Zamknięcie działalności gospodarczej. Jak to zrobić krok po kroku?

Paulina Włodarczyk, księgowa z firmy InFakt mówi, że formalnego zamknięcia działalności gospodarczej należy dokonać, jeżeli przedsiębiorca nie przewiduje polepszenia sytuacji ekonomicznej swojej firmy i zdecydował się na definitywne zakończenie wykonywanych w niej czynności.

- To rozwiązanie, które wiąże się z koniecznością dopełnienia określonych formalności, po których nie ma możliwości odwrotu. W efekcie, jeżeli przedsiębiorca po pewnym czasie zdecyduje się jednak na prowadzenie działalności, to konieczna będzie jej ponowna rejestracja - dodaje.

Jak zamknąć działalność gospodarczą?

Przedsiębiorca, który chce zamknąć działalność gospodarczą, musi poinformować o tym fakcie CEIDG. - W tym celu konieczne jest złożenie wniosku o wykreślenie z rejestru przedsiębiorców.

Wniosek o zamknięcie działalności gospodarczej przedsiębiorca może przekazać papierowo w urzędzie miasta albo gminy lub elektronicznie za pośrednictwem portalu Biznes.gov.pl. Ważne jest, że zgłoszenia likwidacji działalności należy dokonać w ciągu 7 dni od daty faktycznego zaprzestania wykonywania tej działalności - wskazuje Paulina Włodarczyk.

Informacja o likwidacji działalności zostanie automatycznie przekazana do ZUS, urzędu skarbowego i GUS.

Uwaga! Pomimo wykreślenia, dane przedsiębiorcy nie znikają z ewidencji przedsiębiorców. Są widoczne wraz z adnotacją dotyczącą daty wykreślenia z CEIDG.

Inne obowiązki przedsiębiorcy

Księgowa Paulina Włodarczyk wymienia także szereg innych obowiązków związanych z zamknięciem działalności gospodarczej. Są to następujące formalności:

1. ZUS

Po złożeniu wniosku o wykreślenie, przedsiębiorca zostanie automatycznie wyrejestrowany z ZUS jako płatnik składek. Jednak dodatkowo, w ciągu 7 dni od daty faktycznego zaprzestania działalności, ma on obowiązek wyrejestrowania wszystkich osób ubezpieczonych np. członków rodziny, współpracowników, ale również samego siebie. W przeciwnym razie, ZUS w dalszym ciągu będzie naliczał składki na ubezpieczenie dla tych osób. W tym celu konieczne jest złożenie dokumentów ZWUA i ZCNA.

- Ostatnią składkę na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne przedsiębiorca zapłaci w miesiącu następującym po miesiącu, w którym doszło do zaprzestania prowadzenia działalności. Składka na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy ustalana jest proporcjonalnie do ilości dni prowadzenia działalności w ostatnim miesiącu jej działania. Natomiast składkę na ubezpieczenie zdrowotne odprowadza się w pełnej wysokości, ponieważ jest ona niepodzielna - dowiadujemy się od ekspertki.

Uwaga! Ubezpieczenie zdrowotne obowiązuje jeszcze przez 30 dni od daty zakończenia działalności.

2. Podatek dochodowy

Przedsiębiorca, który likwiduje działalność gospodarczą, na potrzeby ustalenia podatku dochodowego jest zobowiązany do ustalenia spisu składników majątku firmy oraz spisu z natury (jeśli prowadził Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów) na dzień zamknięcia działalności.

- Co ważne, wraz z likwidacją działalności cały majątek firmowy staje się majątkiem prywatnym. Nie podlega on opodatkowaniu na dzień zamknięcia, jednak dopiero, jeśli dojdzie do jego sprzedaży w ciągu 6 lat od dnia zakończenia działalności. Sporządzonego spisu przedsiębiorca nie przekazuje do urzędu skarbowego - wyjaśnia Paulina Włodarczyk.

Ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy ustala się na zasadach, takich jak w trakcie prowadzenia działalności i należy ją odprowadzić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do likwidacji działalności.

3. Podatek VAT

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, na dzień zamknięcia działalności ma obowiązek sporządzenia spisu z natury dla celów rozliczenia podatku VAT. - W spisie należy wykazać towary, przy których zakupie przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, a które na dzień likwidacji są dalej w jego posiadaniu - tłumaczy rozmówczyni Dziennika Gazety Prawnej.

