Wkrótce trzeba przekazać pierwszą ratę odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Przypomnijmy, że ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku. Z tym że w terminie do 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych. Choć obowiązują dwie daty, to pracodawca całą kwotę odpisu musi ustalić przed pierwszym terminem przekazania.

Jak przeliczać

Sposób ustalenia odpisu na fundusz określa art. 5 ustawy o ZFŚS. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych obliczanej zgodnie z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Określono w nim, że podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat). W związku z tym na początku każdego roku ustala się planowaną na dany rok przeciętną liczbę zatrudnionych, którą w końcu roku koryguje do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w jednostce w danym roku.

Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Potem sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12. Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.

Odmiennie w szkole

Dla nauczycieli odpisu na ZFŚS dokonuje się corocznie w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110 proc. kwoty bazowej, określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej, obowiązującej od 1 stycznia danego roku.

Jeśli chodzi o jednostki oświatowe, to trzeba pamiętać, że wysokość odpisu na ZFŚS ustala się według tradycyjnych zasad wyłącznie w odniesieniu do:

a) pracowników niebędących nauczycielami (np. administracja),

b) byłych pracowników niebędących nauczycielami, którzy przeszli na emeryturę bądź rentę i zostali objęci opieką socjalną przez pracodawcę.

W odniesieniu zaś do pracowników będących nauczycielami, tj.:

a) nauczycieli czynnych zawodowo,

b) nauczycieli, którzy przeszli na emeryturę lub rentę,

c) nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne

‒ podstawa naliczenia odpisu podstawowego na fundusz została określona w art. 53 Karty nauczyciela.

Zasady tam określone jako unormowania szczególne mają pierwszeństwo przed unormowaniami wynikającymi z ustawy o ZFŚS, co oznacza, że należy stosować je w pierwszej kolejności. W 2023 r. do ustalania odpisu na ZFŚS dla nauczycieli stosuje się nadal kwotę bazową obowiązującą 1 stycznia 2019 r., czyli 3045,21 zł. Odpis dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć w 2023 r. wynosi więc 3349,73 zł (110 proc. kwoty bazowej).

Z kolei dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne odpis dokonywany jest w wysokości 5 proc. pobieranych przez nich emerytur, rent czy nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych.

Co ważne, w szkole wszystkie odpisy na ZFŚS, czyli m.in. odpisy dla nauczycieli, byłych nauczycieli (emerytów i rencistów), aktualnie zatrudnionych pracowników szkoły niebędących nauczycielami oraz byłych pracowników (emerytów i rencistów), stanowią jeden fundusz. Dlatego do końca maja przekazujemy je i ujmujemy na jednym, wspólnym rachunku ZFŚS. Stosujemy tu ogólne postanowienia art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Tak jak już wskazano wcześniej, odpis podlega przekazaniu na odrębny rachunek bankowy w terminie do 30 września danego roku, z zastrzeżeniem, że w terminie do 31 maja danego roku na rachunek bankowy podlega przekazaniu kwota stanowiącą co najmniej 75 proc. ustalonego odpisu.

Operacje księgowe

Ewidencja księgowa ZFŚS może przebiegać następująco. Naliczenie odpisu na ZFŚS zapisujemy: strona Wn konta 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, strona Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”. Odprowadzenie odpisu z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS (75 proc. do 31 maja, pozostała część do 30 września): ewidencjonujemy strona Wn konta 240 „Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS)”, strona Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły) księgujemy zaś: strona Wn konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS)”, strona Ma konta 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.©℗