Wykorzystanie urlopu przez dyrektora podstawówki powinno odbywać się na podstawie planu urlopów ustalonego z organem prowadzącym, czyli wójtem (burmistrzem, prezydentem miasta). Jeżeli jednak dyrektor nie mógł wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, to urlop ten ulega przesunięciu na kolejny rok. Z uwagi na brak szczegółowych regulacji w przepisach Karty nauczyciela (dalej: KN) dla określenia terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego należy stosować regulacje kodeksu pracy (dalej: k.p.).
Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Dyrektor szkoły powinien więc wykorzystać swój zaległy urlop we wskazanym terminie. Należy jednocześnie dodać, że niewykorzystanie urlopu w tym terminie nie spowoduje utraty prawa do niego. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się bowiem z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Na temat przedawnienia prawa do urlopu wypowiedział się Sąd Rejonowy w Krośnie w wyroku z 21 marca 2019 r. (sygn. akt IV P 37/19). Sąd ten wskazał, że jeżeli do 30 września roku następnego pracownik nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego za rok poprzedni, to nabywa roszczenie o udzielenie tego urlopu. Roszczenie to ulega trzyletniemu okresowi przedawnienia, licząc od 1 października roku następnego.