Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS lub fundusz) funkcjonuje na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. oraz regulaminu gospodarowania środkami funduszu, obligatoryjnie wprowadzanego u pracodawców, którzy go tworzą. Przepisy nakładają przy prowadzeniu działalności socjalnej obowiązek współpracy z działającymi u pracodawcy organizacjami związkowymi lub – w razie ich braku – w ograniczonym zakresie z pracownikami.

Kto musi tworzyć ZFŚS?

ZFŚS tworzą pracodawcy:

  • którzy według stanu na 1 stycznia zatrudniają w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 50 pracowników,
  • którzy według stanu na 1 stycznia zatrudniają w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników – na wniosek zakładowej organizacji związkowej,
  • będący jednostkami budżetowymi albo samorządowymi zakładami budżetowymi – obowiązkowo, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.

Pracodawcy zatrudniający mniejszą liczbę pracowników mogą utworzyć ZFŚS dobrowolnie.

Dwie pierwsze grupy pracodawców mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS, a także dowolnie kształtować wysokość odpisów na fundusz.

Zakres współpracy z organizacjami związkowymi

Pracodawca, który tworzy fundusz, musi współpracować z działającymi u niego organizacjami związkowymi w szerokim zakresie. Współpraca ta obejmuje uzgodnienia dotyczące:

  • treści regulaminu ZFŚS oraz jego zmian,
  • rezygnacji z tworzenia funduszu,
  • modyfikacji wysokości odpisu na ZFŚS.

W porozumieniu z organizacją związkową następuje również przyznawanie świadczeń z funduszu.

W tym obszarze stan prawny się nie zmienił, gdyż nowelizacja dotyczy wyłącznie pracodawców, u których organizacja związkowa nie funkcjonuje, czyli nie działa podmiot spełniający warunki określone w art. 251 ustawy o związkach zawodowych. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu uprawnienia zakładowej organizacji związkowej przysługują organizacji zrzeszającej co najmniej 10 członków będących:

  • pracownikami u pracodawcy objętego zakresem jej działania albo
  • innymi niż pracownicy osobami wykonującymi pracę zarobkową, które przez co najmniej sześć miesięcy świadczą pracę na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji.

Jeżeli organizacja związkowa nie osiąga wymaganej liczby członków, nie przysługują jej żadne uprawnienia, a pracodawca nie jest zobowiązany do współpracy z nią w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy. Odmiennie należy ocenić sytuację organizacji między zakładowej – w jej przypadku uwzględnia się łączną liczbę członków zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych zakresem jej działania. W konsekwencji u danego pracodawcy członkiem takiej organizacji może być nawet jedna osoba, co wystarcza do powstania obowiązku współpracy z tą organizacją.

Uzgodnienia z reprezentami pracowników

W przypadku gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, rezygnacja z tworzenia funduszu, zmiana wysokości odpisów oraz ustalenie regulaminu ZFŚS – jak również jego późniejsze modyfikacje – wymagają uzgodnień z pracownikami. Współdziałanie to nie jest natomiast ustawowo wymagane przy przyznawaniu świadczeń.

Przez wiele lat ustawa o ZFŚS przewidywała, że uzgodnienia te są dokonywane „z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów”. Konstrukcja ta była wyjątkowa na tle prawa pracy, gdyż opierała się na jednoosobowej reprezentacji pracowników przy czynnościach wymagających uzgodnienia lub konsultacji. Choć możliwy był wybór większej liczby przedstawicieli, ustawodawca uznawał udział jednej osoby za wystarczający dla ważności ustaleń.

Od 27 stycznia 2026 r. uzgodnienia powinny być dokonywane z „pracownikami wybranymi”, co oznacza, że dla ich skuteczności konieczny jest co najmniej dwuosobowy skład. [przykład 1]

Ustawa o ZFŚS jednoznacznie wskazuje, że przedstawicielami pracowników na potrzeby spraw związanych z funduszem mogą być wyłącznie pracownicy, a więc osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy. Oznacza to, że funkcji tej nie mogą pełnić m.in. zleceniobiorcy ani emeryci uprawnieni ustawowo do korzystania ze środków ZFŚS. Jednocześnie przepisy nie wprowadzają dalszych ograniczeń dotyczących zajmowanego stanowiska, stażu pracy czy innych kryteriów formalnych.

