Złożenie przez członka zarządu spółki kapitałowej rezygnacji z pełnienia funkcji to połowa sukcesu. Konieczne jest jeszcze wykreślenie go z rejestru przez sąd. A ta niby-formalność nierzadko trwa wiele miesięcy i jest problemem dla zainteresowanego oraz zagrożeniem dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

Choć teoretycznie nikogo nie można zmusić do piastowania funkcji członka zarządu w spółce, to w praktyce sądy rejestrowe prześcigają się w pomysłach na odmowę wykreślenia z rejestru tych, którzy skutecznie zrezygnowali z pełnienia tej funkcji. Trudno zrozumieć motywy tego działania.

Zgodnie z art. 202 par. 1‒4 oraz art. 203 par. 1‒2 ustawy z 15 września 2000 r. ‒ Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 96; dalej: k.s.h.) mandat członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wygasa w następujących sytuacjach:

  • z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej;
  • wskutek rezygnacji członka zarządu;
  • wskutek odwołania członka zarządu;
  • wskutek śmierci członka zarządu;
  • wskutek innych niestandardowych zdarzeń, np. zmiany długości kadencji w czasie jej pełnienia (co wymaga zmiany umowy spółki przez wspólników).

Kodeks spółek handlowych nie przewiduje ograniczeń możliwości złożenia rezygnacji przez członka zarządu. Wyjątkiem jest sytuacja, w której rezygnację chce złożyć ostatni członek zarządu. Wówczas składa on ją wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników (chyba że umowa spółki stanowi inaczej), a zaproszenie na takie zgromadzenie zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Tak złożona rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników. Artykuł 202 par. 6 k.s.h., regulujący tę sytuację, został wprowadzony nowelizacją z 2019 r. na skutek rozbieżności w orzecznictwie co do tego, komu powinna zostać złożona rezygnacja ostatniego członka zarządu. Ta zmiana nie miała ograniczyć uprawnienia ostatniego członka zarządu do złożenia rezygnacji, lecz doprecyzować zasady jej złożenia. Podobna regulacja została wprowadzona w odniesieniu do spółki akcyjnej (art. 369 par. 51 oraz par. 52 k.s.h.), przy czym tu ze względu na odmienne zasady powoływania zarządu rezygnację trzeba złożyć radzie nadzorczej, a jeżeli żaden mandat w radzie nadzorczej nie jest obsadzony – akcjonariuszom przy jednoczesnym zwołaniu walnego zgromadzenia.

Uwaga na treść umowy

Przypomnijmy, że umowa spółki nie może wyłączać uprawnienia członka zarządu do złożenia rezygnacji. Natomiast może je ograniczyć. Przykładowo umowa może zawierać następujące postanowienia:

  • w okresie pierwszego roku pełnienia funkcji członek zarządu może złożyć rezygnację jedynie z ważnych powodów;
  • członek zarządu nie może złożyć rezygnacji w okresie dwóch miesięcy przed dniem odbycia zwyczajnego walnego zgromadzenia wspólników;
  • członek zarządu może złożyć rezygnację z pełnionej funkcji z trzymiesięcznym wyprzedzeniem.

Takie zapisy sprawiają, że przyjęcie funkcji członka zarządu jest ryzykowne, ponieważ skuteczność rezygnacji może być w przyszłości kwestionowana. Tymczasem pełnienie tej funkcji wiąże się z wieloma istotnymi obowiązkami i osobistą odpowiedzialnością członków zarządu (w tym karną) za ich niewykonywanie. Jakakolwiek niepewność co do okresu pełnienia funkcji członka zarządu jest zatem niepożądana. Dodatkowo w przypadku wspomnianych postanowień ograniczających możliwość złożenia rezygnacji członek zarządu może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki za złożenie rezygnacji niezgodnie z umową spółki.

Do kogo z dokumentem rozwiązującym współpracę

Złożenie przez członka zarządu skutecznej rezygnacji może nie być łatwe. Rezygnacja jest jednostronną czynnością prawną, skuteczną z chwilą dojścia oświadczenia do spółki. Ten ostatni element (czyli „dojście oświadczenia do spółki”) został w przez sądy dogłębnie przeanalizowany. W uchwale siedmiu sędziów z 31 marca 2016 r. (sygn. akt III CZP 89/15) Sąd Najwyższy przyjął stanowisko, zgodnie z którym w spółce z o.o. rezygnacja jest składana co do zasady spółce reprezentowanej przez zarząd. Rezygnacja nie wymaga przy tym ani „przyjęcia” jej przez spółkę – choć w praktyce zdarza się to bardzo często – ani, tym bardziej, dodatkowego odwołania członka zarządu, który sam złożył rezygnację (jednak i takie działanie, choć zbędne i bezskuteczne, jest stosunkowo często praktykowane). ©℗

Rezygnacja ostatniego...

