Użytkownicy rynku SaaS łatwiej zmienią dostawców usług

ułatwienie zmiany dostawcy usług saas

Jednym z najważniejszych aspektów Aktu o danych jest ułatwienie przenoszenia danych (chodzi tu o zasoby cyfrowe, takie jak: pliki, dokumenty, bazy danych czy inne treści, które są przechowywane lub przetwarzane w usługach SaaS) pomiędzy różnymi dostawcami usług. Obecnie ich migracja do nowego dostawcy SaaS jest procesem czasochłonnym, kosztownym i pełnym ryzyka. Użytkownicy często są narażeni na utratę danych, przerwy w działaniu usług czy problemy z kompatybilnością systemów. Akt o danych ma się przyczynić do usunięcia tych barier, dzięki czemu użytkownicy będą mogli łatwiej i szybciej przenosić swoje dane do nowych dostawców usług SaaS. W jaki sposób nowe przepisy zapewnią realizację wskazanego celu?

Techniczne aspekty

Akt o danych wprowadza wiele obowiązków technicznych, które mają zapewnić, że usługi SaaS będą ze sobą kompatybilne (interoperacyjne). To oznacza, że dane będą musiały być dostępne w formacie, który jest wspierany przez innych dostawców SaaS. Dzięki temu po ich przeniesieniu do innego operatora klient będzie mógł korzystać z usług o podobnych lub tożsamych funkcjonalnościach. Przykładowo: firma korzysta z Google Workspace, który jest jej głównym narzędziem do zarządzania e-mailami, dokumentami i współpracą zespołową. Jednak z różnych powodów, takich jak lepsza integracja z innymi narzędziami w organizacji czy niższe koszty, decyduje się przenieść swoje dane i usługi do Microsoft 365. Akt o danych spowoduje, że zmiana dostawcy będzie bardziej przejrzysta i łatwiejsza. Rozporządzenie wymusza na dostawcach opracowanie standardowych interfejsów API (tzn. interfejsów programowania aplikacji) oraz narzędzi do eksportu danych, które będą zgodne z interoperacyjnymi standardami. To oznacza, że dane użytkowników będą mogły być bezproblemowo przenoszone niezależnie od technologii stosowanej przez danego dostawcę.

zmiany w umowach

Kolejnym obowiązkiem ciążącym na dostawcach usług SaaS będzie dostosowanie umów z klientami. Akt o danych określa minimalną treść, która będzie musiała być zawarta w takich kontraktach, m.in.:

▶ Klauzule umożliwiające klientowi przeniesienie się do innego dostawcy lub przeniesienie wszystkich możliwych do wyeksportowania danych i zasobów cyfrowych do infrastruktury ICT na miejscu

Jednym z głównych elementów Aktu o danych jest ułatwienie przenoszenia danych między różnymi dostawcami usług w chmurze. Dostawcy SaaS będą musieli wprowadzić jasne i przejrzyste zapisy dotyczące przenoszenia danych (data portability) do umów z klientami. Te umowy muszą szczegółowo określać procedury, harmonogramy i warunki związane z migracją danych.

Interoperacyjność stanie się kluczowym elementem umów, a dostawcy będą musieli zapewnić, że ich usługi będą w stanie się efektywnie komunikować z innymi systemami, co jest istotne dla klientów korzystających z wielu różnych narzędzi SaaS. Umowy powinny również określać, jakie wsparcie techniczne będzie dostępne dla klientów w celu integracji z innymi usługami.

▶ Szczegółowa specyfikacja wszystkich danych i zasobów cyfrowych, które można przenieść podczas procesu zmiany dostawcy, w tym co najmniej wszystkie dane możliwe do wyeksportowania

Kluczowe jest, aby umowy zawierały informacje o dostępnych narzędziach do eksportu danych, wspierających przenoszenie danych w określonych formatach oraz o ewentualnych kosztach związanych z tym procesem. Dostawcy muszą również zapewnić, że dane klienta będą dostępne przez określony czas po zakończeniu umowy, co umożliwi płynne przejście do innego dostawcy.

▶ Klauzule regulujące ramy czasowe przenoszenia danych

Dostawcy usług SaaS będą musieli określić w umowach z klientami dokładne ramy czasowe (switching timeframes) dotyczące przenoszenia danych. To oznacza, że umowy będą musiały zawierać szczegółowe informacje o tym, jak szybko i w jakich okolicznościach przenoszenie danych może zostać zrealizowane, co zapewni klientom przejrzystość i pewność co do procesu migracji.

