Ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi, który mimo rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części.

Dotychczas przepisy nie precyzowały, w jakim terminie ekwiwalent ten należy wypłacić. Nie mówił o tym ani kodeks pracy, ani rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2 poz. 14). Powszechną praktyką było wypłacanie go w dniu zakończenia stosunku pracy.

To powodowało kilka problemów, na co zwrócili uwagę autorzy projektu ustawy z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. poz. 25). W uzasadnieniu do niej wskazali, że powoduje to konieczność tworzenia przez pracodawców dodatkowych list płac i przelewów, poza comiesięcznymi listami wynagrodzeń. To szczególne obciążenie dla tych pracodawców, u których występuje duża rotacja kadr. Ponadto może to prowadzić do nieprawidłowego wyliczenia wysokości ekwiwalentu z powodu konieczności jego ustalenia przed ustaniem stosunku pracy, bo może się okazać ostatniego dnia pracy, że jednak ekwiwalent przysługuje w innej wysokości.

Miało być prościej

Autorzy projektu nowelizacji zaproponowali wprowadzenie do kodeksu pracy art. 171 par. 4 k.p., który te problemy niwelował i ustalał termin wypłaty ekwiwalentu za urlop na ten sam dzień, w którym wypłacane są u pracodawcy wynagrodzenia.

Gdyby nowelizacja ograniczyła się do wprowadzenia tylko tego przepisu, nikt nie miałby większych wątpliwości. Pracodawcy wypłacaliby ekwiwalenty wszystkim pracownikom, którzy w danym miesiącu zakończyliby u niego stosunek pracy, zbiorczo w zwykłym terminie wypłaty wynagrodzeń (np. 10. dnia miesiąca).

Jednak w toku prac nad ustawą wprowadzono do niej także art. 171 par. 5. Zgodnie z nim przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony u pracodawcy przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.

Są wątpliwości

Ten przepis sprawę już komplikuje. Kadrowcy twierdzą, że zamiast odciążenia, zyskali dodatkowy obowiązek. Celem zmian miało być bowiem uproszczenie rozliczeń z pracownikami kończącymi zatrudnienie bez dokonywania odrębnego przelewu pieniędzy za niewykorzystany urlop, a stało się inaczej.

- Miała być jedna lista płac, bo taki był pomysł wyjściowy i idea tej nowelizacji, a okazuje się, że przy ostatecznym brzmieniu tych przepisów, jest to niemożliwe - podkreśla Łukasz Prasołek, prawnik, trener w firmie Praktyczne szkolenia Prasołek and Sawicki sj.

Tłumaczy, że najwięcej umów rozwiązuje się wraz z końcem miesiąca, z wyjątkiem zwolnień dyscyplinarnych i porozumień stron zawartych z nietypową datą, a więc już po terminie wypłaty, jeśli przypada ona w danym zakładzie na inny niż ostatni dzień miesiąca, np. 28.

- Ekwiwalentu dla wszystkich osób, które odchodzą z pracy w takim zakładzie po 28., a to jest 90 proc. wszystkich odejść, nie można wypłacić ani z ostatnią pensją, ani razem z następną wypłatą, tylko trzeba zrobić dla nich dodatkową listę płac w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy o pracę – dodaje.

Kadrowcy uważają, że dodatkowa lista płac będzie potrzebna także w firmach, które mają ustaloną wypłatę na 10. dzień miesiąca.

- Pracownicy rzadko rozwiązują umowę o pracę przed 10., a tylko tym, którzy odejdą przed tą datą, można wypłacić ekwiwalent wraz z wypłatą przypadającą w tej dacie. Ponieważ do końca miesiąca jest więcej niż 10 dni, a więc dla tych, którzy odejdą z pracy pomiędzy 10. a 19. trzeba zrobić dodatkową listę około 20., a dla reszty na koniec miesiąca – przekonuje Łukasz Prasołek.

Twierdzi, że w przypadku rozliczeń z niektórymi odchodzącymi pracownikami nowelizacja wygenerowała działom płacowo-kadrowym dodatkowy obowiązek, a niczego nie uprościła. Na forach dyskusyjnych kadrowców pojawiają się różne interpretacje nowego przepisu, które zmierzają do tego, aby tworzenia dodatkowej listy płac uniknąć. Niektórzy twierdzą, że par. 5 można pominąć i będzie to zgodne z ideą nowelizacji. Wątpliwości są zasadne o tyle, że niewypłacenie ekwiwalentu w terminie stanowi wykroczenie prawa pracy zagrożone mandatem w wysokości od tysiąca do 30 tys. zł.

Jednak ułatwienie

Z taką interpretacją nowego przepisu nie zgadza się Michał Włodarczyk, adwokat, partner w PCS Paruch Chruściel Stępień Kanclerz uważa, że obawy pracowników działów kadr nie są zasadne.

- Co do zasady płacimy ekwiwalent wraz z ostatnim wynagrodzeniem za pracę w terminie ustalonym w regulaminie pracy. Jeżeli jest w nim zapisane, że zakład płaci wynagrodzenie do 10. kolejnego miesiąca, to w sytuacji, gdy umowa rozwiązuje się na koniec np. marca, ekwiwalent powinien być wypłacony 10. kwietnia – tłumaczy Michał Włodarczyk. Wyjaśnia, że wyjątek zawarty w par. 5 w praktyce odnosi się tylko do sytuacji, gdy wynagrodzenie za dany miesiąc wypłaca się w firmie w terminie innym niż ostatni dzień miesiąca np. 28 lub 29.

- Moim zdaniem paragraf 5 dotyczy tylko takich sytuacji. Rzeczywiście będzie wtedy konieczne wykonanie przelewu w innym terminie niż termin wypłaty, ale w takiej sytuacji pracodawca zgodnie z nowym przepisem może poczekać 10 dni od rozwiązania umowy o pracę, a więc firmy na tej zmianie przepisów zyskały – podkreśla Michał Włodarczyk. Dodaje, że w większości przypadków ekwiwalent będzie płacony razem z ostatnim wynagrodzeniem za ostatni miesiąc.