Karolina Pawlak, specjalistka ds. rachunkowości
W celu prawidłowej klasyfikacji nakładów dotyczących ulepszeń i bieżącego użytkowania jednostka powinna zapewnić sobie dostęp do wiedzy specjalistycznej związanej z określonym rodzajem środków trwałych. Chodzi tu zwłaszcza o wiedzę własnych pracowników służb technicznych lub osób odpowiedzialnych za gospodarkę danym zbiorem środków trwałych. Powinna też być zachowana spójność ze sposobem finansowania wydatków.
Zwiększenie wartości początkowej
Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jeśli jednostka ponosi nakłady, które mają na celu zwiększenie wartości użytkowej obiektu i jednocześnie są ulepszeniem, to jednostka ujmuje je jako zwiększenie wartości początkowej środka trwałego. Zgodnie z przepisami prawa bilansowego (podatkowego też) nakłady poniesione na środek trwały uznaje się za ulepszenie zwiększające jego wartość początkową, jeżeli są spełnione jednocześnie dwa warunki:
  • przeprowadzane prace lub czynności mają charakter: przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji obiektu środka trwałego;
  • w wyniku tych prac oczekuje się wzrostu wartości użytkowej ulepszonego środka trwałego w stosunku do posiadanej uprzednio wartości użytkowej.
Proszę pamiętać, że wzrost wartości użytkowej środka trwałego wymaga odpowiedniego udokumentowania, wskazującego cechy wartości użytkowej, które ulegną zwiększeniu. Jeśli z kosztorysu prac wynika, że wymiana części przyczyni się do wzrostu wartości użytkowej hydroforni, to należy księgować je na konto 080 „Środki trwałe w budowie”, a po zakończeniu prac ująć na koncie 011 „Środki trwałe”. Powinny być one opisane przez pracownika merytorycznego we właściwy sposób. I to nawet jeśli wykonawca napisał coś innego w opisie operacji. Proszę zweryfikować, co zostało zapisane w zakresie prac technicznych. Tam są podstawowe informacje określające charakter realizowanych zadań. Na fakturach niestety często w opisach są stosowane uproszczenia. Należy więc zwrócić uwagę, czy dokument źródłowy został prawidłowo opisany właśnie przez pracownika merytorycznego.
Koszt bieżącego użytkowania
Z kolei nakłady poniesione w celu utrzymania założonego pierwotnie okresu użytkowania środka trwałego oraz jego wartości użytkowej, mierzonej np. poziomem zdolności wytwórczych, jakością wytworzonych za jego pomocą produktów, kosztami eksploatacji, stanowią koszty bieżącego użytkowania (eksploatacji). Obciążają one koszty okresu, w którym je poniesiono. Do nakładów takich zalicza się przede wszystkim nakłady na konserwacje, przeglądy i remonty środków trwałych, w tym wymianę części.
Niektóre rodzaje remontów mogą wymagać znacznych nakładów lub ich zakres jest znaczący. Wtedy nakłady te nie zwiększają wartości użytkowej środka trwałego, gdyż nie zmieniają się jego parametry charakterystyczne albo jego parametry techniczne lub użytkowe. I to nawet wtedy, gdy do przeprowadzenia remontu wykorzystano materiały i części nowocześniejsze od pierwotnie użytych do budowy środka trwałego. W takim wypadku usługi remontowe należy kwalifikować jako koszty usług obcych. Jeśli części są nabywane odrębnie, to ujmuje się je jako „Zużycie materiałów”. Jeśli części są nabywane jako integralna część usługi naprawy czy wymiany, to ich koszt ujmuje się jako element kosztu usługi na koncie „Usługi obce”.
WAŻNE Decyzja, czy mamy do czynienia z remontem, czy z ulepszeniem, powinna być podejmowana za każdym razem odrębnie. Nawet te same inwestycje, ale w różnych okolicznościach, mogą być odmiennie interpretowane.
Podstawa prawna
art. 31 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)