- Wyceny majątku należy dokonać w terminie do 14 dni od daty zakończenia działalności.Przedsiębiorca może, ale nie musi przekazywać sporządzonego spisu do urzędu skarbowego. Jednak majątek wykazany w remanencie likwidacyjnym należy opodatkować i odpowiednio wykazać w pliku JPK_VAT - dodaje.

Dodatkowo, będąc podatnikiem VAT, przedsiębiorca ma obowiązek poinformowania urzędu skarbowego o likwidacji działalności poprzez złożenie formularza VAT-Z w ciągu 7 dni od dnia jej zakończenia.

4. Kasa fiskalna

Zakończenie użytkowania kasy fiskalnej wiąże się z koniecznością wykonania odpowiednich czynności, przy których przedsiębiorcę wspiera serwisant kasy fiskalnej. Dodatkowo, do urzędu skarbowego konieczne jest złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy fiskalnej.

5. Pracownicy

Przedsiębiorca, który zdecydował się na zamknięcie działalności, jest zobowiązany rozwiązać wszystkie umowy z zatrudnianymi przez niego pracownikami.

6. Dokumentacja

Osoba, która likwiduje działalność, powinna - mimo jej zamknięcia - wciąż przechowywać dokumentację dotyczącą tej firmy.

Przykład: Pani Anna Kowalska prowadzi działalność gospodarczą i jest czynnym podatnikiem VAT. Od kwietnia 2024 r. chce jednak zrezygnować z prowadzenia działalności. Oznacza to, że jako datę likwidacji musi podać 31 marca 2024 r. i do dnia 7 kwietnia 2024 r. musi złożyć następujące dokumenty:

• Wniosek o likwidację działalności w CEIDG,
• Wniosek ZWUA do ZUS,
• Wniosek VAT-Z do urzędu skarbowego.

Zamknięcie czy zawieszenie działalności gospodarczej - co wybrać?

Księgową Paulinę Włodarczyk zapytaliśmy również, w jakich sytuacjach lepszym rozwiązaniem będzie zamknięcie, a w jakich zawieszenie działalności gospodarczej.

Decyzję na temat tego, czy lepiej zawiesić działalność gospodarczą, czy od razu dokonać jej zamknięcia, powinien indywidualnie podjąć każdy przedsiębiorca - mówi ekspertka od księgowości. - Należy przeprowadzić dokładną analizę, które z rozwiązań okaże się lepsze w danej sytuacji.

W jej opinii, w czasie gdy przedsiębiorca korzysta z ulg w ZUS, bezpieczniejszym rozwiązaniem może być dla niego czasowe zawieszenie działalności, które nic nie kosztuje. - Oczywiście zawieszenie nie przerywa biegu ulg przysługujących w ZUS, jednak w momencie wznowienia działalności możliwa będzie ich kontynuacja do momentu, na jaki przysługiwały przedsiębiorcy. Natomiast w momencie zamknięcia działalności, przedsiębiorca traci prawo do skorzystania z ulgi w przyszłości - podkreśla Paulina Włodarczyk.

Przykład: Pani Sylwia Markowska rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej 2 stycznia 2024 roku i korzysta z Ulgi na start. W kwietniu 2024 roku zastanawia się nad zawieszeniem lub zamknięciem swojej działalności. Jakie rozwiązanie będzie dla niej lepsze?

Odpowiedź księgowej: W sytuacji, kiedy pani Sylwia zawiesi działalność gospodarczą, to w teorii do końca lipca 2024 roku będzie mogła ona korzystać z Ulgi na start, a następnie do końca lipca 2026 roku z ZUS preferencyjnego. Jeśli w tym okresie (np. w sierpniu 2024 roku) zdecyduje się na wznowienie swojej działalności gospodarczej, to w dalszym ciągu może skorzystać z 24 miesięcy płacenia tzw. ZUS preferencyjnego. Z kolei jeżeli zamknie działalność, to z ulg w ZUS nie skorzysta przez 5 kolejnych lat (60 miesięcy) od momentu zamknięcia działalności gospodarczej.

Warto również pamiętać o ograniczeniach związanych z zawieszeniem działalności np. brakiem możliwości podjęcia zatrudnienia na podstawie umowy zlecenie czy obowiązkach związanych z prowadzeniem księgowości i składania zeznań rocznych. Jeśli pani Sylwia chciałaby podjąć takie zatrudnienie bądź nie chce stresować się formalnościami związanymi z księgowością, to w tym stanie faktycznym lepszym rozwiązaniem wydaje się być zamknięcie działalności.