Jesteśmy jednostką budżetową. Czy była zmieniana kwota do obliczenia odpisu na ZFŚS na ten rok? Jak ustalić wysokość odpisu podstawowego?

Jednostki budżetowe tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Nie mogą też zrezygnować z jego utworzenia ani zmieniać wysokości odpisu na ZFŚS. W tym roku nie zmieniła się podstawa naliczania odpisu na ZFŚS i jest to kwota 4434,58 zł, czyli przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 r. Kwota odprowadzana przez pracodawców za jednego zatrudnionego na ZFŚS wynosi więc 1662,97 zł. Pozostałe zasady też nie ulegają zmianie.

Tabela. Odpisy i zwiększenia w 2023 r.

Odpis obowiązkowy
Na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach 37,5 proc. 1662,97 zł
Na jednego zatrudnionego wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych 50 proc. 2217,29 zł
Na pracownika młodocianego w I roku nauki 5 proc. 221,73 zł
Na pracownika młodocianego w II roku nauki 6 proc. 266,07 zł
Na pracownika młodocianego w III roku nauki 7 proc. 310,42 zł
Zwiększenia fakultatywne
Na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, można zwiększyć fundusz o 6,25 proc. 277,16 zł
Na każdego emeryta lub rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną, można zwiększyć fundusz o 6,25 proc. 277,16 zł
Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. 332,59 zł

Przypomnijmy, że ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku. Z tym że w terminie do 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. Choć obowiązują dwie daty, to pracodawca całą kwotę odpisu musi ustalić przed pierwszym terminem przekazania.

Jak przeliczać

Sposób ustalenia odpisu na fundusz określa art. 5 ustawy o ZFŚS. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych obliczanej zgodnie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Określono w nim, że podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat). W związku z tym na początku każdego roku ustala się planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych, którą w końcu roku koryguje do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w jednostce w danym roku.

Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Potem sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12. Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.

Odmiennie w szkole

Dla nauczycieli odpisu na ZFŚS dokonuje się corocznie w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej, określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej, obowiązującej od 1 stycznia danego roku.

Jeśli chodzi o jednostki oświatowe, to trzeba pamiętać, że wysokość odpisu na ZFŚS ustala się według tradycyjnych zasad wyłącznie w odniesieniu do:

a) pracowników niebędących nauczycielami (np. administracja),

b) byłych pracowników niebędących nauczycielami, którzy przeszli na emeryturę bądź rentę i zostali objęci opieką socjalną przez pracodawcę.

W odniesieniu zaś do pracowników będących nauczycielami, tj.:

a) nauczycieli czynnych zawodowo,

b) nauczycieli, którzy przeszli na emeryturę lub rentę,

c) nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne

‒ podstawa naliczenia odpisu podstawowego na fundusz została określona w art. 53 Karty nauczyciela.

Zasady tam określone jako unormowania szczególne mają pierwszeństwo przed unormowaniami wynikającymi z ustawy o ZFŚS, co oznacza, że należy stosować je w pierwszej kolejności. W 2023 r. do ustalania odpisu na ZFŚS dla nauczycieli stosuje się nadal kwotę bazową obowiązującą 1 stycznia 2019 r., czyli 3045,21 zł. Odpis dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć w 2023 r. wynosi więc 3349,73 zł (110 proc. kwoty bazowej).

Z kolei dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne odpis dokonywany jest w wysokości 5 proc. pobieranych przez nich emerytur, rent czy nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych.

Co ważne, w szkole wszystkie odpisy na ZFŚS, czyli m.in. odpisy dla nauczycieli, byłych nauczycieli (emerytów i rencistów), aktualnie zatrudnionych pracowników szkoły niebędących nauczycielami oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów), stanowią jeden fundusz. Dlatego do końca maja przekazujemy je i ujmujemy na jednym, wspólnym rachunku ZFŚS. Stosujemy tu ogólne postanowienia art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Tak jak już wskazano wcześniej, odpis podlega przekazaniu na odrębny rachunek bankowy w terminie do 30 września danego roku, z zastrzeżeniem, że w terminie do 31 maja danego roku na rachunek bankowy podlega przekazaniu kwota stanowiącą co najmniej 75 proc. ustalonego odpisu.

Operacje księgowe

Ewidencja księgowa ZFŚS może przebiegać następująco. Naliczenie odpisu na ZFŚS zapisujemy: strona Wn konta 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, strona Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”. Odprowadzenie odpisu z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS (75 proc. do 31 maja, pozostała część do 30 września): ewidencjonujemy strona Wn konta 240 „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”, strona Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły) księgujemy zaś: strona Wn konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS)”, strona Ma konta 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.©℗

Księgowania ©℗

1. Zaewidencjonowanie przypisu z tytułu odpisu na ZFŚS:

• Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS),

• Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

2. WB – przekazanie z rachunku bieżącego pierwszej raty odpisu na fundusz:

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,

• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

3. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS (w wysokości pierwszej raty):

• Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS),

• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

4. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu odpisu:

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,

• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

5. WB – przekazanie z rachunku drugiej raty odpisu na ZFŚS:

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,

• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

6. PK – przypis kosztów z tytułu odpisu na ZFŚS (w wysokości drugiej raty):

• Wn 405 „ Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS),

• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

7. WB – wpływ na rachunek ZFŚS środków z tytułu drugiej raty odpisu:

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,

• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

8. PK – korekta odpisu na ZFŚS w końcu roku (in minus) – zmniejszenie zobowiązania:

• Wn 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”,

• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

9. PK – zmniejszenie kosztów z tytułu korekty odpisu w końcu roku:

• Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS),

• Ma 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS).

10. PK – zwrot środków z rachunku bankowego ZFŚS, na rachunek wydatków z tytułu korekty (in minus):

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,

• Ma 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”.

11. PK – wpływ na rachunek wydatków środków zwróconych, w związku z korektą:

• Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440),

• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.

11a. PK – techniczny zapis ujemny (do pkt 11):

• Wn/Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

12. PK – korekta odpisu w końcu roku na ZFŚS (in plus):

• Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS),

• Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.

13. PK – obciążenie kosztów w związku z korektą odpisów (in plus):

• Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (analityka ZFŚS),

• Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka ZFŚS).

14. PK – przekazanie z rachunku bieżącego na rachunek bankowy ZFŚS (korekta in plus):

• Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”,

• Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków” (analityka par. 4440).

15. PK – wpływ na rachunek bankowy ZFŚS (korekta in plus):

• Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”,

• Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.