżej – muszą one najpierw dokonać wyboru reprezentacji pracowników, z którą pracodawca następnie zawrze porozumienie.
Głosowanie w firmie
U pracodawców, u których nie występują związki zawodowe, powinny zostać przeprowadzone wybory reprezentacji pracowników. W ich efekcie zostaną wyłonieni reprezentanci, z którymi pracodawca podpisze porozumienie. Ustawa dość enigmatycznie wskazuje, że wybory należy przeprowadzić w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Jeżeli podmiot zatrudniający nigdy nie przeprowadzał żadnych wyborów, to najprościej jest zorganizować głosowanie. W zależności od specyfiki danego podmiotu może ono zostać przeprowadzone elektronicznie (ankieta w systemie informatycznym albo oddanie głosu e-mailem) albo klasycznie (poprzez zakreślenie nazwiska kandydata na karcie do głosowania i wrzucenie jej do urny). Z takiego głosowania warto sporządzić protokół/notatkę z informacją, ilu było kandydatów, ile osób zagłosowało i jaki wynik otrzymali poszczególni kandydaci. Liczba reprezentantów może zostać ustalona dowolnie, najlepiej jednak, aby było ich od jednego do trzech. W protokole warto również dopisać, że reprezentacja została wybrana w celu zawarcia z pracodawcą porozumienia o wyborze instytucji finansowej, o którym mowa w art. 7 ustawy o PPK. Natomiast jeżeli pracodawca będzie chciał wykorzystać tak wybraną reprezentację pracowników do innych celów, to w porozumieniu należy również dopisać, do czego poza PPK została ona umocowana.
Bez blokady
Ustawa o PPK przewiduje dla reprezentacji osób zatrudnionych rolę jedynie konsultacyjną. To oznacza, że – w przeciwieństwie do PPE – nie mogą oni zablokować procesu tworzenia PPK u pracodawcy. Jednocześnie konstrukcja opisana w art. 7 ustawy pozostawia pracodawcy swobodę w podjęciu decyzji w wyborze instytucji finansowej, jeżeli na miesiąc przed ostatecznym terminem zawarcia umowy o zarządzanie PPK nie zostanie osiągnięte porozumienie. Przy czym ustawa nie określa, w jakiej formie powinno zostać ono zawarte, ale ze względów dowodowych dobrze by było, żeby było sporządzone na papierze. Nie musi to być długi dokument, wystarczy krótkie jedno- lub dwustronicowe oświadczenie stron (reprezentacji pracowników i pracodawcy). Powinni w nim wskazać, którą instytucję – z 20 aktualnie dostępnych na Portalu PPK – wybierają i z którą pracodawca najpóźniej 25 października 2019 r. zawrze umowę o zarządzanie PPK (a następnie na rzecz i w imieniu pracowników umowę o prowadzenie PPK). Zawierając porozumienie, część związków zawodowych wpisuje w jego treści informacje, że w przyszłości może nastąpić zmiana instytucji finansowej, ale tylko za zgodą związków zawodowych. Należy uznać, że jest to dopuszczalne.
Wszyscy albo nikt
Warto podkreślić, że w przypadku pracodawców, u których występują związki zawodowe, porozumienie powinno zostać zawarte ze wszystkimi takimi organizacjami – bez względu na to, czy są one reprezentatywne. Uznać zatem należy, że ważne będzie tylko takie porozumienie, które zostanie podpisane przez wszystkie związki zawodowe. Wystarczy więc, że np. jeden z siedmiu związków zawodowych nie będzie chciał porozumienia, a wówczas pracodawca będzie mógł zawrzeć umowę o zarządzanie dopiero po 25 września 2019 r.
Praktyka pokazuje jednak, że u wielu pracodawców udaje się zawrzeć porozumienie (choć zdarzają się też takie przypadki, w których pojedyncze związki zawodowe nie wyraziły zgody na zawarcie porozumienia i pracodawcy muszą czekać do końcówki września z podpisaniem umowy o zarządzanie PPK). Tymczasem w przypadku szczególnie dużych podmiotów zatrudniających warto jest zawrzeć porozumienie jak najszybciej i zawrzeć umowę o zarządzanie już w pierwszej dekadzie września – tak, żeby jak najszybciej zawrzeć umowę o prowadzenie PPK i przygotowywać systemy kadrowo-płacowe do wymiany danych z instytucją finansową. Aby w efekcie sprawnie utworzyć PPK w podmiocie zatrudniającym.
Art. 7 ust. 5 ustawy o PPK
Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie (...) podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK (…)
