Kontrole prezesa UOKiK – jak się do nich przygotować?

Co istotne – znaczenia nie ma także „narodowość” (tj. siedziba) przedsiębiorcy. Wystarczy, że ten prowadzi działalność, która wywołuje skutki na terytorium Polski.

Jakimi narzędziami bezpośredniej kontroli dysponuje prezes UOKiK?

Podstawowym narzędziem prezesa UOKiK są kontrole przeprowadzane u przedsiębiorców. Jest to najszersze i najczęściej wykorzystywane przez Prezesa UOKiK narzędzie w ramach wszystkich prowadzonych przez siebie postępowań administracyjnych z obszarów:

• ochrony konkurencji,
• kontroli koncentracji,
• przewagi kontraktowej,
• zatorów płatniczych,
• zbiorowych interesów konsumentów.

Jednak zdecydowanie najwięcej emocji wśród przedsiębiorców budzi przeszukanie. Ta najbardziej ingerująca w działalność przedsiębiorcy forma kontroli może być przeprowadzona przez prezesa urzędu tylko w ramach postępowań z zakresu ochrony konkurencji, tj. postępowań dotyczących antykonkurencyjnych porozumień i nadużycia pozycji dominującej.

W przypadku postępowań z zakresu naruszenia zbiorowych interesów konsumentów, prezesowi przysługuje inne specjalne narzędzie, jakim jest kontrola z wykorzystaniem tajemniczego klienta, podczas której upoważniony pracownik UOKiK podejmuje próbę zakupu towaru.

Ale to nie wszystko. „Sprawdzam” może też mówić Inspekcja Handlowa (dalej: IH), której działalnością kieruje także szef UOKiK. IH jest wyspecjalizowanym organem kontrolnym przeprowadzającym kontrole na jego zlecenie. Najczęściej weryfikuje poprawność oznaczania cen przez przedsiębiorców (np. obecne monitorowanie przestrzegania przez nich wymogów dyrektywy Omnibus).

Czy można uciec przed lupą organu?

Pomimo że działania kontrolne UOKiK w dużo mniejszym zakresie obejmują obszar ochrony konkurencji, nie należy zakładać, że do takiej kontroli nigdy nie dojdzie. Stosunkowo niewielką aktywność organu można zaobserwować w obszarze postępowań z zakresu kontroli koncentracji, gdzie bezpośrednie działania kontrolne są niezwykle rzadkie. Jednak żaden przedsiębiorca, niezależnie od wielkości, nie powinien z góry zakładać, że nigdy nie znajdzie się w centrum zainteresowania prezesa UOKiK, a w jego siedzibie czy miejscu wykonywania działalności nie pojawią się kontrolerzy, chociaż oczywiście w przypadku mikro i małych przedsiębiorców istnieje większe prawdopodobieństwo, że ewentualna kontrola zostanie przeprowadzona przez IH. Pojawia się tu zatem pytanie: kiedy przedsiębiorca może spodziewać się „wizyty” kontrolerów z UOKiK? Mówiąc wprost: zawsze. Prezes UOKiK, z wyjątkiem kontroli prowadzonych w ramach postępowań z zakresu zatorów płatniczych, nie jest zobowiązany do zawiadamiania przedsiębiorcy o planowanych czynnościach.

Mniej szczęścia mają przedsiębiorcy działający w branży e-commerce, którzy o kontroli z reguły dowiadują się dopiero wtedy, gdy pracownicy UOKiK już dopatrzą się naruszenia, otrzymując wezwanie do usunięcia naruszeń. Wynika to z faktu, że ich działalność można skontrolować… przeglądając ich strony internetowe. W związku z tym, że taka kontrola w żaden sposób nie zaburza pracy przedsiębiorcy, prezes UOKiK nie jest zobowiązany do spełniania takich wymogów formalnych, jak przy „wizycie” u przedsiębiorcy.

Nieco inaczej jest w przypadku kontroli IH, która z reguły musi zawiadamiać o planowanej kontroli. Wyjątek stanowią kontrole przeprowadzane przez inspekcję na podstawie odrębnych ustaw, które wyłączają obowiązek zawiadomienia przedsiębiorcy o planowanej kontroli, co dotyczy m.in. kontroli wszczynanych na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów.

W jaki sposób UOKiK może bezpośrednio skontrolować przedsiębiorcę i co mogą sprawdzać pracownicy urzędu?

Niezależnie od tego, czy kontrola jest podejmowana w związku z postępowaniem dotyczącym podejrzenia naruszenia prawa konkurencji, zbiorowych interesów konsumentów, przewagi kontraktowej, czy też zatorów płatniczych, uprawnienia kontrolujących oraz zasady przeprowadzania czynności są bardzo podobne.

