Już ponad 1300 podmiotów publicznych używa systemu EZD RP

W pierwotnej wersji system powstał kilkanaście lat temu w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. Jedną z osób, które odpowiadały za jego stworzenie była Magdalena Sawicka – dziś dyrektorka oddziału NASK w Białymstoku. Obecnie zajmuje się wdrażaniem EZD RP, nowoczesnego rozwiązania opartego na chmurze rządowej.

Elastycznie, ale zgodnie z RODO

– Zbudowany w 2022 roku EZD RP, jest już w ponad 1300 jednostkach, a blisko 700 jest w procesie wdrożenia. Na zlecenie ministra cyfryzacji NASK realizuje ten proces, jak również zajmuje się utrzymaniem technicznym systemu, świadczy też usługę helpdesku – mówi dyrektor Sawicka. Jak podkreśla, system musi być uniwersalny, czyli każda jednostka działa na zasadzie wytycznych instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych, ale są elementy, które może uruchomić dbając o to, aby być zgodnym z RODO.

Skuteczne wdrożenie

– Największy błąd, jaki popełniają jednostki przystępujące do współpracy z nami, jest po prostu wyznaczenie informatyka i zlecenie mu wdrożenie EZD RP. Tu nie chodzi o to, by uruchomić system teleinformatyczny, ani o to, by zasilić go danymi. Tu trzeba czegoś więcej: procedur, które będą uszczegóławiały przepisy kancelaryjne i archiwalne, ale też ich optymalizacji – zauważa przedstawicielka NASK.

Nie da się papierowego świata przełożyć jeden do jednego do chmury, trzeba patrzeć na całość z perspektywy lotu ptaka, dbając o to, by praca w systemie była przede wszystkim ergonomiczna.

– Początki są zawsze trudne. My to rozumiemy. Pierwszą zadowoloną komórką organizacyjną w urzędzie jest zawsze punkt kancelaryjny, bo tam automatyzujemy, usprawniamy proces związany z przyjęciem dokumentu do urzędu – podkreśla Magdalena Sawicka.

Według założeń w 2028 roku, wszystkie urzędy wykorzystujące starszą wersję EZD powinny rozpocząć proces migracji danych do chmury rządowej. Pozwoli to ujednolicić system zarządzania dokumentami w całej Polsce.