Świadczenie urlopowe dla nauczycieli [PYTANIA I ODPOWIEDZI]

Jaka jest wysokość świadczenia urlopowego dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy? Jak ustalić jego wysokość, jeśli nauczyciel jest zatrudniony na część etatu albo przez część roku szkolnego? Do kiedy trzeba je wypłacić?

► Jaka jest wysokość świadczenia urlopowego dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy? Jak ustalić jego wysokość, jeśli nauczyciel jest zatrudniony na część etatu albo przez część roku szkolnego? Do kiedy trzeba je wypłacić?

Zgodnie z ustawą – Karta nauczyciela z odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) nauczycielowi do końca sierpnia każdego roku jest wypłacane świadczenie urlopowe. Przy czym jeśli stosunek pracy nauczyciela rozwiązał się przed końcem roku szkolnego, to świadczenie trzeba mu wypłacić ostatniego dnia zatrudnienia.

Świadczenie urlopowe dla nauczycieli jest wypłacane w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). Zgodnie z tym aktem prawnym w bieżącym roku wysokość odpisu jest liczona od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. lub w II półroczu 2023 r., jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Te dane można odnaleźć w obwieszczeniu prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r. I tak zgodnie z obwieszczeniem przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w II półroczu 2023 r. wyniosło 6445,71 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z II półrocza 2023 r. stanowiło kwotę wyższą, podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 6445,71 zł. Kwota odprowadzana przez pracodawców za jednego zatrudnionego na ZFŚS wynosi więc 2417,14 zł. Dlatego w tym roku świadczenie urlopowe dla nauczyciela zatrudnionego przez cały rok szkolny w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 2417,14 zł.

Co ważne, świadczenie urlopowe jest ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Wysokość świadczenia urlopowego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym ustala się w następujący sposób:

• sprawdzamy, ile wynosi świadczenie;
• ustalamy wysokość świadczenia proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku szkolnym. Kwotę świadczenia dzielimy przez 12 (rok szkolny trwa 12 miesięcy – od 1 września do 31 sierpnia następnego roku). Wynik mnożymy przez liczbę miesięcy, w których istniał stosunek pracy z nauczycielem (wlicza się również okresy ferii letnich i zimowych);
• ustalamy PIT od świadczenia. Od świadczenia trzeba pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Świadczenia urlopowego do wysokości odpisu podstawowego nie uwzględniamy w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne;
• księgujemy na odpowiednich kontach.

► Kto jest uprawniony do tego świadczenia? Czy trzeba spełnić dodatkowe warunki?

Nauczyciel otrzymuje świadczenie urlopowe obligatoryjnie, tj. niezależnie od jego sytuacji socjalnej – jest to wyjątek od podstawowej zasady dotyczącej wydatkowania środków z ZFŚS. Jedynym wymogiem, jaki nauczyciel musi spełnić, aby otrzymać świadczenie, jest pozostawanie w zatrudnieniu w szkole, które nie musi trwać nawet cały rok szkolny. Warto zauważyć, że świadczenie urlopowe dla nauczycieli (przysługujące na podstawie Karty nauczyciela) należy odróżnić od świadczenia urlopowego przysługującego pracownikom na podstawie ustawy o ZFŚS. Nazwa tych świadczeń jest tożsama, jednak ich charakter jest różny. W jednostkach oświatowych należących do sektora publicznego ZFŚS jest tworzony obowiązkowo na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Dlatego też tego typu placówek nie dotyczą zapisy ustawy o ZFŚS odnoszące się do świadczenia urlopowego. W konsekwencji pracownikom jednostek oświatowych niebędących nauczycielami, których dotyczą przepisy ustawy o ZFŚS, nie przysługuje świadczenie urlopowe.

Zasady korzystania ze świadczeń ZFŚS dla wszystkich grup zostały określone w art. 8 ustawy o ZFŚS, z wyjątkiem świadczenia urlopowego dla nauczycieli, które jest przyznawane na podstawie art. 53 ust. 1a Karty nauczyciela.

Karta nauczyciela w sposób kompleksowy reguluje zasady wypłaty i wysokość świadczenia urlopowego dla nauczycieli. Jest ono wypłacane nauczycielom do końca sierpnia każdego roku w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w ustawie o ZFŚS.

Ustala się je w danym roku obrachunkowym proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym. Rokiem szkolnym, za jaki następuje wypłata świadczenia urlopowego w 2024 r., jest okres trwający od 1 września 2023 r. do 31 sierpnia 2024 r. Aby określić wysokość świadczenia urlopowego dla nauczyciela bierze się pod uwagę wymiar czasu pracy określony w umowie o pracę lub akcie mianowania. Przepracowane godziny ponadwymiarowe nie stanowią podstawy do podwyższenia tego świadczenia.