Te postanowienia mają chronić klientów przed długotrwałymi i nieprzewidywalnymi procesami migracyjnymi, które mogą zakłócać działalność biznesową. Umowy powinny jasno określać, ile czasu dostawca potrzebuje na realizację przeniesienia danych oraz jakie są ewentualne konsekwencje niedotrzymania tych terminów.

▶ Klauzule dotyczące dostępności danych

Akt o danych wymaga, aby dostawcy usług SaaS zapewnili dostępność danych klienta przez określony czas po zakończeniu umowy. Dostawcy będą zobowiązani nie tylko do określenia, jak długo dane będą dostępne po zakończeniu współpracy, lecz także do wskazania, jakie kroki będą musieli podjąć klienci, aby uzyskać dostęp do swoich danych, oraz procedur związanych z ich retencją i usunięciem.

Klientów trzeba poinformować o możliwości pobrania swoich danych po zakończeniu umowy oraz o konsekwencjach niewykonania tego kroku w wyznaczonym czasie. Z kolei dostawcy będą zobowiązani określić zasady dotyczące archiwizacji i usuwania danych po upływie okresu retencji.

▶ Zasady dotyczące ponoszenia kosztów związanych z przenoszeniem usług

Głównym celem Aktu o danych jest umożliwienie klientom zmiany dostawcy bez ponoszenia opłat. Regulacja ta przewiduje okres przejściowy, w którym dostawcy będą mogli pobierać opłaty od swoich klientów za przetwarzanie usług związanych z przenoszeniem. Ten okres kończy się 12 stycznia 2027 r. Standardowe opłaty abonamentowe (czyli wszystko, co wykracza poza zobowiązania dostawcy związane z przenoszeniem) nie będą uznawane za opłaty związane z przenoszeniem.

Dodatkowo na stronach internetowych dostawców usług przetwarzania danych będzie musiała być dostępna (i aktualizowana) co najmniej informacja:

• o jurysdykcji, której podlega infrastruktura ICT, oraz
• wskazująca ogólny opis technicznych, organizacyjnych i umownych środków przyjętych w celu zapobiegania międzynarodowemu dostępowi rządów do danych nieosobowych przechowywanych na terenie Unii lub ich przekazywania, co mogłoby powodować konflikt z prawem Unii lub prawem krajowym właściwego państwa członkowskiego. W umowie trzeba wskazać stronę internetową dostawcy usługi przetwarzania danych.

większa konkurencja na rynku saas: stop vendor lock-in

Ułatwienia w przenoszeniu danych nie tylko przyniosą korzyści użytkownikom, lecz także przyczynią się do zwiększenia konkurencji na rynku SaaS. Dotychczas wielu użytkowników pozostawało lojalnymi klientami jednego dostawcy nie dlatego, że byli zadowoleni z usługi, lecz z obawy przed trudnościami związanymi z migracją. Wprowadzenie Aktu o danych zmniejszy tę barierę, co zmusi dostawców do podniesienia jakości swoich usług i oferowania bardziej konkurencyjnych warunków.

Akt o danych skutecznie ogranicza więc ryzyko vendor lock-in, czyli sytuacji, w której użytkownicy stają się zależni od jednego dostawcy usług, ponieważ przeniesienie danych do innego dostawcy jest zbyt skomplikowane lub kosztowne. Wprowadzenie standardów interoperacyjności oraz obowiązek dostawców udostępniania danych w formatach umożliwiających łatwy eksport znacznie redukują to ryzyko.

Podsumowanie

Akt o danych przyniesie istotne zmiany na rynku usług SaaS, szczególnie w kontekście ułatwienia zmiany dostawcy usług. Dzięki nowym regulacjom użytkownicy będą mogli swobodniej przenosić swoje dane między różnymi dostawcami, co przyczyni się do zwiększenia konkurencji, lepszego dostosowania ofert oraz zmniejszenia ryzyka związanego z vendor lock-in. Dla użytkowników SaaS oznacza to większy wybór, elastyczność i pewność, że mogą korzystać z najlepszych dostępnych na rynku rozwiązań bez obaw o skomplikowane procedury migracyjne. Będą też mogli zmienić dostawcę usług, gdy tylko uznają to za konieczne – bez obaw o utratę danych czy inne problemy techniczne. Jest to szczególnie istotne w kontekście dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych oraz pojawiających się nowych, innowacyjnych rozwiązań na rynku SaaS. ©℗