Przejmuję księgi jednostki, która prowadzi je w formie papierowej. Chciałabym to usprawnić i przejść na wersję elektroniczną. Na co powinnam zwrócić uwagę? Interesuje mnie zwłaszcza kwestia przechowywania zarówno samych ksiąg, jak i dokumentów źródłowych.

Prawidłowe udokumentowanie zdarzeń i operacji gospodarczych oraz przechowywanie zbiorów źródłowych jest jednym z elementów realizacji bezbłędnego i rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym przechowywania ich zbiorów, określa ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: u.r.), a zgodnie z nią to na kierowniku jednostki spoczywa obowiązek przyjęcia wewnętrznych procedur w zakresie przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z księgami rachunkowymi jednostki. Co ważne, opracowanie efektywnych i zgodnych z przepisami zasad przechowywania dokumentacji zawierającej zbiory ksiąg rachunkowych musi być poprzedzone analizą wytycznych jednostki nadrzędnej i rozwiązań wypracowanych w praktyce. A tu szczególną uwagę należy zwrócić na zapisy obligujące jednostkę do przechowywania dowodów księgowych, które w przyszłości mogą być niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, nie należy bowiem zapominać, że środki trwałe inwentaryzuje się również metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości. Warto też podkreślić, że forma przechowywania dokumentacji dotyczącej ksiąg rachunkowych nie została narzucona w u.r. i może być również prowadzona z wykorzystaniem technik komputerowych przy zachowaniu określonych zasad.

Konieczna ochrona

W świetle art. 72 ust. 1 u.r. księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Warunkiem stosowania takiego rozwiązania jest –

zgodnie z art. 71 ust. 2 u.r. – odpowiednia ochrona danych, która powinna polegać na:

  • stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych;
  • doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej;
  • systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych;
  • zapewnieniu trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości – przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych;
  • zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości – poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Zbiory danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 u.r. księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

  • dziennik,
  • księgę główną,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
  • wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Jeśli księgi są prowadzone przy użyciu komputera, to na podstawie art. 13 ust. 2 za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Zgodnie zaś z art. 13 ust. 3 u.r. warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie elektronicznej jest posiadanie przez jednostkę odpowiedniego oprogramowania. Ma ono umożliwiać uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Ponadto księgi rachunkowe z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia powinny być też trwale oznaczone: nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą; nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej; nazwą programu przetwarzania. Księgi muszą być też wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, a także być starannie przechowywane w ustalonej kolejności.

Przed podjęciem decyzji o przenoszeniu zbiorów ksiąg rachunkowych na nośniki danych kierownik jednostki powinien – zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 u.r. – określić w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Co ważne, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy również zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów lub sald. Z kolei wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron – z oznaczeniem pierwszej i ostatniej – oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Zgodnie zaś z art. 13 ust. 6 u.r. elektroniczne księgi rachunkowe drukuje się nie później niż na koniec roku obrotowego. Przy czym za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

wAŻNE Przechowywanie zbiorów ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej może wpłynąć pozytywnie na koszty związane z archiwizowaniem dokumentacji w przypadku obszernych zbiorów dokumentów. W celu zastosowania takiego rozwiązania niezbędne jest jednak odpowiednie przygotowanie zasad regulujących ten obszar rachunkowości w jednostce oraz znajomość przepisów, które mogą ograniczać możliwość pełnego zdematerializowania zbiorów.

Sprawdzalność

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w postaci zdematerializowanej powinno – jak już zasygnalizowano wyżej – zapewnić sprawdzalność tych ksiąg. Co to oznacza, wyjaśnia art. 24 ust. 4 u.r., w którym wskazano, że „księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych”. W szczególności chodzi tu o:

  • udokumentowanie zapisów, które ma pozwalać na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
  • chronologiczne i systematycznie uporządkowanie zapisów – według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Ponadto należy też zapewnić kontrolę kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, a także zadbać o dostęp do zbiorów danych pozwalający – bez względu na stosowaną technikę – na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Przechowywanie

W zakresie możliwości rezygnacji z tradycyjnego sposobu przechowywania ksiąg rachunkowych wypowiedział się minister finansów, funduszy i polityki regionalnej w piśmie z 4 maja 2021 r. (sygn. DOP4.054.1.2021). Wskazał on, że „dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie, pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza konieczności automatycznego wyłączenia tego wydatku z kosztów uzyskania przychodów”. W tym zakresie warto również zwrócić uwagę na art. 73 ust. 2 u.r., który wyłącza możliwość dematerializacji niektórych kategorii dokumentów. Zgodnie z tym przepisem takiemu wyłączeniu podlegają dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

W kontekście przechowywania zbiorów księgowych w formie zdematerializowanej ważne jest zachowanie odpowiednich okresów przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 74 ust. 3 u.r. okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu (art. 52 ust. 2 u.r.) oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia (art. 52 ust. 2b u.r.), jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez:

  • księgi rachunkowe – pięć lat;
  • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż pięć lat;
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
  • dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od pięć lat od upływu jej ważności;
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
  • dokumenty inwentaryzacyjne – pięć lat;
  • pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z u.r., pięć lat. ©℗

Zasady w sprawozdawczości

Zgodnie z par. 9 rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych sprawozdania Rb-Z, Rb-UZ, Rb-N oraz Rb-ZN są sporządzane w postaci elektronicznej i opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Wyjątkiem są sprawozdania jednostek budżetowych mających siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – tego rodzaju jednostki przekazują sprawozdania w formie pisemnej albo w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Właściwy dysponent części budżetowej określa formę sprawozdania, w której wymienione jednostki sporządzają sprawozdania.

Z kolei, jeśli chodzi o sprawozdania budżetowe, to ich forma została określona w par. 10 rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W świetle powołanych przepisów sprawozdania budżetowe sporządza się w formie dokumentu elektronicznego. Wyjątek stanowią sprawozdania Rb-23PL, Rb-27PL, Rb-27UE, Rb-28PL, Rb-34PL, które sporządza się w formie pisemnej. ©℗