Uprawnionymi do świadczenia urlopowego są m.in. nauczyciele, którzy:

• pracują w szkole;
• nadal pracują i pobierają emeryturę, rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie kompensacyjne, pozostają w stanie nieczynnym (w trakcie pierwszych sześciu miesięcy stanu nieczynnego);
• przebywają na urlopie macierzyńskim, wychowawczym, urlopie dla poratowania zdrowia.

► Czy nauczyciel musi skorzystać z urlopu, aby otrzymać świadczenie urlopowe?

Niekiedy w szkole błędnie wymaga się od nauczyciela, aby wykorzystał 14 dni urlopu wypoczynkowego. W przypadku nauczyciela nie jest to świadczenie uznaniowe, tylko obligatoryjne. Tylko świadczenia związane z organizacją wypoczynku przyznawane na podstawie regulaminów ZFŚS, są świadczeniami o charakterze uznaniowym – ich przyznanie zależy od decyzji pracodawcy, który powinien kierować się przy tym zasadami określonymi w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Wymóg wzięcia przez pracownika urlopu w określonym wymiarze, z reguły 14 dni, może być wprowadzony do regulaminu ZFŚS dla np. wczasów pod gruszą. Dofinansowanie to musi być uzależnione od sytuacji materialnej danej osoby, nie może więc być jednakowe dla wszystkich zatrudnionych, a ponadto nie jest ono obligatoryjne, tak jak w przypadku świadczenia urlopowego przysługującego nauczycielom.

► Czy można ograniczyć korzystanie przez nauczycieli z pozostałych świadczeń funduszu socjalnego?

Czasem w regulaminach ZFŚS jednostek oświatowych są postanowienia ograniczające nauczycielom możliwość korzystania ze świadczeń związanych z organizacją wypoczynku. Najczęściej jest to uzasadniane sprawiedliwym podziałem środków pomiędzy wszystkich pracowników jednostki oświatowej. Takie postępowanie jest niewłaściwe, przy czym najczęściej są stosowane dwa niezgodne z przepisami rozwiązania:

• wprowadzenie niższych stawek dopłat do wypoczynku niż obowiązujące dla pracowników niebędących nauczycielami,
• całkowite pozbawienie nauczyciela prawa do ubiegania się o świadczenia związane z wypoczynkiem.

Jeśli nauczyciel otrzyma świadczenie urlopowe, nie oznacza to, że nie może skorzystać z innych świadczeń związanych z organizacją wypoczynku, a przewidzianych w regulaminie ZFŚS danej jednostki. Chodzi o np. dopłaty do:

• wypoczynku pracowników, emerytów i rencistów oraz członków ich rodzin organizowanego we własnym zakresie (wczasy pod gruszą);
• wypoczynku w ośrodku wczasowym pracodawcy;
• wczasów i wycieczek organizowanych przez pracodawcę lub nabywanych przez pracowników od podmiotów gospodarczych wyspecjalizowanych w świadczeniu takich usług;
• kolonii, obozów czy wycieczek dla dzieci pracowników.

Nauczyciele mogą się ubiegać o dofinansowanie takich świadczeń zarówno dla siebie, jak i dla członków swoich rodzin na zasadach ogólnych. Przy czym w takim przypadku prawo do tych ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS należy uzależnić od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Szczegółowe zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca musi wskazać w regulaminie ZFŚS.

► Chcemy zmienić regulamin ZFŚS i wprowadzić zapis, dzięki któremu świadczenie urlopowe będą otrzymywać nie tylko nauczyciele, lecz także inni pracownicy szkoły. Przecież fundusz socjalny jest jeden dla wszystkich. Czy będzie to prawidłowe rozwiązanie?

Jednostki sektora finansów publicznych muszą tworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Do tego typu jednostek należą też szkoły i placówki objęte systemem oświaty. W szkole odpisy na ZFŚS są dokonywane na:

• nauczycieli,
• byłych nauczycieli – emerytów i rencistów, oraz
• pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne pracowników szkoły niebędących nauczycielami – obecnie zatrudnionych oraz byłych pracowników – emerytów i rencistów.

Choć dana jednostka tworzy jeden fundusz, to z art. 53 Karty nauczyciela wynika obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego dla nauczycieli. Pozostali pracownicy szkoły to inna grupa zawodowa i nie dotyczą ich przepisy Karty nauczyciela. Dlatego nie mogą oni korzystać z praw przewidzianych w tej ustawie wyłącznie dla nauczycieli i nie mają prawa do świadczenia urlopowego. Pracownicy niebędący nauczycielami mogą jedynie korzystać z pozostałych świadczeń wynikających z regulaminu ZFŚS, np. wczasów pod gruszą. Nie można ograniczać prawa nauczycieli tylko do wypłaty świadczenia urlopowego. Mogą oni korzystać zarówno ze świadczenia urlopowego, jak i innych świadczeń przewidzianych w regulaminie ZFŚS.

