System EZD RP NASK zmienia działanie instytucji publicznych

W dyskusji „Środki z KPO na przyspieszenie cyfryzacji samorządów. Bezpieczne efektywne i wygodne zarządzanie publiczną dokumentacją z użyciem nieodpłatnego systemu EZD RP” wzięli udział Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora NASK, dyrektor ds. nowych technologii dla polityk publicznych, Ilona Skwierzyńska, dyrektor departamentu usług cyfrowych w Głównym Inspektoracie Sanitarnym (GIS), oraz Beata Świsłocka z departamentu cyfryzacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

Rozwiązanie, którego używa polska administracja, a także samorządy, narodziło się w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. Jednym z twórców tego systemu był Mariusz Madejczyk. Bezpłatny system EZD RP dostarcza funkcje dostosowane do wymagań instytucji publicznych i jak ocenił zastępca dyrektora NASK, przy jego upowszechnieniu można mówić jednocześnie o ewolucji i rewolucji. Ewolucji – bo proces przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną przebiega od wielu lat. Rewolucji – ponieważ zmiana związana z wdrożeniem nowego rozwiązania jest znacząca.

– Nie chodzi tylko o system, lecz także, a może przede wszystkim, o zmianę kultury organizacyjnej, świadomości, o kompetencje pracowników i o edukację. Poza tym – to jest przyszłość – uzasadniał Mariusz Madejczyk.

Z systemu EZD RP korzysta już ponad 1300 podmiotów publicznych. 22 kwietnia NASK oraz Ministerstwo Cyfryzacji podpisały porozumienie w sprawie realizacji projektu „Wsparcie powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenie systemu EZD w administracji publicznej RP”. Całkowity budżet przedsięwzięcia wynosi 228,4 mln zł, z czego 194,2 mln zł stanowi dofinansowanie z KPO. Nowe środki pozwolą na budowę chmury SaaS EZD RP dla ok. 300 tys. pracowników jednostek realizujących zadania publiczne oraz uruchomienie EZD RP u kolejnych 2 tys. podmiotów.

Mariusz Madejczyk mówił również o programie Fundusze Europejskie dla Rozwoju Cyfryzacji (FERC). Jest on nakierowany na podniesienie kompetencji cyfrowych pracowników instytucji sektora publicznego, zwiększenie dostępu do nowoczesnych e-usług i poprawę cyberbezpieczeństwa.

Elektronizacja ułatwia codzienne życie

– Korzystamy z EZD RP od początku 2024 r., to było nasze produkcyjne uruchomienie. Jest to nasz trzeci taki system, od 2017 r. elektroniczny obieg jest naszym podstawowym. System EZD RP pozwolił nam na uporządkowanie dokumentacji – opowiadała Beata Świsłocka.

Natomiast Państwowa Inspekcja Sanitarna zaczęła rozmawiać z NASK o wdrożeniu systemu w marcu zeszłego roku. Z 344 jednostek inspekcji jedynie 63 miały wdrożony wówczas system klasy EZD.

– W dużej części to były jednostki, które wdrożyły EZD PUW, będące jakby poprzednikiem EZD RP. Wiedzieliśmy, że wdrożenie będzie dużym wyzwaniem. Główny Inspektorat Sanitarny przejął funkcję koordynatora i zadanie kaskadowego wdrażania EZD w jednostkach inspekcji. Koordynowaliśmy cały proces, kontaktowaliśmy z NASK, mieliśmy spotkania statusowe co dwa tygodnie. W marcu tego roku wdrożyliśmy ostatnią jednostkę, obecnie wszystkie mają system klasy EZD, w tym ponad 290 – EZD RP – opowiadała Ilona Skwierzyńska, podkreślając znaczenie uporządkowania dokumentacji oraz automatyzacji i przyspieszenia procesów.

– Obieg dokumentów jest naprawdę szybki bez względu na to, gdzie są pracownicy czy ich przełożeni. Informacje można znaleźć dużo szybciej niż na półkach w segregatorze. Elektronizacja zdecydowanie nam pomaga w codziennym życiu – mówiła przedstawiciela GIS. Jak dodała, na razie elektroniczny model ma charakter wspomagający, współpraca z NASK trwa, aby stał się podstawowy.

Mariusz Madejczyk podkreślił znaczenie działania GIS w przypadku kaskadowego wdrożenia, co ułatwiło wsparcie najmniejszych jednostek we wprowadzeniu systemu. Zwrócił także uwagę, że skorzystanie z chmury rządowej pozwala uniknąć inwestycji w infrastrukturę, w administratorów, co pozwoliło się skupić na warstwie merytorycznej, proceduralnej. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego natomiast to przykład wdrożenia on-premise, na własnej infrastrukturze, która staje się chmurą dla dołączających jednostek organizacyjnych. Pozwala na to elastyczna architektura EZD RP.

Przekonać pracowników do zmiany

Jak mówiono podczas dyskusji, po stronie wyzwań jest przede wszystkim konieczność rozproszenia naturalnych obaw pracowników, towarzyszących zmianom w organizacji. W przeprowadzaniu szkoleń pomaga NASK. Jak mówiła Ilona Skwierzyńska, niektórzy inspektorzy nie ukrywali, że gdyby wiedzieli wcześniej, jak będzie działać system, wdrożyliby się do niego szybciej, niż finalnie się to stało.

– Należy pamiętać o tym, że wyzwaniem jest aktualizacja dokumentacji. Trzeba zaktualizować instrukcje kancelaryjne, polityki bezpieczeństwa – wymieniała, oceniając, że korzyści było więcej. – System jest bardzo intuicyjny, nie jest skomplikowany, nie jest trudno się go nauczyć – mówiła Ilona Skwierzyńska.

W podobnym tonie wypowiadała się Beata Świsłocka, mówiąc o konieczności uporządkowania procesów i przemyślenia zasad obiegu dokumentów, w związku z wdrożeniem systemu oraz konieczności rozproszenia obaw pracowników. Urząd marszałkowski wprowadził m.in. elektroniczne piątki, kiedy to testowo wykonywano rozmaite zadania w takiej właśnie formie.

W kontekście przyszłości systemu mowa była m.in. o dalszej automatyzacji jego funkcjonowania, procedur, także w relacjach pomiędzy urzędami, co otwiera nowe perspektywy.

Czytaj więcej w dodatku DGP | Perły Samorządu 2025