Podstawowym dokumentem zawierającym dane o finansach przedsiębiorstwa jest roczne sprawozdanie finansowe. Brak terminowości albo błędy w sprawozdaniu mogą słono kosztować, a w skrajnych przypadkach prowadzić do rozwiązania spółki przez sąd. Zapytany przez DGP ekspert wyjaśnia, na co należy zwrócić szczególną uwagę przy rozliczaniu finansów spółki.
Na sporządzenie sprawozdania finansowego firmy mają trzy miesiące od zakończenia roku obrotowego. Jeśli ten pokrywa się z rokiem kalendarzowym – wówczas termin na sporządzenie sprawozdania upływa wraz z 31 marca. Natomiast zatwierdzenie sprawozdania przez np. walne zgromadzenie wspólników musi nastąpić najpóźniej po sześciu miesiącach od zakończenia roku obrotowego, czyli zazwyczaj do 30 czerwca.
Kto musi złożyć sprawozdanie
Do sporządzenia sprawozdania są zobowiązane wszystkie firmy, które zgodnie z ustawą o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) muszą prowadzić księgi rachunkowe – o tym obowiązku decyduje co do zasady status prawny przedsiębiorstwa. Przepisy do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązują wyłącznie spółki handlowe (zarówno kapitałowe, jak i osobowe). Są jednak wyjątki od tej reguły: jeśli roczne przychody netto ze sprzedaży wyniosły w ubiegłym roku obrotowym więcej niż 2 mln euro, wówczas również pozostałe rodzaje przedsiębiorstw tj. spółki cywilne, spółki partnerski, spółki jawne oraz firmy prowadzone przez osoby fizyczne są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Ustawa przewiduje, że księgi rachunkowe na zasadach dobrowolności może prowadzić każdy, niezależnie od dochodu lub statusu prawnego. Dla tych, którzy zdecydują się na taki krok, składanie sprawozdań finansowych staje się automatycznie obowiązkiem.
Ważne: Wspólnicy spółek jawnych lub partnerskich, które nie przekroczyły progu 2 mln euro rocznego obrotu, nie mogą zapomnieć jednak o konieczności złożenia w KRS oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego. Mają na to pół roku od zakończenia roku obrotowego.
Co musi się znaleźć w sprawozdaniu i kto je sporządza
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego ciąży na kierownika danej firmy. W przypadku spółek kapitałowych są to członkowie zarządu, w przypadku spółek jawnych i partnerskich – wspólnicy, zaś w przypadku spółek komandytowych i komandytowo – akcyjnych – komplementariusze prowadzący sprawy spółki. Natomiast w odniesieniu do podmiotów znajdujących się w restrukturyzacji lub w upadłości – sprawozdanie sporządza syndyk, likwidator lub zarządca postępowania restrukturyzacyjnego.
W sprawozdaniu musi znaleźć się kilka elementów. Po pierwsze, bilans – wykaz aktywów i pasywów na dzień kończący rok obrotowy (tzw. dzień bilansowy) oraz dzień kończący poprzedni rok obrotowy. Po drugie, rachunek zysków i strat – osobne wskazanie przychodów i kosztów oraz zysków i straty. W tej części zamieszcza się również informacje o obowiązkowych obciążeniach wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Po trzecie, informacje dodatkowe, takie jak opis przyjętych zasad rachunkowych oraz metod wyceny.
Ważne: Sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie z wytycznymi opracowanymi przez Ministerstwo Finansów.
Uproszczone sprawozdanie finansowe
Jednostki spełniające wymogi ustawowe mogą skorzystać z możliwości sporządzenia uproszczonego sprawozdania finansowego. Rozwiązanie to skierowane jest przede wszystkim do najmniejszych podmiotów, które mogą uwzględnić węższy zakres informacji wskazany w poszczególnych załącznikach do ustawy o rachunkowości. W tej kategorii sprawozdań nie trzeba uwzględniać np. przepływów pieniężnych lub zmian w kapitale własnym.
Porada praktyczna: Dla jednostek ,,mikro” zakres informacji określa załącznik nr 4 do ustawy o rachunkowości. Zakres informacji dla małych jednostek określa załącznik nr 5. Organizacje pozarządowe np. stowarzyszenia i fundacje zakres informacji ujawnianych w sprawozdaniach znajdą w załączniku nr 6.
-Często zdarza się, że przedsiębiorcy zapominają, że skorzystanie z uproszczonej sprawozdawczości jest obwarowane dodatkowymi warunkami – alarmuje Jakub Owczarek, radca prawy w spółce doradztwa podatkowego Filipiak Babicz TAX – sporządzenie uproszczonego sprawozdania finansowego jest możliwością, a nie obowiązkiem. Oznacza to, że skorzystanie z tej opcji musi być poprzedzone odpowiednią uchwałą o przyjęciu uproszczonych zasad sporządzania sprawozdania finansowego – odpowiednio dla jednostki mikro, małej lub organizacji pozarządowej. Uchwałę podejmuje zgromadzenie wspólników.
Nasz rozmówca wskazuje, że brak podjęcia takiej uchwały uniemożliwia skorzystanie z uproszczeń. Jeżeli pomimo braku takiej uchwały jednostka sporządzi uproszczone sprawozdanie finansowe, co zazwyczaj spowodowane jest zapomnieniem albo nieznajomością przepisów, funkcjonariuszy spółki mogą czekać dotkliwe konsekwencje.
Przykład: „XYZ sklepy” sp. z o.o. w roku X osiągnęła 10 mln złotych przychodów i zatrudnia 15 osób. Prezes zarządu został poinformowany przez księgową o możliwości sporządzania sprawozdania finansowego uproszczonego. Zgodził się, ale nie podjęto uchwały. W roku X+4 zorientowano się, że sprawozdania finansowe za zaległe lata składane były niezgodnie z ustawą o rachunkowości. Zarząd „XYZ sklepy” może otrzymać karę grzywny, pozbawienia wolności do 2 lat lub obie te kary łącznie.
- Warto, aby w nadchodzącym roku spółki szczególnie zwróciły uwagę na kwestie podjęcia odpowiedniej uchwały o sporządzeniu uproszczonego sprawozdania finansowego. Uproszczona sprawozdawczość wiąże się z oszczędnością czasu i pieniędzy, ale niedopilnowanie pozornie mało istotnych warunków formalnych może nieść za sobą daleko idące konsekwencje, których łatwo jest uniknąć – tłumaczy Jakub Owczarek.
Co grozi za niezłożenie sprawozdania
Zatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Władze spółki, które nie złożyły sprawozdania finansowego w terminie są wzywane przez KRS do dopełnienia tego obowiązku w terminie 7 dni od daty otrzymania zawiadomienia. Wystawia się je w tzw. trybie przymuszającym, co oznacza, że niezastosowanie się do jego wytycznych grozi karą lub ryzykiem rozwiązania spółki.
W art. 79 pkt. 4 ustawy o rachunkowości przewidziano katalog sankcji za niezłożenie sprawozdania finansowego. Członek zarządu lub kierownik firmy mogą zostać ukarani karą grzywny sięgającą od 10 do aż 720 stawek dziennych lub karą więzienia od miesiąca do 2 lat. Wobec władz spółki może zostać również zastosowane postępowanie przymuszające do złożenia sprawozdania. Zaś w skrajnych przypadkach spółka może zostać rozwiązana i wykreślona z KRS bądź może jej zostać wyznaczony kurator. Co istotne, przepisy nie przewidują żadnych wyjątków np. brak prądu w siedzibie firmy albo awarię systemu, które usprawiedliwiałyby niezłożenie sprawozdania w terminie.
