Świąteczne dylematy pracodawców: Jak bezpiecznie finansować prezenty i Wigilie z ZFŚS?

Sezon przedświątecznych spotkań w pracy i obdarowywania pracowników prezentami trwa w właśnie pełni. W okresie tym wielu pracodawców decyduje się na mile widziane przez pracowników gesty, wręczając im świąteczne upominki, często finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Podobnie część pracodawców finansuje z tych środków zakładowe Wigilie, nazywane czasami „śledzikiem" czy też spotkaniami świątecznymi.

W tym hojnym zamyśle kryją się jednak pewne pułapki prawne, o których warto wiedzieć, zanim środki z ZFŚS zostaną wydatkowane w powyższych celach.

Równo czy sprawiedliwie? Jak zgodnie wydawać środki ZFŚS na prezenty świąteczne?

Należy wiedzieć, że co do zasady środki z ZFŚS nie mogą być rozdzielane według zasady "każdemu po równo". Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdorazowo powinna być przeprowadzona analiza indywidualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób, które mają prawo skorzystać z funduszu. To oznacza, że pracodawcy powinni zachować tutaj ostrożność i dysponować środkami z ZFŚS według zasady "wszystkim po równo".

Artykuł 16 kodeksu pracy stanowi, że pracodawca powinien zaspokajać, stosownie do możliwości i warunków, potrzeby bytowe, socjalne i kulturalne pracowników.

Powyższy obowiązek skonkretyzowany został w art. 94 pkt 8 k.p., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników.

Z kolei ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z 4 marca 1994 r. (Dz. U. z 2021 r., poz. 746) określa zasady gospodarowania środkami Funduszu, w tym na działalność socjalną, która obejmuje między innymi świadczenia pieniężne na okres Świąt Bożego Narodzenia.

Ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, a także reguły gospodarowania środkami tego Funduszu przeznaczonego m. in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu (art. 1 ust. 1 ustawy).

Ustawa definiuje w art. 2 pkt 1, że działalność socjalna to usługi świadczone przez zakłady pracy na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W przepisie tym wyróżnić można więc dwa rodzaje świadczeń ze względu na ich adresatów: tzw. ulgowe, które są przyznawane indywidualnie, oraz tzw. nieulgowe, przyznawanymi grupowo.

Świadczenia ulgowe to te, które są przyznawane pracownikom na podstawie indywidualnej oceny ich sytuacji życiowej, rodzinnej czy materialnej. Przykładami mogą być pomoc finansowa w przypadku trudnej sytuacji życiowej lub dofinansowanie wypoczynku. Kluczowe w tych przypadkach jest dostosowanie wsparcia do konkretnej sytuacji pracownika.

Z kolei świadczenia nieulgowe to te, które są oferowane grupowo, bez indywidualnej analizy sytuacji każdego z pracowników. Należą do nich na przykład firmowe imprezy integracyjne, czy też dostęp do obiektów sportowych. W tych przypadkach chodzi o budowanie lepszej atmosfery w pracy, integrację zespołu oraz rozwój kompetencji pracowników.

Definicja działalności socjalnej daje pracodawcom możliwość wręczania ze środków funduszu m.in. świadczeń pieniężnych finansowych z okazji Świąt Bożego Narodzenia z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie.

Warunkiem jednak umożliwiającym ich przyznanie jest zapisanie takich form pomocy w regulaminie funduszu oraz określenie trybu ich przyznawania (czy przyznanie następuje np. na wniosek osoby uprawnionej, czy też z inicjatywy pracodawcy).

W myśl art. 8 ust. 1 i 2 ustawy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Ustawa nie nakazuje pracodawcy formułowania określonych kryteriów, nie formułuje też procedury dysponowania środkami funduszu pozostawiając te kwestie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Stawia jedynie wymóg uzależniania świadczeń z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz wymóg określenia zasad i warunków korzystania ze środków funduszu.

Brzmienie art. 8 ust. 1 ustawy nie upoważnia do przyznawania osobom uprawnionym prawa do świadczeń socjalnych w takiej samej wysokości, gdyż przepis ten wyraźnie określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia, a łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 3 września 2015 r.,III AUa 679/14).