Kontrola może być przeprowadzona w siedzibie przedsiębiorcy bądź w miejscu wykonywania działalności, np. w sklepie czy w lokalu usługowym przedsiębiorcy. Część czynności kontrolnych może zostać przeprowadzona w centrali urzędu lub w delegaturze.

Taka wizytacja w firmie rozpoczyna się doręczeniem przedsiębiorcy upoważnienia prezesa UOKiK do przeprowadzenia kontroli oraz okazaniem legitymacji służbowych przez pracowników urzędu. Osoby upoważnione do udziału w kontroli, niebędące pracownikami UOKiK bądź IH, okazują dokumenty potwierdzające ich tożsamość.

Kontrolujący podczas czynności są uprawnieni do wstępu do budynków, lokali i innych pomieszczeń oraz środków transportu przedsiębiorcy. W związku z tym, że czynności kontrolujących są nakierowane na pozyskiwanie dowodów, mogą oni żądać od przedsiębiorcy udostępnienia wszelkiego rodzaju dokumentów, sprzętu elektronicznego, nośników informacji czy systemów informatycznych, które mogą zawierać dowody w sprawie. Kontrolujący z udostępnionych materiałów mogą sporządzać notatki bądź zażądać od kontrolowanego sporządzenia kopii lub wydruków. W toku czynności mogą także odbierać ustne wyjaśnienia.

Ważne! Do kontroli przeprowadzanych przez prezesa UOKiK nie mają zastosowania przepisy ustawy – prawo przedsiębiorców dotyczące:

• liczby kontroli, które mogą być przeprowadzone w danym roku,
• liczby kontroli, które mogą być prowadzone w tym samym czasie u przedsiębiorcy oraz
• maksymalnego czasu trwania kontroli.

Wyjątek stanowią kontrole w sprawach z zakresu zatorów płatniczych, które mogą trwać maksymalnie 20 dni w ramach jednego postępowania.

Na przeprowadzenie czynności kontrolnych, które najbardziej ingerują w działalność przedsiębiorcy (tj. kontroli tajemniczego klienta oraz przeszukań w sprawach z zakresu ochrony konkurencji) prezes urzędu potrzebuje uprzedniej zgody Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (dalej: SOKiK). To znaczy, że np. w przypadku wnioskowania o możliwość przeprowadzenia przeszukania organ musi najpierw wykazać przed SOKiK, iż:

• zachodzi uzasadnione podejrzenie poważnego naruszenia przepisów u.k.k. oraz
• może dojść do zatarcia dowodów.

Przypomnijmy, jak wyglądają poszczególne czynności kontrolne.

▶ Kontrola tajemniczego klienta może zostać przeprowadzona tylko w sprawach z zakresu naruszenia zbiorowych interesów konsumentów i polega na próbie zakupu towaru. Jej celem jest weryfikacja, czy przedsiębiorca na etapie przedkontraktowym spełnia obowiązki informacyjne wobec konsumentów. Pracownik UOKiK jest zobowiązany do okazania przedsiębiorcy legitymacji służbowej oraz doręczenia upoważnienia prezesa UOKiK do przeprowadzenia kontroli wraz z postanowieniem SOKiK wyrażającym zgodę na jej przeprowadzenie. Jednak w tym przypadku ma to miejsce dopiero po dokonaniu próby zakupu towaru. W zależności od zakresu upoważnienia prezesa UOKiK możliwe jest dalsze kontynuowanie czynności kontrolnych na zasadach zwykłej kontroli.

▶ W przypadku kontroli IH kontrolerzy również są zobowiązani do doręczenia przedsiębiorcy upoważnienia do przeprowadzenia czynności (dokument ten wydaje wojewódzki inspektor IH) oraz okazania legitymacji służbowych.

Uwaga! Pracownicy inspekcji w trakcie kontroli mają znacznie szersze uprawnienia niż pracownicy UOKiK, m.in. mogą dodatkowo:

• żądać niezwłocznego usunięcia przez kontrolowanego uchybień porządkowych i organizacyjnych,
• przesłuchiwać osoby w charakterze strony, świadka lub biegłego, gdy jest to niezbędne dla wyjaśnienia okoliczności sprawy,
• nieodpłatnie pobierać próbki produktów do badań,
• sprawdzić rzetelność obsługi przez dokonanie zakupu produktu lub obsługi.