Wprowadzenie do regulaminu ZFŚS szkoły publicznej zapisu o wypłacaniu świadczenia urlopowego wszystkim pracownikom szkoły – tj. zarówno nauczycielom, jak i pozostałym pracownikom – będzie sprzeczne z przepisami. Warto zauważyć, że świadczenie urlopowe na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS mogą wypłacać jedynie pracodawcy niemający obowiązku tworzenia ZFŚS. Dlatego odpowiednik świadczeń urlopowych dla pracowników szkół niebędących nauczycielami jest dopuszczalny tylko w szkołach innych niż publiczne.

► Od niedawna prowadzę księgi rachunkowe szkoły. Zastanawiam się, jak zaewidencjonować świadczenia urlopowe dla nauczycieli?

Przy ewidencji świadczenia urlopowego dla nauczycieli można się zastanawiać, czy stosować konto 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, czy konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Bierze się to stąd, że świadczenie urlopowe nie jest wynagrodzeniem. Oba warianty są dopuszczalne. Wszystko więc zależy od tego, jakie rozwiązania zawiera polityka rachunkowości danej jednostki. Praktyka bowiem w tym zakresie jest różna. Część szkół przyjmuje praktykę ewidencji świadczeń urlopowych nauczycieli na koncie 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” i nie jest to błąd. Robi tak ze względu na to, że świadczenie urlopowe jest obligatoryjne, a nie fakultatywne, jak przy pozostałych świadczeń socjalnych.

Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie:

• stosunku pracy,
• umowy zlecenia,
• umowy o dzieło,
• umowy agencyjnej i innych umów, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Jednak świadczenie urlopowe nauczycieli, mimo że nie stanowi wynagrodzenia, jest ściśle powiązane ze stosunkiem pracy (wręcz zależy od czasu jego trwania i wymiaru), nie dotyczy innych pracowników niż nauczycieli. Jest też:

• obligatoryjne – również co do jego wysokości (a nie fakultatywne, jak pozostałe świadczenia z funduszu),
• wypłacane raz w roku na podstawie jednej listy płac (świadczenie jest opodatkowane).

Szkoła może więc w swoim zakładowym planie kont przyjąć, że świadczenie urlopowe nauczycieli jest ewidencjonowane za pomocą konta 231. Wtedy będą następujące księgowania:

1. Lista płac – świadczenia urlopowe nauczycieli brutto:

• strona Wn konta 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
• strona Ma konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;

2. Lista płac – podatek dochodowy od świadczeń urlopowych:

• strona Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,
• strona Ma konta 225 – Rozrachunki z budżetami;

3. Wyciąg bankowy – wypłata świadczenia urlopowego przelewem:

• strona Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,
• strona Ma konta 135 – Rachunek bieżący ZFŚS.

Czasem wskazuje się, że kontem właściwym do rozliczenia wypłacanych nauczycielom świadczeń urlopowych jest konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, ponieważ służy ono do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. A świadczenie urlopowe nie jest wynagrodzeniem (jest dodatkowym świadczeniem wypłacanym z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych), tak więc może być potraktowane jako inne niż z tytułu wynagrodzeń rozrachunki z pracownikami i zaksięgowane na koncie 234. Jeśli jednostka określi takie zasady w polityce rachunkowości, to wypłata tych świadczeń nastąpi z konta 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” (strona Ma) w korespondencji z kontem 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. W takiej sytuacji w księgach wcześniej ujmuje się decyzję o przyznaniu świadczenia urlopowego dla nauczycieli: strona Wn konta 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, strona Ma konta 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (analityka: świadczenia urlopowe). Jeśli jednostka zastosuje konto 234, to ewidencja będzie przebiegać następująco:

1. PK – decyzja o przyznaniu świadczenia urlopowego dla nauczycieli czynnych zawodowo:

• strona Wn konta 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
• strona Ma konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia urlopowe);

2. PK – naliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych od przyznanego świadczenia urlopowego dla nauczycieli czynnych zawodowo:

• strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia urlopowe),
• strona Ma konta 225 – Rozrachunki z budżetami (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych);

3. WB – przekazanie z rachunku ZFŚS środków tytułem zapłaty świadczenia urlopowego przyznanego dla nauczycieli czynnych zawodowo, pomniejszonych o podatek dochodowy od osób fizycznych:

• strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: świadczenia urlopowe),
• strona Ma konta 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (analityka: świadczenia urlopowe);

4. WB – zapłata podatku dochodowego naliczonego od przyznanego świadczenia urlopowego dla nauczycieli czynnych zawodowo:

• strona Wn konta 225 – Rozrachunki z budżetami (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych),
• strona Ma konta 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (analityka: świadczenia urlopowe). ©℗