Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Dzisiaj przedstawiamy komentarz do tych przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.) i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), które zostały zmienione ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej: ustawa nowelizacyjna).
Celem nowelizacji, która wejdzie wżycie 1 stycznia 2019 r., jest ujednolicenie zasad przechowywania akt pracowniczych iwynikających znich konsekwencji. Trzeba jednak podkreślić, że zmienione przepisy kodeksu pracy ustalają jedynie podstawowe reguły, aszczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji wprowadzone zostaną aktem wykonawczym ministra właściwego do spraw pracy wydanym w porozumieniu zministrem do spraw informatyzacji, który zastąpi obowiązujące obecnie rozporządzenie ministra pracy ipolityki socjalnej z28 maja 1996 r. wsprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z2017 r. poz. 894). Komentarz do rozporządzenia zostanie opublikowany odrębnie wTygodniku Kadry i Płace.
Na mocy dotychczasowych przepisów pracodawca miał obowiązek jedynie prowadzić dokumentację wsprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników oraz przechowywać ją wwarunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Po zmianach art. 94 k.p. nakazywał będzie także prowadzenie iprzechowywanie ich zzachowaniem poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Dokumentacja ta –w nowych przepisach określana już zbiorczo jako dokumentacja pracownicza –będzie musiała być przechowywana wwarunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, wktórym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeśli pracodawca nie będzie przechowywał tej dokumentacji przez wymagany przepisami czas, może zostać ukarany grzywną wwysokości nawet 30 tys. zł.
Dziesięcioletni okres przechowywania akt dotyczy ubezpieczonych (też zleceniobiorców) zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. Trzeba jednak podkreślić, że płatnik będzie miał prawo warunkowego skrócenia przechowywania akt ubezpieczonych zatrudnionych między 1999 a 2019 r. z50 na 10 lat. Aby to zrobić, będzie musiał przekazać do ZUS dane oubezpieczonym wformie nowego dokumentu (raportu informacyjnego), w którym zawrze istotne, wymienione w ustawie systemowej informacje oubezpieczonym, które wprzyszłości zostaną wykorzystane przy przyznawaniu iobliczaniu świadczeń. Dotyczy to m.in. takich danych jak przychód iprzyczyna rozwiązania umowy opracę, ale przede wszystkim chodzi oinformacje na temat zatrudnienia tych grup pracowników, które mają lub mogą mieć specjalne zasady przechodzenia na emeryturę. Taką grupą są nauczyciele. Jak zaznaczają twórcy ustawy, nie ujęto wtym wykazie danych dotyczących zatrudnienia górników, ponieważ są zbyt skomplikowane. Dokumentację ich dotyczącą płatnik będzie musiał przechowywać na dotychczasowych zasadach. Ubezpieczony nie będzie musiał przedkładać dodatkowych dokumentów do ZUS, bo wszystkie niezbędne informacje będą znajdowały się na jego koncie prowadzonym przez ZUS. Przy czym zawierający je raport będzie mógł być złożony zarówno za pracownika, jak iza zleceniobiorcę. Szczegółowo procedura ta została opisana wnowo dodanych do ustawy systemowej art. 41a–f. Pozwoli to na szybsze zniszczenie dokumentacji, co przełoży się na realne oszczędności dla firm. Pracodawca będzie miał jednak do tego prawo dopiero wtedy, gdy ani pracownik, ani – w przypadku jego śmierci –członkowie rodziny, nie odbiorą dokumentacji po upływie okresu przechowywania.
Trzeba pamiętać, że dla dokumentacji pracowników lub zleceniobiorców zatrudnianych przed 1999 r. okres przechowywania akt nadal będzie wynosić 50 lat. Pracodawca nie może za nich złożyć raportu informacyjnego itym samym skrócić wymaganego okresu do 10 lat. Ubezpieczenie, jakiemu podlegali przed wejściem wżycie reformy z1999 r., miało zupełnie inny charakter od obecnego. Przede wszystkim płatnik nie odprowadzał zindywidualizowanej składki na obecnych zasadach, dlatego też świadczenia osób, które zakończyły pracę przed tą datą, oblicza się woparciu ouzyskiwane wynagrodzenie, anie składki, stąd też pełna dokumentacja pracownicza jest ZUSniezbędna.
Dużą iwyczekiwaną zmianą jest także to, że pracodawca nie będzie musiał prowadzić dokumentacji pracowniczej wpostaci papierowej. Będzie mógł ją prowadzić także elektronicznie, ponadto wkażdej chwili ma prawo zmienić formę dokumentacji zpapierowej na elektroniczną iodwrotnie. Obie te formy będą równoważne.
