Ważna zmiana dla zamawiających. Jest nowy próg, od którego należy stosować zasadę konkurencyjności

Wydatkowanie środków publicznych, w tym także pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, wiąże się z obowiązkiem przestrzegania reguł zapewniających uczciwą konkurencję, równego traktowania wykonawców, a także działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny. Reguły te zostały ujęte w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027” pod postacią zasady konkurencyjności (dalej: Wytyczne), wydanych na podstawie ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027. Ostateczna wersja tego dokumentu weszła w życie 25 marca 2025 r.

Co się zmienia

Najważniejsza zmiana to podwyższenie z 50 tys. netto do 80 tys. netto progu szacowanej wartości zamówienia, od którego należy stosować zasadę konkurencyjności. Ma to przyczynić się do uproszczenia procedur przy mniejszych zamówieniach i ograniczyć obciążenia administracyjne.

Obowiązek stosowania zasady konkurencyjności jest nałożony na beneficjentów środków unijnych na podstawie umowy o dofinansowanie, a w przypadku wnioskodawców – regulaminu wyboru projektów.

Szacowanie wartości zamówienia

Stosowanie zasady konkurencyjności wymaga przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia, zgodnie z regułami opisanymi w Wytycznych, w tym z zachowaniem należytej staranności. Podmioty będące zamawiającym (w rozumieniu p.z.p.) dokonują szacowania wartości zamówienia w sposób określony w ustawie. Oznacza to obowiązek zidentyfikowania wszystkich planowanych zamówień w danym roku budżetowym tego podmiotu wraz z uwzględnieniem zamówień realizowanych w ramach prowadzonych projektów. Wspomniane podmioty zobowiązane są do ustalania wartości zamówienia pojedynczo dla realizowanych przez siebie projektów.

W przypadku projektów partnerskich, każdy z partnerów może samodzielnie prowadzić postępowanie w ramach budżetu projektu, którym dysponuje, i nie ma obowiązku sumowania wartości zamówienia z udzielanymi w tym samym projekcie przez innych partnerów. Wytyczne wskazują, że szacunkowa wartość zamówienia odnosi się do całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy (bez podatku od towarów i usług), ustalonego z należytą starannością.

Czynności dotyczące szacowania wartości zamówienia trzeba prawidłowo udokumentować w sposób zapewniający tzw. właściwą ścieżkę audytu. Wytyczne wskazują na dwie przykładowe formy udokumentowania czynności szacowania, tj. zatwierdzony wniosek o dofinansowanie projektu lub notatkę z szacowania.

Szacując wartość zamówienia, należy przede wszystkim mieć na uwadze, że czynność ta nie może prowadzić do zaniżenia wartości zamówienia ani do obejścia stosowania zasady konkurencyjności. Wytyczne zabraniają zaniżania wartości szacunkowej zamówienia lub jego podziału skutkującym zaniżeniem jego wartości. Obligują one beneficjentów, aby przy obliczaniu szacunkowej wartości zamówienia uwzględniali konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek (tożsamości):

• usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa), przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne,
• możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
• możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).

Ważne! Beneficjent może przeprowadzić zamówienie częściowe, ale z zachowaniem zasady konkurencyjności. Oznacza to, że jeśli oszacował on zamówienie na kwotę powyżej 80 tys. zł netto, to może organizować kilka postępowań na część zamówienia, ale z zachowaniem wymogów zasady konkurencyjności dla każdego z ogłaszanych zapytań ofertowych.

Poprzednie Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020 w wersji z 19 lipca 2017 r. wskazywały, że ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż:

• trzy miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia – jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz
• sześć miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia – jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.