Za niedopuszczalne należy uznać reprezentowanie załogi przez osoby zarządzające zakładem pracy w imieniu pracodawcy, które z racji pełnionej funkcji reprezentują jego interesy. Trudno bowiem przyjąć, aby uzgodnienia nastąpiły we współpracy z pracownikami, jeżeli byłyby zawierane np. przez dyrektora zarządzającego działającego w imieniu pracodawcy oraz – jako rzekomych przedstawicieli pracowników – zastępcę dyrektora i głównego księgowego, nawet gdyby osoby te zostały formalnie wybrane przez załogę.

Ważne

Nowelizacja nie pozbawia mocy obowiązującej porozumień zawartych przed 27 stycznia 2026 r. z udziałem jednej osoby reprezentującej pracowników. [przykład 2]

przykład 1

Konsekwencje wadliwej reprezentacji

30 stycznia 2026 r. pracodawca zawarł z przedstawicielem pracowników porozumienie o obniżeniu odpisów na ZFŚS. Na tej podstawie w ustawowych terminach naliczył odpis zgodnie z ustaleniami wynikającymi z porozumienia. Zasadą jest, że wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej za rok poprzedni albo za drugie półrocze roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było wyższe. Zgodnie z art. 4 ustawy o ZFŚS u pracodawców innych niż jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe wysokość odpisu może być dowolnie kształtowana w układzie zbiorowym pracy, a w przypadku braku związania takim układem – w regulaminie wynagradzania. Artykuł 4 ustawy o ZFŚS w zakresie zmiany wysokości odpisu odsyła wprost do art. 3 ust. 1 oraz ust. 1c tej ustawy, nie obejmując art. 3 ust. 3 regulującego fundusz utworzony dobrowolnie. Nie oznacza to jednak, że pracodawcy, którzy zdecydowali się na dobrowolne utworzenie funduszu, są pozbawieni możliwości ustalenia wysokości odpisu na poziomie innym niż ustawowy – skoro fundusz tworzony jest fakultatywnie, to również wysokość odpisu może zostać określona w sposób swobodny. Pojęcie dowolnego kształtowania odpisów użyte w ustawie o ZFŚS obejmuje zarówno możliwość ich podwyższenia, jak i obniżenia. Warunkiem skuteczności takiej zmiany jest jednak dochowanie procedury ustawowej, tj.:

  • zmiana w drodze uzgodnienia,
  • przeprowadzenie uzgodnienia z osobami spełniającymi wymogi określone w ustawie.

Jak trafnie wskazał Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 28 listopada 2013 r. (sygn. akt III APa 49/13), ustawa o ZFŚS nie zawiera definicji legalnej terminu „uzgadnia”. Dla prawidłowej wykładni językowej art. 4 ust. 3 oraz art. 8 ust. 2 konieczne jest zatem odwołanie się do znaczenia słownikowego, zgodnie z którym „uzgadniać” oznacza czynić zgodnym, doprowadzać do braku rozbieżności, obopólnie wyrażać zgodę, ujednolicać, koordynować lub harmonizować (Słownik języka polskiego, red. M. Szymczak, PWN 1981, s. 642). Uzgodnienia nie można więc utożsamiać z samą konsultacją.

Uwaga! W opisanym stanie faktycznym doszło wprawdzie do zawarcia porozumienia, a więc formalnie uzgodniono zmianę, jednak nastąpiło to z naruszeniem zasad reprezentacji pracowników. Dla ważności uzgodnień konieczne było bowiem ich dokonanie z pracownikami reprezentującymi załogę, a nie z jednym pracownikiem, gdyż czynność miała miejsce już po wejściu w życie zmienionych przepisów. W konsekwencji z uwagi na nieprawidłową reprezentację porozumienie jest nieważne i nie wywołuje skutków prawnych, a pracodawca pozostaje zobowiązany do dokonywania odpisu podstawowego w wysokości 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia.

przykład 2

Skuteczność porozumień sprzed nowelizacji

Pracodawca zatrudnia obecnie 60 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Dwa lata temu zawarł porozumienie z pracownikiem wybranym przez załogę w sprawie obniżenia o połowę odpisów na ZFŚS. Porozumienie zostało zawarte na czas nieokreślony, a odpowiednie postanowienia wprowadzono do regulaminu wynagradzania. Po zmianie przepisów ustawy o ZFŚS nie ma obowiązku ponawiania tego porozumienia wyłącznie z tego powodu, że zostało ono zawarte z jedną osobą reprezentującą pracowników. Jeżeli jednak obecnie miałyby zostać wprowadzone jakiekolwiek zmiany dotyczące odpisów, nowe porozumienie musiałyby zawrzeć w imieniu załogi co najmniej dwie osoby. ©℗

Podstawa prawna

ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25)

art. 3 ust. 1 i 3, art. 4, art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1661)

art. 251 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 440; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 25)