▶ Crème de la crème kontroli są przeszukania. W tym przypadku pracownicy UOKiK jeszcze przed rozpoczęciem czynności, oprócz okazania legitymacji służbowych, są zobowiązani do doręczenia przedsiębiorcy:

• upoważnienia prezesa UOKiK do przeprowadzenia przeszukania oraz
• postanowienia SOKiK wyrażającego zgodę na przeprowadzenie przeszukania.

Jakie są prawa i obowiązki przedsiębiorcy podczas czynności kontrolnych?

Analogicznie do wskazanych wyżej uprawnień kontrolujących, obowiązkiem przedsiębiorcy w każdym przypadku jest m.in.:

• udzielanie żądanych informacji;
• umożliwienie kontrolującym wstępu do budynku, lokali i pomieszczeń w siedzibie przedsiębiorcy bądź miejscu wykonywania działalności, a także do środków transportu przedsiębiorcy,
• udostępnienie żądanych materiałów, np. dokumentów, urządzeń oraz nośników elektronicznych,
• udostępnienie kontrolującym w miarę możliwości osobnego zamykanego pomieszczenia na czas prowadzenia czynności.

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy jest współdziałanie z kontrolującymi, choć regulacje u.k.k. przewidują wyjątki od tej zasady. Można np. odmówić udzielenia informacji żądanych przez kontrolujących, gdy mogłoby to narazić kontrolowanego lub jego osoby najbliższe na odpowiedzialność karną. Z kolei, gdyby ujawnione w toku kontroli dokumenty zawierały łącznie korespondencję pomiędzy kontrolowanym a niezależnym adwokatem, radcą prawnym lub prawnikiem z Unii Europejskiej (tj. dokumenty zawierające informacje objęte tajemnicą zawodową profesjonalnego pełnomocnika), dotyczącą postępowania, w wyniku którego jest przeprowadzana kontrola, wówczas kontrolowany musi zgłosić ten fakt kontrolującym. W takiej sytuacji kontrolujący powinni:

• zostawić te dokumenty w miejscu kontroli lub
• w przypadku powzięcia wątpliwości co do oświadczenia przedsiębiorcy – zabezpieczyć wskazane dokumenty i przekazać je do SOKiK celem rozstrzygnięcia czy dokumenty rzeczywiście zawierają informacje chronione (tzw. procedura kopertowa).

Ponadto przedsiębiorca musi pamiętać o przysługujących mu uprawnieniach. W przypadku przeszukania, może on złożyć zażalenie na postanowienie SOKiK wyrażające zgodę na przeprowadzenie przeszukania. Z kolei w przypadku kontroli i przeszukań – może złożyć zażalenie na konkretne czynności kontrolne, które zdaniem przedsiębiorcy wykraczają poza zakres kontroli lub przeszukania.

Należy zapamiętać, że o ile samo upoważnienie do przeprowadzenia kontroli nie podlega zaskarżeniu, tak na podstawie art. 59 p.p., przedsiębiorca może zgłosić sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania czynności kontrolnych z naruszeniem prawa.

W przypadku kontroli prowadzonej przez IH przedsiębiorcy przysługuje – oprócz uprawnienia do wniesienia sprzeciwu – także zażalenie na postanowienie o zabezpieczeniu dowodów.

Jakie mogą być skutki uchybień przedsiębiorcy?

Uchybienia związane z czynnościami kontrolnymi najczęściej mogą polegać na uniemożliwieniu lub utrudnieniu rozpoczęcia lub przeprowadzenia kontroli albo przeszukania.

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest umożliwienie kontrolującym zarówno rozpoczęcia czynności, jak i ich sprawnego przeprowadzenia.

Za utrudnianie wszczęcia kontroli bądź przeszukania, a także za utrudnianie czynności w toku kontroli i przeszukania prowadzonych przez UOKiK, na przedsiębiorców mogą zostać nałożone wysokie kary pieniężne w wysokości do 3 proc. obrotu osiągniętego w poprzednim roku obrotowym, natomiast na osobę zarządzającą może zostać nałożona kara w wysokości do 50-krotności przeciętnego wynagrodzenia.

Inne sankcje przewidziane są za utrudnianie kontroli prowadzonej przez IH. Wprawdzie kara finansowa jest dużo niższa niż w przypadku kontroli prowadzonych przez urząd, gdyż na osobę, która uniemożliwia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli jest nakładana kara grzywny w wysokości do 5 tys. zł, ale istnieje możliwość nałożenia na taką osobę kary aresztu do 30 dni.

