Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop - trzy trudne przypadki

Wynagrodzenie za urlop - o co pytają na szkoleniach

Raz ustala się stawkę zmiennych składników przy urlopie na przełomie miesięcy

odpowiedź Składniki wynagrodzenia w stałej miesięcznej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego (par. 7 rozporządzenia urlopowego). Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc przyjmuje się przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W wypadkach znacznego wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia mogą być one uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (par. 8 pkt 1–3 rozporządzenia urlopowego i art. 172 kodeksu pracy, dalej: k.p.).

Uwaga! W sytuacji, gdy pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego na przełomie miesięcy kalendarzowych, stawkę wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych ustala się raz z okresu trzech miesięcy (możliwość wydłużenia do dwunastu miesięcy) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Obowiązuje ona także dla tej części urlopu, która jest nieprzerwanie kontynuowana w następnym miesiącu.

Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy za sierpień (miesiąc jego rozpoczęcia), należało uwzględnić w podstawie zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, w wysokości faktycznie wypłaconej w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku, tj.: lipiec–maj. Ta sama podstawa obowiązywała za nieprzerwaną część urlopu we wrześniu.

Do wynagrodzenia urlopowego za okres od 22 do 25 września należało przyjąć zmienne składniki wynagrodzenia w wysokości faktycznie wypłaconej w okresie: sierpień–czerwiec, ponieważ miesiącem rozpoczęcia wypoczynku był wrzesień 2025 r.

Podwyżka i nowa płaca minimalna od 2026 r. wymagają przeliczenia składników za nadgodziny i pracę w nocy

odpowiedź W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia, o których mowa w par. 8 rozporządzenia urlopowego (zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc), lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (par. 10 rozporządzenia urlopowego). Zmianą w składnikach może być podwyższenie lub obniżenie wynagrodzenia, od którego liczone były zmienne elementy pensji m.in. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Dodatek za pracę w porze nocnej również będzie przeliczany z uwzględnieniem aktualnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przeliczeń tych dokonuje się, aby spełnić warunek wynikający z art. 172 k.p., tj. trzeba ustalić wynagrodzenie za urlop w takiej wysokości, aby odpowiadała wysokości wynagrodzenia w przypadku faktycznie wykonywanej pracy w tym okresie.

Przyjmując, że wynagrodzenie rozliczane jest do 10 dnia miesiąca następnego, a pracownik korzystać będzie z urlopu wypoczynkowego w marcu, do podstawy należy przyjąć zmienne składniki pensji faktycznie wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, tj. wypłacone w lutym i styczniu 2026 r. (należne odpowiednio za styczeń 2026 r. i grudzień 2025 r.) oraz w grudniu 2025 r. (należne za listopad 2025 r.).

Uwaga! Skoro zmiennymi składnikami pensji są dodatki za nadgodziny rozliczane z wynagrodzenia zasadniczego, to po jego zmianie od 1 stycznia, pracodawca będzie musiał przeliczyć wypłacone dodartki za nadgodziny należne za grudzień i listopad 2025 r. do aktualnej stawki, która będzie wynosić 6000 zł.

To samo dotyczy dodatku za pracę w porze nocnej. Przed jego uwzględnieniem w podstawie urlopu wypoczynkowego trzeba będzie jego wysokość należną za grudzień i listopad 2025 r. przeliczyć do aktualnej stawki minimalnego wynagrodzenia, która od 1 stycznia 2026 r. będzie wynosić 4806 zł.

Premia wypłacana także za urlop nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia za okres wypoczynku

odpowiedź Pomimo tego, iż premia regulaminowa jest zmiennym składnikiem pensji, nie powinna być wliczona do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, gdyż byłoby to sprzeczne z art. 172 k.p. Przyjęcie do podstawy wypłaconej premii spowoduje, że pracownik otrzyma pensję wyższą od tej, którą by otrzymał, gdyby w tym czasie wykonywał pracę.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego przyjmowane są zmienne składniki, ale tylko takie, które obowiązują w okresie korzystania z urlopu, lecz nie przysługują za ten okres.

Wynagrodzenie urlopowe ma uzupełnić pracownikowi zarobki, do których nie zachowuje prawa, bo nie świadczy w tym czasie pracy. Jeżeli zatem przepisy wewnątrzzakładowe przewidują, że premia nie jest obniżana za okres urlopu, a więc fakt korzystania przez pracownika z wypoczynku nie wpływa na prawo do jej otrzymania, oznacza to, że nie jest ona bezpośrednio związana z faktycznym wykonywaniem obowiązków. W takiej sytuacji uzasadnione jest przyjęcie, że premii tej nie należy wliczać do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

Uwaga! Uwzględnienie premii w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego prowadziłoby do podwójnego wynagrodzenia za ten sam okres – raz poprzez wypłatę pełnej premii obejmującej także czas urlopu, a drugi raz – przez wynagrodzenie urlopowe powiększone o tę samą premię. Taka konstrukcja byłaby sprzeczna z celem przepisu, zgodnie z którym pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie odpowiadające temu, jakie uzyskałby, gdyby w tym czasie faktycznie świadczył pracę (por. wyrok Sądu Najwyższego z 5 lipca 2007 r., sygn. akt III PK 20/07). Z tego względu w razie wątpliwości interpretacyjnych należy przyjmować takie rozwiązania, które prowadzą do ustalenia wynagrodzenia urlopowego w wysokości możliwie najbliższej rzeczywistemu wynagrodzeniu należnemu za pracę. ©℗