Zmienione Wytyczne nie przewidują terminu, w jakim powinno nastąpić szacowanie wartości zamówienia. Jednak należy mieć na uwadze, że pomiędzy szacowaniem wartości zamówienia a wszczęciem postępowania mogą zaistnieć okoliczności, które będą wpływały na już dokonane szacowanie. W przypadku dłuższych okresów, aby uniknąć ewentualnych zarzutów ze strony instytucji kontrolujących przestrzeganie zasady konkurencyjności, beneficjent powinien zweryfikować aktualność szacunków przed wszczęciem postępowania.

Publikowanie zapytań ofertowych

Zgodnie z zasadą konkurencyjności publikowanie zapytania ofertowego jak również wszelka komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności dostępnej pod adresemhttps://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/. Zamawiający musi zapewnić minimalny termin składania ofert, który wynosi:

• 7 dni – w przypadku dostaw i usług,
• 14 dni – w przypadku robót budowlanych, z tym, że wyznaczony termin składania ofert powinien uwzględniać złożoność zamówienia oraz czas potrzebny na sporządzenie ofert.

Znacznie więcej czasu, bo co najmniej 30 dni, jest natomiast na składanie ofert w przypadku zamówień, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza 5 382 000 euro w przypadku robót budowlanych, a 750 000 euro w przypadku dostaw i usług. Rozpoczęcie biegu terminu składania ofert rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia terminu składania ofert. Decydująca jest data złożenia oferty za pośrednictwem BK2021.

Skutki naruszenia zasady konkurencyjności

Naruszenia zasady konkurencyjności mogą mieć różną wagę i charakter, jednakże wydatki dotknięte tymi naruszeniami często wiążą się z nałożeniem korekty. Co istotne, naruszenia te muszą być uznane za nieprawidłowość w rozumieniu przepisów unijnych, a dokładnie art. 2 pkt 31 rozporządzenia ogólnego, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z 24 czerwca 2021 r.

• Nierówne traktowanie wszystkich potencjalnych wykonawców – dyskryminacyjne określenie warunków udziału w postępowaniu albo kryteriów oceny ofert to najczęstszy błąd skutkujący korektą nawet do 100 proc. wartości zamówienia.
• Stronniczość przy wyborze wykonawcy – konflikt interesów, twój albo twoich pracowników, z potencjalnym wykonawcą, który wpływa na wyniki postępowania o udzielenie zamówienia, skutkuje pełną korektą.
• Dowolne stosowanie wyłączeń – zasada konkurencyjności może być wyłączona w ściśle określonych przypadkach wskazanych w Wytycznych.
• Nieprzemyślany opis przedmiotu zamówienia – opisz przedmiot zamówienia używając nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (tzw. Kody CPV)
• Zaniżenie wartości lub jej sztuczny podział– może prowadzić do uznania wydatków za niekwalifikowane.
• Błędne sumowanie wartości zamówienia – błędne określenie tożsamości podmiotowej, przedmiotowej i czasowej a co za tym idzie sumowanie wartości części składowych zamówienia to podstawowy zarzut kontrolujących.
• Brak ścieżki audytu – niewystarczająca dokumentacja może uniemożliwić weryfikację prawidłowości zrezygnowania z procedury konkurencyjnej albo prawidłowości jej zastosowania.
• Nieuzasadnione udzielanie zamówienia z wolnej ręki lub brak publikacji ogłoszenia w BK 2021 – nieuzasadnione pominięcie trybu konkurencyjnego w przypadku przekroczenia progu skutkuje pełną korektą.
• Niespełnienie minimalnych terminów – zbyt krótki termin na składanie ofert to błąd, którego beneficjenci z łatwością mogą uniknąć.©℗

Nakładanie korekt odbywa się na podstawie taryfikatora, tj. załącznika do Wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021–2027 pn. „Stawki procentowe korekt finansowych i pomniejszeń dla poszczególnych kategorii nieprawidłowości indywidualnych stosowane w zamówieniach”. Przewiduje on różne poziomy korekty, począwszy od 5 proc. za najmniej doniosłe uchybienia, do nawet 100 proc. wartości zamówienia (np. za nieprzekazanie dokumentacji z przeprowadzonego postępowania). ©℗