Jeśli prezes UOKiK w toku kontroli czy przeszukania pozyska dowody na dokonanie przez przedsiębiorcę naruszenia, efektem jest wszczęcie postępowania przeciwko przedsiębiorcy, a następnie nałożenie na niego kary przewidzianej w odpowiedniej ustawie. Przykładowo, za naruszenie prawa konkurencji lub zbiorowych interesów konsumentów może zostać nałożona kara w wysokości do 10 proc. ubiegłorocznego obrotu, a w sprawach dotyczących wykorzystania przewagi kontraktowej – do 3 proc. ubiegłorocznego obrotu.

W przypadku kontroli IH, stwierdzenie naruszenia może skutkować wydaniem decyzji ingerującej w obrót produktem, tj.:

• zarządzenia pokontrolnego do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,
• nakazania niezwłocznego usunięcia naruszeń,
• nakazania wstrzymania obrotu tym produktem.

IH po stwierdzeniu nieprawidłowości może także nakładać kary pieniężne wynikające z odrębnych ustaw – np. na podstawie art. 6 ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług – może nałożyć na przedsiębiorcę karę pieniężną w wysokości do 20 tys. zł, bądź do 40 tys. zł w przypadku min. trzykrotnego naruszenia przepisów ustawy przez przedsiębiorcę w ciągu jednego roku.

Nie zapominajmy, że jeśli IH podczas kontroli stwierdzi, że uchybienie mogłoby np. naruszać zbiorowe interesy konsumentów, może przekazać pozyskane w toku kontroli dowody prezesowi UOKiK, co może prowadzić do wszczęcia przez niego postępowania.

W jaki sposób przygotować się na „wizytę” pracowników UOKiK?

▶ Krok pierwszy: Audyt. Aby przedsiębiorca mógł czuć się bezpiecznie podczas niespodziewanej wizyty pracowników UOKiK bądź IH, musi przede wszystkim przeprowadzić audyt i zrewidować, czy wszystkie aspekty prowadzonej działalności są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Oczywiście nie w każdym przypadku pozwoli to uniknąć przedsiębiorcy sankcji ze strony IH czy prezesa UOKiK. Jeśli bowiem prezes – jeszcze przed podjęciem czynności kontrolnych – pozyskał jakiekolwiek dowody na naruszenie przepisów przez przedsiębiorcę, może nie być możliwe całkowite uniknięcie nałożenia kary przez prezesa urzędu. Niemniej stwierdzenie podczas kontroli czy przeszukania, że przedsiębiorca już zaniechał niezgodnej z prawem praktyki jest zdecydowanie korzystniejsze dla przedsiębiorcy, aniżeli stwierdzenie, że prawo jest nadal łamane. Pamiętać należy, że dobrowolne zaniechanie naruszenia przez przedsiębiorcę jest jedną z okoliczności łagodzących, która ma istotny wpływ na obniżenie kary pieniężnej nakładanej przez organ.

▶ Krok drugi: Compliance i szkolenia. Trzeba zawczasu przygotować się na ewentualną kontrolę bądź przeszukanie. Jest to możliwe dzięki wprowadzeniu przez przedsiębiorcę programu Compliance, w ramach którego odbywać się będą regularne szkolenia pracowników w zakresie zmieniających się przepisów, a także istotnych aspektów zachowania się pracowników przedsiębiorcy podczas czynności kontrolnych. Przeszkolenie pracowników może uchronić przedsiębiorcę przed nałożeniem kary finansowej za utrudnianie wszczęcia czy też przeprowadzenia kontroli lub przeszukania.

Warto wiedzieć, że prezes UOKiK nakładał już na przedsiębiorców kary wynikające z niewłaściwego zachowania pracowników przedsiębiorcy. Nałożył np. ponad 2 mln zł kary za usunięcie przez pracownika przedsiębiorcy pliku na komputerze podczas kontroli. Wymierzył też karę na ponad 130 mln zł za utrudnianie rozpoczęcia czynności kontrolnych i niewydanie wszystkich żądanych przez kontrolujących dokumentów i nośników informacji. Zdarzało się, że kary były nakładane za zerwanie plomby czy zmianę hasła do poczty elektronicznej.

▶ Krok trzeci: Czujne oko. Obecność prawnika wyspecjalizowanego w zagadnieniach kontrolnych może zapewnić przedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa. Prawnik nie tylko przeanalizuje, czy organ kontrolny spełnił wymogi formalne i jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli, ale także będzie czuwać nad prawidłowym przebiegiem czynności, aby nie tylko nie zostały naruszone prawa przedsiębiorcy, ale także aby przedsiębiorca nie podejmował działań, które mogłyby skutkować nałożeniem kary za utrudnianie kontroli czy przeszukania. ©℗