W przypadku jedynego (ostatniego) członka sytuacja jest bardziej skomplikowana, ponieważ złożenie rezygnacji wymaga zwołania zgromadzenia wspólników. Wszystko po to, aby wspólnicy mogli od razu powołać nowy zarząd. Oczywiście członek zarządu nie ma żadnego wpływu na to, czy wspólnicy w ogóle przyjdą na zgromadzenie, jak również na to, czy powołają nowy zarząd. A zatem skuteczność rezygnacji złożonej w tym trybie zgodnie z przepisami jest niezależna od tych okoliczności.

Wykonanie wspomnianej procedury zdaniem ustawodawcy nie jest nadmiernym obciążeniem dla członka zarządu, jednak niewątpliwie wiąże się z pewnymi niedogodnościami. Przede wszystkim musi on zwołać zgromadzenie wspólników z zachowaniem należytych procedur, w tym z zachowaniem terminów. W praktyce oznacza to odroczenie skutku rezygnacji o co najmniej dwa tygodnie. A to nie wszystkie trudności. Posłużmy się przykładem. Załóżmy, że podczas zwoływania zgromadzenia wspólników okazało się, że wspólnicy spółki ‒ spółki zagraniczne ‒ już nie istnieją. Wspólnicy zostali wykreśleni z właściwych zagranicznych rejestrów spółek. Choć oczywiście w tej sytuacji można poszukiwać właściwych rozwiązań prawnych, takich jak przeprowadzenie likwidacji spółki bez żadnego wspólnika czy też jej rozwiązanie przez sąd, to z perspektywy członka zarządu skutek jest taki, że został on faktycznie pozbawiony możliwości złożenia rezygnacji zgodnie z przepisami.

…to dopiero początek

Złożenie skutecznej rezygnacji sprawia, że w świetle prawa dana osoba przestaje być członkiem zarządu. Wykreślenie takiej osoby z Krajowego Rejestru Sądowego ma zatem jedynie charakter deklaratoryjny. Niemniej jednak, dopóki dana osoba widnieje w rejestrze jako członek zarządu, dopóty musi się liczyć z konsekwencjami wynikającymi z tego, że inne osoby nie wiedzą o złożonej rezygnacji. Teoretycznie rejestr KRS jest jawny dla wszystkich, jednak – po pierwsze – wiele osób nie korzysta z niego, a po drugie – bardzo często zdarza się, że nie widzimy dokumentów w nich zamieszczonych bez dodatkowego hasła nadanego przez sąd rejestrowy. W konsekwencji ujawniony w rejestrze członek zarządu dalej otrzymuje liczne pisma od urzędów, sądów czy też wierzycieli i kontrahentów spółki. O ile spółka dalej ma zarząd, to właśnie pozostali członkowie powinni wystąpić z wnioskiem o ujawnienie zmian w rejestrze KRS. Jeśli nie wykonują tego obowiązku, to sąd rejestrowy może wzywać zarząd do złożenia wniosku pod rygorem ukarania grzywną lub – gdy nakładanie grzywien nie prowadzi do oczekiwanych rezultatów – wpisać zmianę na podstawie dokumentów złożonych przez członka zarządu, którego dotyczy rezygnacja. Sytuacja komplikuje się jednak znacząco, jeśli sprawa dotyczy ujawnienia w KRS rezygnacji ostatniego członka zarządu w sytuacji niepowołania nowego zarządu.