Często w praktyce bywa tak, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych nakazuje pracodawcy zapłatę zaległych składek od świadczeń pochodzących z ZFŚS, przyznanych uprawnionym w równej wartości, bez analizy ich indywidualnej sytuacji życiowej.

Podsumowując powyższy wątek, pracodawcy powinni podejść z rozwagą do kwestii finansowania prezentów świątecznych ze środków ZFŚS, mając na uwadze przede wszystkim indywidualną sytuację każdego z pracowników, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych.

Najnowsze „trendy” w orzecznictwie: Wigilie firmowe finansowane z ZFŚS

Zgodnie z najnowszą wiodącą linią orzeczniczą Sądu Najwyższego oraz sądów apelacyjnych, pracodawcy mają możliwość organizacji wigilii zakładowych finansowanych ze środków ZFŚS, pod warunkiem, że zostanie to uwzględnione w regulaminie funduszu i zostanie połączone z jakąś „atrakcją” kulturalno-oświatową, typu koncert, kulig, czy jasełka..

Kluczowe jest, aby takie działania były zgodne z definicją działalności socjalnej i były dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników. Wydatki na tego rodzaju inicjatywy nie podlegają opodatkowaniu i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, co czyni je atrakcyjnym rozwiązaniem dla pracodawców chcących zorganizować integracyjne spotkania świąteczne bez dodatkowych obciążeń budżetów ich przedsiębiorstw.

Przykładowo, w wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 13 maja 2015 r. (III AUa 42/15, LEX nr 1747830) wskazuje się, że działalność socjalna pracodawcy może obejmować przedsięwzięcia wspólne dla większej liczby uprawnionych. Tym samym, organizacja wigilii zakładowej, jeśli połączy się ją np. z koncertem albo udziałem w przedstawieniu teatralnym, np. w jasełkach może być uznana za działalność socjalną, gdyż ustawodawca uznał, że działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców, w tym także zbiorowe formy działalności.

Podobnie, według stanowiska Sądu Najwyższego wyrażonego w wyroku z 10 lipca 2014 r. (II UK 472/13, LEX nr 1539468), działalność socjalna pracodawcy może być ukierunkowana nie tylko na indywidualnego pracownika, ale także na większą liczbę uprawnionych. W niektórych przypadkach może to oznaczać, że stosowanie kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń z Funduszu nie jest konieczne. Odstąpienie od tychże kryteriów przyznawania świadczeń z Funduszu powinno być jednak zjawiskiem wyjątkowym i mieć przekonywające uzasadnienie w okolicznościach danej sprawy.

Dodatkowo, wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 20 lutego 2014 r. (III AUa 1110/13, LEX nr 1454578) podkreśla, że działalność socjalna pracodawcy może obejmować organizowanie imprez integracyjnych, takich jak wycieczki czy spotkania, które są skierowane do wszystkich pracowników. Taki przejaw aktywności zakładu stanowi rodzaj rekreacji czy wypoczynku, a więc mieści się w pojęciu działalności socjalnej pracodawcy określonej w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS. Zdaniem sądu trudno byłoby przyjąć, aby tego rodzaju świadczenie było uzależnione od kryterium socjalnego, zaprzeczałoby to bowiem istocie tego świadczenia

Warto również zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (II PK 74/08, LEX nr 575182), w który stwierdza się, że przepis art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS dotyczący przyznawania ulgowych usług i świadczeń nie odnosi się do całości działalności socjalnej. W konsekwencji, regulamin ZFŚS może przewidywać wydatkowanie środków na cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać zasady korzystania z tych świadczeń w oparciu o powszechną dostępność.

Z analizy najnowszych orzeczeń sądowych wynika więc, że pracodawcy mają możliwość organizacji wigilii zakładowych finansowanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), ale pod pewnymi warunkami. Po pierwsze takie spotkanie będzie mogło być ono sfinansowane ze środków ZFŚS, jeśli pracodawca potraktuje je jako wydarzenie kulturalno-rekreacyjne, czyli zostanie np. połączona z koncertem, przedstawieniem teatralnym, czy też inną tego typu atrakcją kulturalną lub rekreacyjną. Kluczowe jest przy tym, aby takie działania były zgodne z definicją działalności socjalnej zawarta w art. art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, a także były dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników. Istotne jest również, aby regulamin ZFŚS uwzględniał takie inicjatywy.