Sąd (raczej) nie pomoże

Pierwszy problem dotyczy tego, kto ma złożyć wniosek o wykreślenie członka zarządu, skoro w spółce nie ma już innych członków zarządu (ani prokurenta). Zdarza się, że – wiedząc o tego rodzaju problemach – członkowie zarządu składają rezygnację z odroczoną datą, tak aby w dniu składania wniosku do KRS pełnić jeszcze funkcję. Takie działanie nie jest jednak prawidłowe. Artykuł 202 par. 6 k.s.h. (i inne) wprost mówi o tym, że rezygnacja ostatniego członka zarządu jest skuteczna „z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników”. Innym rozwiązaniem jest udzielenie ‒ jeszcze przed złożeniem rezygnacji – pełnomocnictwa do zastępowania spółki przed sądem rejestrowym, które jest niezależne od składu zarządu (tj. rezygnacja członka zarządu, który udzielił w imieniu spółki pełnomocnictwa, nie powoduje wygaśnięcia tego pełnomocnictwa). Jednak i takie działanie zazwyczaj często jest nieskuteczne, bowiem sąd rejestrowy wzywa do uzupełnienia braków w składzie organu upoważnionego do reprezentacji spółki oraz do podpisania wniosku przez członków nowego zarządu. To wezwanie jest ze swojej natury niewykonalne. Skoro to wspólnicy (względnie rada nadzorcza) są uprawnieni do powołania zarządu, to trudno zrozumieć zobowiązywanie do tego spółki. Ponadto, skoro zgromadzenie zwołane przez ostatniego członka zarządu nie powołało nowego organu, szansa, że stanie się tak na wezwanie sądu, jest znikoma. Mimo tego sądy nieubłagalnie odrzucają wnioski o wykreślenie członka zarządu.

Jak nie drzwiami, to oknem

Decyzję sądu można zaskarżyć, ale szanse na uwzględnienie skargi składanej do KRS są nikłe (nie jesteśmy bowiem w stanie wykonać tego, do czego sąd nas wzywa, czyli uzupełnić braków w składzie zarządu, co najczęściej powoduje odrzucenie skargi). Warto jednak wnosić w niej o to, by sąd rejestrowy wykreślił członka zarządu, działając z urzędu, w imię dbałości o wiarygodność danych zmieszczonych w KRS. To się tylko czasami zdarza. Niestety niejednokrotnie sądy szukają dalszych powodów, aby członka zarządu nie wykreślić. Przykładowo w dwóch tożsamych sprawach, dotyczących wykreślenia tej samej osoby z funkcji członka zarządu z dwóch siostrzanych spółek z o.o., w jednej sprawie sąd wykreślił ją, działając z urzędu, a w drugiej odmówił, ponieważ rezygnacja nie była podpisana podpisem elektronicznym. Faktycznie – nie była. Trudno jednak, aby rezygnacja ostatniego członka zarządu była podpisana elektronicznie, skoro ten musiał ją doręczyć listem poleconym, zwołując zgromadzenie wspólników. Nie był to jednak koniec działań. Członek zarządu po odzyskaniu oryginału swojej własnej rezygnacji (list polecony wysłany do jednego ze wspólników wrócił do spółki) złożył ją do sądu rejestrowego i wniósł o przyjęcie dokumentu do akt rejestrowych. Sąd pozostał jednak nieugięty i ponownie wezwał spółkę do uzupełnienia braków w składzie organu upoważnionego do reprezentacji spółki oraz do podpisania wniosku o przyjęcie dokumentu do akt przez członków nowego zarządu. Tak było, mimo że wniosek o przyjęcie dokumentu do akt złożył członek zarządu, a nie spółka. Członek zarządu wniósł także o ustanowienie dla spółki kuratora. Saga trwała więc w najlepsze, by po ponad roku zakończyć się w równie nieoczekiwany sposób: sąd wykreślił członka zarządu z rejestru, działając z urzędu, a dwa dni później… wezwał go do wpłaty ponad 7 tys. zł zaliczki na poczet wynagrodzenia kuratora dla spółki.

Potrzeba jednolitości

Choć w postępowaniu o przyjęcie dokumentów do akt rejestrowych faktycznie sąd wydaje decyzję, którą powinien doręczyć spółce, trudno znaleźć sytuację, w której sąd zachowuje podobny rygoryzm np. w stosunku do komornika, który składa do akt zawiadomienie o zajęciu udziałów. Opisane sytuacje przypominają gonienie króliczka przez byłych już członków zarządu, co jest nie tylko nieuzasadnione prawnie, lecz także zupełnie niecelowe, ponieważ zmierza jedynie do utrzymywania za wszelką cenę wpisu członka zarządu, który nie piastuje już tego stanowiska. Przysparza to jednocześnie wielu kłopotów „wiecznemu” członkowi zarządu, który wciąż musi tłumaczyć osobom trzecim, że jego mandat wygasł dawno temu. Ponadto ten problem stosunkowo łatwo rozwiązać – wystarczyłoby, aby sądy rejestrowe jednolicie dokonywały wykreśleń byłych członków zarządu na podstawie przesłanej rezygnacji, bez wzywania ich do niewykonalnego uzupełniania braków. ©℗